Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
วิชาทักษะการใช้ซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์ 1 รหัส 204-208 1485411935148 (บทที่ 6…
วิชาทักษะการใช้ซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์ 1 รหัส 204-208
บทที่ 1 ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับซอฟแวร์คอมพวิเตอร์
ซอฟต์แวร์ (Software) คือ
ชุดคำสั่งหรือโปรแกรม คอมพิวเตอร์ทุก ประเภททสี่ั่งงานให้คอมพิวเตอร์ ทำงานตามลำ ดับขั้นตอนการ ทำงานซึ่งเขียนขึ้นด้วยภาษา คอมพิวเตอร์
ซอฟต์แวร์สามารถแบ่ง ลักษณะการทำงานได้เป็น 2 ชนิด
ได้แก่
1.ซอฟต์แวร์ ระบบ(System Software)
ซอฟต์แวร์ระบบ คือ ซอฟต์แวร์ที่ท ำหน้ำที่ควบคุมกำร ท ำงำนของฮำร์ดแวร์และประสำนงำนระหว่ำงซอฟต์แวร์ ฮำร์ดแวร์ และผู้ใช้งำนซอฟต์แวร์ระบบประกอบด้วย ระบบปฏิบัตกิำร (Operating System) โปรแกรมแปลภำษำ คอมพวิเตอร์(Translator) โปรแกรมอรรถประโยชน์ (Utility Program) และ โปรแกรมขับอุปกรณ์ (Device Driver)
2.ซอฟต์แวร์ประยุกต์ (Application Software)
กำรทำ งำนของเครื่องคอมพวิเตอร์ นอกจำกต้องใช้ ระบบปฏิบัติกำรแล้ว ผู้ใช้งำนยังต้องใช้คอมพิวเตอร์ในกำร ท ำงำนด้ำนต่ำงๆ ซึ่งต้องอำศัยซอฟต์แวร์ที่มีผู้ผลติขนึ้มำให้ เลือกใช้งำนที่เรียกว่ำ ซอฟต์แวร์ประยุกต์ โดยแบ่งออกเป็น ซอฟต์แวร์ประยุกต์ทั่วไปและซอฟต์แวร์ประยุกต์เฉพำะงำน
ไวรัสคอมพิวเตอร์
เป็นโปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่ออกแบบขึ้นมา โดยมีจุดมุ่งหมายเพื่อก่อความรำคาญ สร้างความเสียหาย หรือ ขัดขวางการทำงานของซอฟต์แวร์ ฮาร์ดแวร์ หรือระบบเครือข่าย คอมพิวเตอร์ การแพร่กระจายของไวรัสคอมพิวเตอร์เริ่มต้นจากการที่ ไวรัสคอมพิวเตอร์ถูกน ำไปซ่อนไว้ในอุปกรณ์เก็บข้อมูลโดยที่ผู้ใช้ไม่ รู้ตัว เมื่อมีการใช้งานคอมพิวเตอร์ ไวรัสคอมพิวเตอร์จะทำงานตาม คำสั่งที่กำหนดไว้ ไวรัสคอมพิวเตอร์สามารถแพร่กระจายผ่านอุปกรณ์ เก็บข้อมูล หรือเครือข่ายไปสู่คอมพิวเตอร์เครื่องอื่นผ่านบริการต่างๆ บนอินเทอร์เน็ต
บทที่ 2 รู้จักกับโปรแกรม Microsoft Excel
Excel คือ
โปรแกรมกระดาษคา นวณในระบบ Microsoft Office ซ่ึง สามารถใชส้ร้างและจดัรูปแบบสมุดงาน (กลุ่มของกระดาษค านวณ) เพื่อ วิเคราะห์ข้อมูลและท าการตัดสินใจทางธุรกิจได้อย่างรอบคอบ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง สามารถใช ้Excel เพื่อติดตามขอ้มูล สร้างรูปแบบ จา ลองสา หรับการวิเคราะห์ขอ้มูล เขียนสูตรเพื่อทา การคา นวณกับข้อมูล นั้น หมุนข้อมูลในลักษณะต่างๆ และน าเสนอข้อมูลในแผนภูมิต่างๆ อย่างมืออาชีพ
