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Dos livros e arquivos (Os arquivos (Art. 35. LPT) (IV - mandados e…
Dos livros e arquivos
Os arquivos (Art. 35. LPT)
I - intimações;
II - editais;
e também, se houver, um exemplar daquele publicado em jornal local.
III - documentos apresentados para a averbação no registro de protestos e ordens de cancelamentos;
IV - mandados e ofícios judiciais;
Refere-se esse inciso a outros mandados e ofícios que não os referentes ao cancelamento
As ordens de sustação de protestos ou de suspensão de seus efeitos, devem ser arquivadas em separado
V - solicitações de retirada de documentos pelo apresentante;
VI - comprovantes de entrega de pagamentos aos credores;
VII - comprovantes de devolução de documentos de dívida irregulares.
As normas locais podem exigir o arquivamento de outros documentos, como procurações e documentos apresentados para análise de homonímia.
A conservação de livros e arquivos (art. 35, §'s e art. 36 da LPT
Arquivos:
I - 01 ano, para as
intimações e editais
correspondentes a
documentos protestados e ordens de cancelamento;
II - 06 meses, para as
intimações e editais
correspondentes a
documentos pagos ou retirados
além do tríduo legal;
III - 30 dias,
para os comprovantes de entrega de pagamento aos credores,
para as solicitações de retirada dos apresentantes
e para os comprovantes de devolução, por irregularidade, aos mesmos, dos títulos e documentos de dívidas.
Livros:
Protocolo: 03 anos
Registro de Protesto: 10 anos
Para os livros e documentos microfilmados ou gravados por processo eletrônico de imagens não subsiste a obrigatoriedade de sua conservação em arquivo físico
Findo o prazo de conservação, o Tabelião pode destruir os livros e documentos, lavrando de tudo termo circunstanciado
Este procedimento deverá ser executado de acordo com as regras locais
Os livros Obrigatórios
Segundo a lei 9492/94
livro de protocolo
e o livro de registro de protesto, com índice
Segundo o provimento 45/2015 do CNJ
Diário Auxiliar
Visitas e Correições
Controle de Depósito Prévio
Nada impede que sejam criados outros livros através de normas regulamentadoras
O livro protocolo
O Tabelião, ao receber o título ou documento de dívida do serviço de distribuição, ou do apresentante, como primeiro ato, faz seu lançamento no livro de protocolo
A escrituração pode dar-se de forma:
manual, rara nos dias de hoje;
mecânica, por meio de máquinas de escrever,
eletrônico, quando o ato é digitalizado
ou informatiza, realizada através de meios de informática
A escrituração é diária, embora a protocolização possa ser feita em 24 horas contadas do momento em que o título ou documento é recebido no tabelionato
A configuração do livro
Não sendo eletrônico ou informatizado, o livro será constituído de
folhas soltas.
As folhas são divididas em colunas e ao topo constarão os itens:
Número do protocolo (de ordem)
– a cada título ou documento será atribuído um número, respeitada a ordem cronológica de entrega no tabelionato.
Alguns tabeliães adotam numeração sequencial tendente ao
infinito,
de maneira que os números de protocolo nunca se repetem.
Outros
renovam a numeração a cada dia
, o que reputamos mais adequado, tendo em vista que o livro é escriturado diariamente. Assim, é possível haver o protocolo 212, do dia 20-2-2011, e o protocolo 212, do dia 21-3-2012.
• Data da protocolização – também com caráter identificador para quem adota a renovação diária da numeração.
• A natureza do título ou documento de dívida – nessa coluna anota-se, por exemplo, cheque, duplicata, sentença, contrato de câmbio etc.
o valor da dívida
o nome do apresentante
e o nome do devedor.
ocorrências - deve constar o desfecho do procedimento. É possível anotar, assim, conforme o caso, pago, sustado, retirado por desistência, devolvido por vício formal, protestado.
Livros de Registro do Protesto
forma de escrituração
do livro, reportamo-nos ao que foi dito em relação ao livro do protocolo
o instrumento de protesto dele extraído deve efetivamente existir em papel para entrega ao apresentante.
Não ha impedimento para que seja escriturado em meio informatizado, sem existência física
O Art. 34. da LPT obriga que os livros de protesto tenham
indice
Formato do Indice
A lei permite, também, em relação ao índice, a adoção da forma que o titular entender mais adequada
a utilização de banco eletrônico de dados, sem dúvida, a mais adequada aos tempos de hoje.
O critério de elaboração do índice:
O mais comum é a indexação pelo nome do devedor.
Deverá conter no indice o livro e folha em que foi lavrado o protesto
O índice deve conter também a informação sobre eventual cancelamento daquele protesto.