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Organiser le travail de son équipe (Outils et leviers (Outils…
Organiser le travail de son équipe
L'une des missions du manager consiste à
répartir efficacement et équitablement la charge de travail entre ses collaborateurs
.
La bonne organisation du travail dans l’équipe
clarifie le rôle de chacun et oriente l’activité des agents
.
La définition précise des tâches, leur planification rigoureuse et leur suivi permettent d’
optimiser l’efficacité des collaborateurs
.
Le recours à des
outils de coordination
facilite l’organisation des tâches et favorise la communication au sein de l’équipe.
Les freins et limites
Les imprévus : absences, demandes imprévues, ...
Les agents de mauvaise volonté
Les perturbateurs du quotidiens : sur-sollicitation mails et téléphone
Outils et leviers
Outils collaboratifs
: par exemple Padlets
Outils d'aide à la
planification et au suivi d'activité
, par ex :
tableaux de suivi d'activité partagés ou non
feuilles de temps : chaque agent remplit au fur et à mesure le temps passé sur une tache
tableau prévisionnel des congés, des formations des réunions programmées et pic d'activité
Outils projet
: ex Diagramme de Gantt, méthode QQCOQCCP (pour « Qui ? Quoi ? Où ? Quand ? Comment ? Combien ? Pourquoi ? », )
Pour agir sur la
structuration du travail
:
organigramme et fiches de poste
tableau de répartition des taches
les binômes de travail
l'espace de travail de l'équipe
Pour agir sur les
compétences
: les formations, les partages de bonnes pratiques
Pour déterminer les
objectifs et priorités
: matrice Eisenhower, arbre d'objectifs
Outils pour améliorer le
fonctionnement de l'équipe
: formalisation des bonnes pratiques, cahier à problème, cahier de bord, de réflexion, l'entretien de recadrage
L'organisation du travail, un double enjeu :
enjeu de
réussite
et d'atteinte des objectifs collectifs fixés
enjeu
d'équité
: permet d'éviter les tensions et un sentiment d'injustice néfastes à la cohésion de l'équipe et à sa performance.
Fixer des objectifs clairs et précis
suppose de tenir compte de la question des
compétences de chaque collaborateur
et permet de clarifier le rôle de chacun
suppose de resituer ces taches dans des enjeux collectifs plus globaux avec des objectifs collectifs attendus
pour répondre à la question qui fait quoi ?
Planifier les taches
suppose de pouvoir évaluer et d'avoir une
vision fine de la charge de travail de ses agents
(attention charge réelle / charge ressentie ou subjective qui est variable selon les personnes et peut être liée à la motivation de l'agent ou un signe précurseur de RPS)
suppose de
maîtriser les moyens humains, matériels et financiers
.
permet d'intégrer la
notion de temps et de calendrier
Prioriser les taches
Classez les tâches par ordre d'importance afin de traiter les plus urgentes en premier. Suppose de pouvoir
différencier les tâches urgentes de celles importantes
.
Être à l'écoute de son équipe
permet d'identifier et d'anticiper les difficultés et d'avoir une vision fine de la situation de chacun. (ex charges de travail sur ressentie peut être une signe de RPS)
Être attentif aux entre écarts entre missions prescrites et leur mise en oeuvre.
Raisonner sous l'angle du collectif
Instaurer une
culture de l'entraide
: permet d'avoir une variable d'ajustement et favorise l'esprit d'équipe
Structurer le travail
suppose :
d'organiser et animer le travail de l'équipe
Favoriser la diffusion de bonnes pratiques
Organigramme et fiches de poste
de stimuler les idées
de mettre en place une démarche d'amélioration continue
de hiérarchiser les priorités, choisir les bonnes solutions
de communiquer : mettre en commun, écouter, informer, etc
de planifier les projets
d'élaborer une stratégie prospective et d'anticiper les risques
Quelques questions à se poser :
Le travail est il réalisé dans l'urgence ou planifié ?
Les taches effectuées par vos collaborateurs sont elles interrompues régulièrement ?
Le travail de vos collaborateurs nécessite-t-il de longues périodes de concentration ?
Comment vos collaborateurs perçoivent-ils leur charge de travail ?
Quels outils utilisez vous pour suivre la charge de travail de vos équipes ?
Faites vous des revues d'activité ?
Quel impact du télétravail sur l'organisation du travail ?
Quelles conséquences sur la connaissance de la charge de travail ?
=> quels leviers pour mesurer l'activité à distance sans abuser du reporting ?
Comment recréer les interactions au sein de l'équipe ?
Comment assurer la visibilité du travail dans le collectif ?
Comment maintenir la motivation individuelle ?
Comment créer du collectif à distance ?
Comment accueillir et former les nouveaux arrivants ?