ลักษณะงานทั่วไปในการใช้ Excel
-บัญชี สามารถนา Excel มาใชใ้นการจดัทา งบการเงินต่างๆ เช่น งบกระแสเงินสด งบรายได้ หรืองบก าไรขาดทุน
การจัดทา งบประมาณ สามารถสร้างงบประมาณไดทุ้กชนิดใน Excel เช่น แผน งบประมาณการตลาด งบประมาณกิจกรรม หรืองบประมาณการเกษียณ
-การเรียกเกบ็เงนิและการขาย สามารถใช้จัดการข้อมูลการเรียกเก็บเงินและการ ขายไดด้ว้ย และสามารถสร้างฟอร์มที่จ าเป็นต้องใช้ เช่น ใบแจ้งหนี้การขาย บนัทึก การจัดส่ง หรือใบสั่งซื้อ ได้อย่างง่ายดาย
-การรายงาน สามารถสร้างรายงานชนิดต่างๆ ใน Excel ที่สะทอ้นถึงการวเิคราะห์ ข้อมูลหรือสรุปข้อมูล ตัวอย่างเช่น รายงานที่วัดประสิทธิภาพของโครงการ แสดง ผลต่างระหว่างผลลัพธ์ประมาณการและผลลัพธ์จริง หรือรายงานที่สามารถใช้ พยากรณ์ขอ้มูลได้
การวางแผน นา มาเป็นเครื่องมือในการสร้างแผนแบบมืออาชีพหรือตวัวางแผนที่ มีประโยชน์ ตัวอย่างเช่น แผนการเรียนประจ าสัปดาห์ แผนการวิจัยตลาด แผนภาษี สิ้นปี หรือตัววางแผนที่ช่วยจัดการมื้ออาหารประจ าสัปดาห์ งานเลี้ยง หรือวนัหยดุ พกัร้อน
การติดตาม สามารถใช ้Excel เพื่อติดตามขอ้มูลในใบบนัทึกเวลาหรือรายการ เช่น ใบบันทึกเวลาส าหรับการติดตามการท างาน หรือรายการสินค้าคงเหลือ สา หรับติดตามอุปกรณ์
-การใช้ปฏิทนิ เนื่องจากพื้นที่ท างานเป็นแบบเส้นตาราง Excel จึงเหมาะสา หรับ การสร้างปฏิทินทุกชนิด ตัวอย่างเช่น ปฏิทินการศึกษาเพื่อติดตามกิจกรรมต่างๆ ใน ระหว่างปีการศึกษา
การใช้ปฏิทนิ เนื่องจากพื้นที่ท างานเป็นแบบเส้นตาราง Excel จึงเหมาะสา หรับ การสร้างปฏิทินทุกชนิด ตัวอย่างเช่น ปฏิทินการศึกษาเพื่อติดตามกิจกรรมต่างๆ ใน ระหว่างปีการศึกษา
ส่วนประกอบของ Microsoft Excel 2010
1. Title Bar ไตเติ้ลบาร์เป็นส่วนแสดงชื่อของโปรแกรมสามารถย้ายที่ได้โดยการลาก ไปยังต าแหน่งที่ต้องการ 2. Control Button ปุ่มควบคุมหนา้จอโปรแกรม Excel 2010 มี 3 แบบด้วยกัน จะมีสอง ระดับ ตัวนอกสุดส าหรับจัดการกับหน้าจอโปรแกรม Excel 2010 ส่วนด้านในจะเป็น ปุ่มควบคุมเอกสารที่ก าลังใช้งานอยู่ในขณะนั้น ถ้าคลิกปิด (X) ก็จะปิดเฉพาะหนา้จอ เอกสารนั้นๆ ไม่ได้ปิดโปรแกรม -Minimize Button มินิไมซ์บัทท่อน เป็นปุ่มส าหรับลดขนาดวินโดว์ให้เป็นไอคอน ไว้ที่ทาสก์บาร์ -Maximize Button แมกซิไมซ์บัทท่อน เป็นปุ่มส าหรับขยายขนาดวินโดว์ใหเ้ตม็ จอคอมพิวเตอร์ -Close Button โคลสบัทท่อนเป็นปุ่มส าหรับปิดหน้าจอโปรแกรม หรือไฟล์เอกสาร ที่เปิดใชง้านอยู่3. Column คอลัมน์ เป็นการแบ่งชีทออกเป็นช่องๆ ส าหรับพิมพ์ข้อมูลในแนวตั้ง คอลัมน์จะเริ่มตั้งแต่ A, B, C ... 