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Introducción a los procesos de negocios (Procesos de Negocios…
Introducción a los procesos de negocios
La Estructura Organizacional Funcional
La estructura organizativa más común con la que probablemente se encontrará es la estructura funcional.
Las organizaciones que utilizan una estructura funcional se dividen en funciones o departamentos, cada uno de los cuales es responsable de un conjunto de actividades estrechamente relacionadas.
Las funciones o departamentos típicos que se encuentran en una organización moderna incluyen compras, operaciones, almacén, ventas y mercadeo, investigación y desarrollo, finanzas y contabilidad, recursos humanos y sistemas de información.
Los procesos de negocios, como los procesos de adquisición y cumplimiento que se analizan más adelante en el capítulo, consisten en actividades que ocurren en diferentes funciones o departamentos, aparentemente no relacionados.
Para que un proceso se complete con éxito, la compañía debe confiar en que cada grupo funcional ejecute sus pasos individuales en el proceso de manera coordinada, lo que, como veremos, puede no ser algo fácil de lograr.
El Efecto SILO
La estructura funcional sirvió bien a las organizaciones durante varios años porque les permitió enfrentar los desafíos generados por su rápido crecimiento. Con el tiempo este sistema desarrolló un serio inconveniente, las personas en las diferentes áreas funcionales vinieron a realizar sus pasos en el proceso de forma aislada, sin comprender completamente qué pasos suceden antes y qué pasos suceden a continuación.
Al centrarse tan estrechamente en sus tareas específicas, pierden de vista el "panorama general" del proceso más amplio, ya sea la adquisición, el cumplimiento o cualquier otro número de otros procesos comerciales comunes. Esta tendencia se conoce comúnmente como el efecto silo porque los trabajadores completan sus tareas en sus "silos" funcionales sin tener en cuenta las consecuencias para los otros componentes en el proceso.
Cada proceso de negocio involucra a trabajadores ubicados en múltiples Areas funcionales. Un desafío importante que enfrentan las organizaciones, entonces, es coordinar las actividades entre las diferentes áreas funcionales.
Para ver una empresa desde una perspectiva de proceso, los empleados deben "pensar de lado"; en otras palabras, para ver el negocio a través de los límites funcionales y centrarse en la naturaleza de extremo a extremo del proceso y sus resultados esperados.
Aprender a ver un proceso de principio a fin es esencial para comprender cómo los sistemas empresariales ayudan a las empresas a gestionar sus procesos de manera eficiente.
Sistemas Empresariales
En la economía global de hoy, los distintos pasos del proceso son ejecutados cada vez más por personas en múltiples ubicaciones en todo el mundo.
Los sistemas que soportan los procesos de extremo a extremo se denominan sistemas empresariales (ES) y son esenciales para la ejecución y administración eficiente y eficaz de los procesos de negocios.
Dado el impacto significativo que los sistemas empresariales tienen en la eficiencia operativa (y, en última instancia, la rentabilidad), las empresas han invertido enormes sumas de capital y esfuerzos para planificar, implementar y mejorar continuamente los sistemas empresariales en los últimos 40 años o más.
Procesos de Negocios
Las organizaciones existen para servir a algún propósito comercial o para lograr algún objetivo social. Difieren según el propósito o la meta que intentan alcanzar, su estructura de propiedad o gestión y el entorno normativo en el que operan.
Además, debe determinar cómo administrar su dinero, sus diversas instalaciones, como fábricas y almacenes, y la cantidad de personas que debe reclutar, emplear, capacitar y retener. Este trabajo se completa en numerosos procesos
os procesos pueden variar ligeramente según las características únicas de la industria o la estructura de la organización, pero las actividades básicas pueden ser reconocidas por cualquiera que haya desarrollado una visión de proceso de los negocios.
Debido a que los distintos pasos del proceso se llevan a cabo en diferentes áreas funcionales o departamentos, la comunicación efectiva y la colaboración entre los departamentos es esencial para la ejecución sin problemas de estos procesos.
Claramente, completar un proceso con éxito requiere más que solo comunicar información. También es esencial una estrecha coordinación del trabajo entre las personas involucradas.
Tres procesos están directamente relacionados con la creación y entrega de productos y servicios. Ellos son comprar, hacer y vender. Las organizaciones usan términos específicos para identificar estos procesos
El proceso de producción (make) implica la creación real de
Los productos dentro de la organización.
Finalmente, el proceso de cumplimiento (venta) consta de todos los pasos involucrados en la venta y entrega de los productos a los clientes de la organización.
