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Legislação Arquivística (3) (Portaria Normativa 5 (Carimbos (Em Branco põe…
Legislação Arquivística (3)
Resolução 37
Presunção de autenticidade dos documentos arquivísticos digitais
a presunção é necessária, visto que, os docs. podem sem facilmente duplicados, distribuidos,renomeados,reformatados ou convertidos, podem ser alterados e falsificados com facilidade
a mudança de suporte não compromete a autenticidade do doc. digital
a autenticidade de docs. arquivisticos envolve 3 aspectos importantes:
Legal
dão testemunho de si mesmos, garantem sua genuinidade
Diplomatico
escritos de acordo com a pratica do tempo e do lugar indicados no texto e assinados pelas pessoas (ou pessoa) competente para produzi-lo
Historicos
eventos que aconteceram ou informações verdadeiras
Estas 3 presunções são independentes umas das outras, um doc pode ser legal ao mesmo tempo que é historicamente falso ou vice versa
Autenticidade
--->documento ser verdadeiro, ser extamente o que foi produzido
Autenticação
--->declaração de autenticidade feita por quem pode
A assinatura digital é resultado de um cálculo matemático que envolve a cadeia de bits do documento e a chave da assinatura digital
a assinatura digital não garante a autenticidade do documento, no longo prazo
Portaria Normativa 5
Tipos de Correspondência
Interna
correspondência entre unidades de um órgão ou entidade
Externa
entre órgãos e entidades da adm. publica federal
Oficial
mesmo que o oficio da redação oficial
Particular
comunicação particular
Recebida
correspondência recebida pelo protocolo
Expedida
remessa da correspondência
Tipos de Protocolo
Central
recebimento e expedição dos docs do órgão ou entidade
Setorial
junto aos setores específicos do órgão ou entidade,recebimento e expedição dos docs da área onde está
Nenhuma correspondẽncia deve ficar mais de 24 horas no protocolo (salvo sexra-feira ou vespera de feirados)
Toda correspondência oficial deve ter data,assunto,destinatario,especie do doc.,órgao emissor
O protocolo central entrega a carta ao setorial que entrega ao destinatario
cada correspondência é numerada [numeração sequencial (numerico-cronologica) iniciada em cada ano]
protocolo central tem o controle da expedição e sabe onde a carta está em tempo real
Após a decisão final os processos poderão ser deasapensados no protocolo setorial
a desapensação só ocorre po despacho do dirigente do processo
a desapensação ocorre antes do arquivamento
Carimbos
Confere com o Original
usado para autenticar a cópia do doc
Conferido
usado para registrar a quantidade de folhas do doc ou peças inseridas no processo
Confidencial
é usado por quem tem competência para tal, o servidor tem que assinar o carimbo
Desmembramento
Desentranhamento de Peças
Devolução de Correspondência
Em Branco
põe em pags. em branco
Numeração de folha ou peça
quando são acrescentadas folhas ou peças ao doc ou processo, contem numero da folha ou peça, assinatura do servidor que fez as anotações e abreviatura do órgão ou entidade (A-agencia F-fundação etc)
Numerador-Datador
nome ou sigla do órgão, numero do processo, data da autuação
Reservado
Secreto
Termo de abertura de volume
Urgente
Evitar uso de clips e grampos