4. Row โรว์ เป็นแถวหรือบรรทัด จะเริ่มตั้งแต่แถวที่ 1, 2, 3... 5. Cell เซลล์ เป็นต าแหน่งที่คอลัมน์และแถวตัดกัน สามารถป้อนข้อมูลลงในช่อง ต่างๆ เหล่านี้ได้ การเรียกชื่อเซลล์ จะเรียกชื่อคอลัมน์ก่อนแล้วเรียกชื่อแถว เช่น B2 ก็ หมายถึงต าแหน่งของเซลล์ที่อยู่ที่ คอลัมน์ชื่อ B แถวที่ 2 6. Quick Access Toolbar ค าสั่งด่วน รวมค าสั่งที่ใช้งานบ่อยๆ ปกติจะมีปุ่ม Save ปุ่ม เลิกท า และปุ่มท าอีกครั้ง เราสามารถเพิ่มค าสั่งหรือปุ่มได้ตามต้องการ 7. แฟ้ม ค าสั่งจัดการกับไฟล์ สร้างไฟล์ใหม่ พิมพ์งานออกทางเครื่องพิมพ ์เป็นตน้ 8. Ribbon รายการค าสั่ง ช่วยในการท างานใน Excel 2007 9. ปุ่มแสดงหรือซ่อนริบบอน10. Worksheet Area พื้นที่ท างาน ส าหรับการพิมพ์ข้อมูล พิมพ์สูตรต่างๆ วางภาพในชีท 11. Scroll Bar แถบเลื่อนดูข้อมูลมีสองด้าน แนวตั้งด้านขวามือและแนวนอนด้านล่าง 12. Sheet Tab เป็นการแบ่งชีทเป็นหน้าๆ คล้ายหน้ากระดาษในหนังสือ เผื่อไว้สา หรับ การป้อนข้อมูลที่มีจ านวนมาก และซับซ้อนมีหลายประเภทแต่สัมพันธ์กัน ตอ้งมีการนา ตัวเลขมาค านวณร่วมกัน เช่นมีร้าน 20 สาขา ต้องการน าผลรวมรายรับรายจ่ายมาคิด ค านวณตัวเลขร่วมกัน ก็แยกแต่ละสาขาไว้คนละชีท 13. ซูม ย่อหรือขยายหนา้จอ 14. มุมมองเอกสาร มีหลายแบบ เช่น มุมมองปกติ เค้าโครงหน้ากระดาษ และแสดง ตัวอย่างตัวแบ่งหนา้ 15. ข้อมูลที่ได้ป้อนในเซลล์ต่างๆ ข้อมูลที่เป็นตัวเลข กรณีคิดคา นวณ 16. ข้อมูลอาจจะมีข้อมูลอื่นๆ เช่น แผนภูมิ ภาพ หรือภาพที่วาดเอง ขึ้นอยู่กับประเภท ของเอกสาร
การสร้างเวิร์กบุ๊คใหม่
เริ่มใส่ข้อมูลเมื่อเข้าสู่Excelโปรแกรมจะสร้างเวิร์กบุ๊คใหม่ ให้โดยอัติโนมัติพร้อมตั้งชื่อว่าBook1
จัดรูปแบบให้เวิร์กชีต
สามารถตกแต่งข้อมูลให้ น่าสนใจ เช่น เน้นขอ้ความ หวัเรื่องดว้ยตวัหนา สีแดง เพื่อแยกข้อมูลให้ดูแตกต่างกัน
การเก็บบันทึกเวิรก์บุ๊ค
1.คลิกปุ่ม ( บนัทึก ) หรือกดCtrl+Sจากแป้นพิมพ์ 2.เลือกไดรว์หรือโฟลเดอร์ที่ต้องการเก็บบันทึก 3.ตั้งชือที่ช่องFile Nameตั้งชื่อได้ยาว256ตัวอกัษร ยกเวน้\/ * < >! 4.คลิกที่ปุ่มค าสั่ง บันทึก
การกรอกข้อมูลในเซล
คลิกเลือกเซลที่จะใส่ข้อมูล พิมพข์อ้ความที่ตอ้งการแลว้กด Enter
การเลือกเซล