El proceso de adquisición (compra) se refiere a todas las actividades participan en la compra o adquisición de los materiales utilizados por la organización, como las materias primas necesarias para hacer productos.
Estrechamente relacionados con la compra, fabricación y venta, hay cuatro procesos que se utilizan para diseñar, planificar, almacenar y dar servicio a los productos. Una vez más, las organizaciones utilizan términos específicos para estos procesos.
El proceso de planificación de materiales (plan) utiliza datos históricos y pronósticos de ventas para planificar qué materiales se adquirirán y producirán y en qué cantidades.
El proceso de gestión de inventario y almacén (IWM) (tienda) se utiliza para almacenar y rastrear los materiales.
El proceso de gestión de datos del ciclo de vida (diseño) respalda el diseño y desarrollo de productos desde la etapa inicial de la idea del producto hasta la interrupción del producto.
La administración de activos y los procesos de servicio al cliente (servicio) se utilizan para mantener activos internos, como maquinaria, y para brindar servicio postventa, como reparaciones.
Dos procesos de soporte están relacionados con personas y proyectos.
Los procesos de gestión de capital humano (HCM) se centran en las personas dentro de la organización e incluyen funciones como la contratación, la contratación, la capacitación y la gestión de beneficios.
Los procesos de gestión de proyectos (proyectos) se utilizan para planificar y ejecutar grandes proyectos, como la construcción de una nueva fábrica o la producción de productos complejos, como aviones.
Esto nos lleva a los dos últimos procesos, que rastrean los impactos financieros de los procesos.
Los procesos de contabilidad financiera (FI) (seguimiento externo) rastrean los impactos financieros de los pasos del proceso con el objetivo de cumplir con los requisitos legales de informes, por ejemplo, el Servicio de Impuestos Internos (IRS) o la Comisión de Valores e Intercambio (SEC).
Los procesos de contabilidad o control de gestión (CO) (seguimiento interno) se centran en los informes internos para gestionar los costos y los ingresos.
Proceso de Compra.
El proceso de adquisición incluye todas las tareas involucradas en la adquisición externa de los materiales necesarios de un proveedor.
Las adquisiciones también podrían ser activadas por la actividad en otros procesos. La figura sugiere al menos tres escenarios alternativos.
La gestión de activos o el proceso de servicio al cliente podrían desencadenar la adquisición de una pieza necesaria para reparar una máquina o un producto previamente comprado por un cliente.
Un pedido del cliente (proceso de cumplimiento) podría desencadenar la necesidad de comprar algo, como materias primas o componentes necesarios para fabricar el producto.
El proceso de planificación de materiales podría indicar que la empresa necesita adquirir materiales en función de una demanda de productos prevista.
Producción - Realización
Un pedido de un cliente puede desencadenar el proceso de producción. Alternativamente, el proceso de planificación del material puede desencadenar la producción interna.
Una vez que el departamento de producción ha completado su tarea, el almacén almacena los productos terminados. Tenga en cuenta que este último paso en el proceso de producción, relacionado con el almacenamiento de los productos terminados, podría desencadenar procesos de IWM.
Cumplimiento - Venta
El cumplimiento se ocupa del procesamiento eficiente de los pedidos de los clientes. Se activa mediante una orden de compra del cliente que recibe el departamento de ventas. Ventas luego valida el pedido y crea un pedido de ventas.
Planificación Material
El término material abarca todos los productos, componentes, piezas, etc. que utiliza una organización. Las empresas utilizan y producen muchos tipos de materiales.
Gestión de Inventario
La gestión de inventario y almacenes se ocupa del almacenamiento y movimiento de materiales. Para que una empresa funcione de manera eficiente, es esencial que los materiales se almacenen para que puedan ubicarse de manera rápida y fácil cuando sea necesario
Gestión de Datos
Una organización exitosa debe mejorar constantemente sus productos y crear productos nuevos e innovadores que reflejen los cambios en los gustos y preferencias de los clientes.
La gestión de datos del ciclo de vida proporciona un conjunto de herramientas para administrar el diseño y la mejora del producto a lo largo del ciclo de vida de un producto.
El ciclo de vida del producto comienza con el desarrollo de ideas o conceptos; progresa a través de la producción, comercialización y servicio; y concluye cuando el producto es descontinuado del mercado.
Administración de Activos y Servicio al Cliente
La administración de activos se ocupa del mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos de una organización.
Gestión de Capital Humano
a gestión del capital humano (MCH) consiste en numerosos procesos relacionados con todos los aspectos de la gestión de personas en una organización.