ในการท างานต่าง ๆ กับเซลไม่ว่าจะเป็นการป้อนข้อมูล, ลบ, จดัรูปแบบ, คดัลอก, เคลื่อนย้าย หรือค านวณ จ าเป็นต้องก าหนดเป้าหมายในการท างานหรือการใช้ค าสั่งก่อน เรียกว่า “การเลือกเซล” โดยเลือกได้ตั้งแต่ 1 เซลไปจนถึงหลาย ๆ เซลต่อเนื่องหรือไม่ต่อเนื่องกันก็ได้
ปรับความกว้างของคอลัมน์ด้วยเมนูลัด
คลิกเลือกคอลมัน์ที่ตอ้งการจะปรับความกวา้ง 2. กดปุ่ม รูปแบบ บนเมนู เลือก ความกวา้งคอมลมัน์ 3. ระบุความกว้างในช่อง ( โดยมีหน่วยวัดเป็นตัวอักษร )
บทที่ 3 การใช้งาน Microsoft Excel ข้นัสูง
จัดรูปแบบตามเงื่อนไข (ConditioanlFormatting)
การจดัรูปแบบเซลที่ผ่านมา สามารถจดัรูปแบบไดต้ามความ ตอ้งการ แต่ถา้ตอ้งการนา ขอ้มูลที่มีอยู่มาเปรียบเทียบหรือวิเคราะห์ ก็ สามารถเลือกจดัรูปแบบตามเงื่อนไขได ้เช่น ใหใ้ส่สีแดงในเซลที่มี ตวัเลขมากกว่า 10,000 บาท หรือใหแ้สดงแถบบาร์ในค่าตวัเลขจากมาก สุดไปนอ้ย เป็นตน้ ซ่ึงจะทา ใหคุ้ณเห็นขอ้มูลที่แตกต่างไดอ้ย่างชดัเจน จึงเหมาะส าหรับใชเ้ปรียบเทียบ หรือวิเคราะห์ขอ้มูลในเวิร์กซีตไดด้ี
การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข
เมื่อคลิกที่ป่มุ Conditional Formatting (การจดัรูปแบบตาม เงื่อนไข) จะมีวิธีการสร้างกฎหรือเงื่อนไข การจดัรูปแบบเซลจะแบ่งออก ได้หลายกลุ่มให้เลือกใช้
จัดรูปแบบเซลด้วยสีไฮไลท์
ดว้ยการเนน้สีไฮไลทใ์นเซลที่ตรงกบัเงื่อนไขที่กา หนด เช่น ค่าใชจ้่าย ที่สูงกว่า 100,000 บาท ให้จัดรูแบบเป็นสีพื้นสีแดงอ่อน และสีตวัอกัษรแดง เข้ม เป็นต้น ซึ่งท าให้สามารถเห็นข้อมูลที่แตกต่างได้ง่ายขึ้น
ตัวเลือกการจัดรูปแบบเน้นด้วยสีไฮไลท์
Greater Than…(มากกว่า...) ไฮไลทเ์ซลที่มีค่ามากกว่าที่ระบุ Less Than…(นอ้ยกว่า...)ไฮไลทเ์ซลที่มีค่านอ้ยกว่าที่ระบุ Between…(ระหว่าง...)ไฮไลทเ์ซลที่มีค่าอยู่ระหว่างค่าที่ระบุ Equal To…(เท่ากบั...)ไฮไลทเ์ซลที่มีเท่ากบัค่าที่ระบุ Text that Contains…(ขอ้ความที่มี...)ไฮไลทเ์ซลที่มีคา ที่ระบุ A Date Occurring…(วนัที่เกดิ...)ไฮไลทเ์ซลที่มีวนัที่ที่ระบุ Duplicate Values…(ค่าที่ซ ้ากัน...)ไฮไลท์ค่าที่ซ ้ากัน
จัดรูปแบบเซลตามอันดับสูงสุดและต่ำสุด
หากตอ้งการเปรียบเทียบขอ้มูลในเซลในช่วงที่สูง หรือในช่วงที่ ต่า สุด กเ็ลือการจดัรูปแบบเซลตามเงื่อนไข Top/Bottom Rule
ตัวเลือกการจัดอันดับค่าของข้อมูลในเซล
Top 10 Items…(รายการ 10 อนัดบัแรก...)ไฮไลทเ์ซลที่มีค่าสูงสุดในรายการ 10 อนัดบัแรก (หรือเลือกจา นวนอนัดบัเองได้) Top 10 % …(10% แรก) ไฮไลทเ์ซลที่มีค่าเป็นเปอร์เซนตส์ูงสุดในรายการ 10 อนัดบัแรก Bottom 10 Items…(10 รายการสุดทา้ย...)ไฮไลทเ์ซลที่มีค่าต่า สุดในรายการ 10 อนัดบั Bottom 10 %...(10% สุดทา้ย...)ไฮไลทเ์ซลที่มีค่า (เปอร์เซ็นต์) ต่า สุดในรายการ 10 อนัดบั Above Average…(สูงกวา่ค่าเฉลี่ย...)ไฮไลทเ์ซลที่มีค่าที่สูงกวา่ค่าเฉลี่ยในรายการ Below Average…(ต่า กวา่ค่าเฉลี่ย...)ไฮไลทเ์ซลที่มีค่าต่า กวา่ค่าเฉลี่ยในรายการ
รูปแบบพื้นฐานที่โปรแกรมมีไว้ให้
Light Red Fill With Dark Red Text พื้นเซลสีแดงอ่อน ตัวอักษรสีแดงเข้ม Yellow Fill with Dark Yellow Text พื้นเซลสีเหลือง ตัวอักษรสีเหลืองเขม้ Green Fill with Dark Green Text พื้นเซลสีเขียว ตัวอักษรสีเขียวเข้ม Light Red Fill พื้นสีแดงอ่อน ตัวอักษรสีของเดิม Red Text ตัวอักษรสีแดง พื้นเซลให้สีเดิม Red Borderrเน้นเส้นของสีแดง สีพื้นและข้อความใช้ของเดิมที่จัดไว้ Custom Format… กา หนดการจดัรูปแบบเองใหม่
จัดรูปแบบข้อมูลด้วย Data Bar
Data Bar (แถบขอ้มูล) เป็นเครื่องมือที่ใชแ้สดงกราฟเปรียบเทียบ ข้อมูลตัวเลขในเซลกับข้อมูลทั้งหมดที่เลือก โดยแสดงความกว้างของ Bar (แถบ)ด้วยสีพื้นหลังแบบไล่ระดับ (Gradient)ตามค่าในแต่ละเซล เหมาะ ส าหรับแสดงค่าขอ้มูลที่เปรียบเทียบเป็นปริมาณมาก-นอ้ยได้เห็นชัดเจนขึ้น
จัดรูปแบบข้อมูลด้วย Color Scale
Color Scales (ระดบัสี)เป็นอีกรูปแบบหน่ึงที่ใชเ้ปรียบเทียบขอ้มูล ตัวเลขในเซลกับข้อมูลที่เลือกทั้งหมด โดยจะแสดงสีพื้นไปตามค่าในเซล โดยจะเลือกแสดงแบบ 2 ระดบัสี (ค่านอ้ยที่สุดกบัค่ามากที่สุด) หรือ 3 ระดบัสี (ค่ามาก ค่ากลาง และค่านอ้ย)
ฟังก์ชั่นเกี่ยวกับวันที่และเเวะ
ขอ้มูลลกัษณะของวนัที่สามารถนา มาใช้งานไดห้ลากหลายรูปแบบ ทั้งการแสดงผลทั่วไป ค้นหาวัน หรือน ามค านวณหาค่าระหว่างวันที่กไ็ด้ เช่นเดียวกัน ซึ่งจะมีฟังก์ชั่นเกี่ยววันที่ให้เลือกใช้งาน
ฟังก์ชั่นทางคณิตศาสตร์และเตรีโกณมิติ
กลุ่มฟังก์ชั่น Math & Trig (คณิตศาสตร์และตรีโกณมิติ)จะรวม ฟังก์ชั่นทางด้านคณิตศาสตร์และตรีโกณมิติใช้ค านวณหาค่าทาง คณิตศาสตร์หรือตรีโกณมิติ เช่น ค่าผลรวม ค่าสัมบูรณ์ ปัดเศษทศนิยม หรือ แปลงมุมเรเดียนเป็นมุมองศา เป็น
ฟังก์ชั่นนับจำนวนรายการข้อมูล
สามารถนับจ านวนรายการข้อมูลโดยใช้ฟังก์ชั่นกลุ่ม COUNT ซ่ึง จะมีให้เลือกใช้หลายฟังก์ชั่น เช่น COUNT นบัเซลที่เป็นตวัเลข, COUNTA นบัรายการเซลที่เป็นขอ้ความหรือตวัเลข หรือจะกา หนดเงื่อนไขการนบั ดว้ยCOUNTIF ได้
บทที่ 4 การใช้งาน Microsoft Excel Pivot Table & Pivot Chart
การทำงานของ Pivot Table
Pivot Table เป็นเครื่องมือที่ทรงพลังมาก ๆ ของ Microsoft Excel ใช้ส าหรับสรุปผลข้อมูลจ านวนมาก ๆ ในรูปแบบของตาราง และรูปแบบ กราฟ (Pivot Chart) Pivot Table จะถูกสร้างจากข้อมูลใน Worksheet หรือ Range ที่มี ข้อมูลต้องการจะใช้สรุปผล เราสามารถน าเอาหัวข้อในแต่ละคอลัมน์มาใส่ใน Pivot Table เพื่อใช้สรุปผลโดย จะมีด้วยกัน 4 ส่วนที่เราจะต้องลากเอา ข้อมูลมาวางเพื่อสรุปผล
Row Label = ใช้สรุปข้อมูลที่หัวของตารางทางด้านซ้าย 2. Column Label = ใช้สรุปข้อมูลที่หัวของตารางทางด้านบน 3. Σ Values = สรุปผลของข้อมูลที่ต้องการ โดยจะต้องกาหนดว่าจะ ใช้สูตรใด SUM, AVERAGE, MAX, MIN, COUNT เป็นต้น 4. Filter = ใช้กาหนดว่าจะใช้คอลัมน์ใดเพื่อใช้กรองข้อมูล โดยการ แสดงผลจะเป็น Drop down list เพื่อให้เลือกว่าเราจะกรองข้อมูลใด
การเตรียมข้อมูลเพื่อการวิเคราะห์และสรุปผล
1. ข้อมูลควรเก็บในรูปแบบของฐานข้อมูล 2. ข้อมูลที่มีปริมาณมาก ๆ 3. ข้อมูลจากฐานข้อมูลภายนอก (Import Data) 4. เชื่อมต่อกับฐานข้อมูลภายนอก (Get External Data) 5. ข้อมูลในรูปแบบหลาย ๆ ตาราง โดยแต่ล่ะตารางมีรูปปบบเดียวกัน (Consolidate)
การสร้างและการแก้ไข Pivot Table
1. คลิกเลือกกลุ่มข้อมูล และคลิกแท็บ Insert > PivotTable 2. คลิกเลือกตาราง หรือช่วงเซลที่จะนามาแสดง 3. คลิกเลือกตาแหน่งที่จะวาง PivotTable ในเวิร์กชีตเดิม หรือ วางในเวิร์กชีตใหม่ เมื่อเรียบร้อยแล้วคลิกปุ่ม OK
การเลือกและการจัดการ Field List
1.ใช้ เมาท์ดึงชื่อ Field ไปยังช่องต าแหน่งที่ต้องการ
การกรอง(Filter) และการจัดกลุ่มข้อมูล
การกรองข้อมูล โดยการเลือก ข้อมูลประเภท ร่วมกับชื่ออุปกรณ์ 1. ดึงฟิลด์ประเภท มาใส่ในช่อง Report Filter การกรอง
การใส่ Slicer
การ Insert Slicer เพื่อให้แสดงผลได้อย่างมีประสิทธิภาพ และ ก าหนดขอบเขตการแสดงผลข้อมูล 1. เลือก Insert Slicer 2. เลือก ฟิลด์ ปี แล้วกด OK
การคำนวณ (Calculate Field)
รูปแบบการค านวณที่เลือกใช้ได้มีดังนี้ Sum (ผลรวม) หาผลรวมของกลุ่มข้อมูล Count (นับจ านวน) นับจานวนแถวในกลุ่มข้อมูล Average (ค่าเฉลี่ย) หาค่าเฉลี่ยของกลุ่มข้อมูล Max (ค่ามากที่สุด) หาค่าสูงสุดในกลุ่มข้อมูล Min (ค่าน้อยที่สุด) หาค่าต่ าสุดในกลุ่มข้อมูล Product (ผลคูณ) หาผลคูณในกลุ่มข้อมูล Count Nums (นับตัวเลข) นับจ านวนแถวที่มีข้อมูลตัวเลข StdDev (ส่วนเบี่ยงเบนมาตรฐาน) หาค่าเบี่ยงเบนมาตรฐานของกลุ่ม ตัวอย่าง StdDevp (ส่วนเบี่ยงเบนมาตรฐานของประชากร) หาค่าเบี่ยงเบน มาตรฐานของประชากร Var (ค่าความแปรปรวน) หาค่าความแปรปรวนของกลุ่มตัวอย่าง Varp (ค่าความแปรปรวนขอประชากร) หาค่าความแปรปรวนของ ประชากร
เลือกเปลี่ยนการคำนวณผลรวม
1. เลือก คลิกขวาที่ฟิลด์ Sum of จ านวน
แล้วเลือก Value Field Setting 3. หรือเลือก Field Setting ในแทบเครื่องมือ
การคำนวณหา % of Grand Total
1. เลือก คลิกขวาที่ฟิลด์ Sum of จ านวน 2. แล้วเลือก Value Field Setting 3. เลือกค่า การค านวณ กลับมาที่ Sum 4. เลือกหน้าต่าง Show Value As 5. เลือก % of Grand Total 6. จากนั้นกดปุ่ม OK
การใช้งาน Pivot Table Design
การสร้าง PivotTable จะต้องมีข้อมูลที่มีลักษณะเป็นฐานข้อมูล หรือลิสต์ โดยจะเป็นข้อมูลจากใน Excel เอง หรือเป็นข้อมูลที่น าเข้าจาก ภายนอก 1. เลือก Pivot Table > Design 2. เลือกรูปแบบของ Report Layout
PivotChart คืออะไร
PivotChart เป็นการน าข้อมูลจาก PivotTable มาแสดงผล ให้อยู่ในรูปแบบของกราฟที่จะท าให้ผู้ดูข้อมูลง่ายกว่าการดูจากตัว เลขที่ปรากฏใน PivotTable การสร้าง PivotChart จะสร้างตั้งแต่ครั้งแรกที่ยังไม่มี PivotTable แล้วยังมาสร้าง PivotChartทีหลังก็ได้
บทที่ 5 การท างาน กับแฟ้มงานหลาย ๆ แฟ้มใน Microsoft Excel
การใช้เวิร์กบุ๊คร่วมกัน
เอกสารหรือไฟล์ข้อมูลต่าง ๆ ที่จัดเก็บลงไปในเวิร์กบุ๊ค บางครั้งอาจ จ าเป็นต้องมีการน ามาใช้งานร่วมกันหลาย ๆ คน เช่น บริษัทหรือหน่วยงานที่ มีข้อมูลที่ต้องใช้ร่วมกันจ านวนมาก เพื่อลดความซ้ าซ้อนในการจัดเก็บและ ความถูกต้องของข้อมูลที่ตรงกัน ก็อาจมีการสร้างไฟล์ส่วนกลางเอาไว้ เพื่อ น ามาแจกจ่ายหรือให้คนอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องเข้าไปเปิดดูหรือแก้ไขได้ แต่การใช้ งานร่วมกันอาจมีปัญหาที่จะตามมากได้ เช่น คนที่ไม่เกี่ยวข้องแอบเปิดดู เอกสารลับหรือผู้ใช้หลาย ๆ คนแก้ไขข้อมูลทับกัน ท าให้เอกสารที่ใช้อาจไม่ ปลอดภัย
ป้องกันเซลและเวิร์กชีต
ข้อมูลบางอย่างอาจต้องมีการใช้งานร่วมกันหลายคน การให้ สิทธิผู้อื่นใช้งานก็ต้องมีการป้องกันเนื้อหาไว้ก่อนเพื่อความปลอดภัย ของข้อมูล เช่น เปิดใช้งานได้แต่แก้ไขไม่ได้ หรือแก้ไขได้บางจุด
การแชร์เวิร์กบุ๊ค (Share Workbook)
ข้อมูลในไฟล์เวิร์กบุ๊คบางไฟล์อาจต้องมีการใช้งานพร้อม ๆ กัน หลายคน ซึ่งโดยปกติเมื่อเวิร์กบุ๊คใดหนึ่งถูกเปิดด้วยผู้ใช้คนแรกไป แล้วเมื่อผู้ใช้คนต่อไปมาเปิดไฟล์เดียวกันอีก Excel จะแจ้งเตือนว่ามี คนเปิดไปแล้ว และคุณสามารถเปิดอ่านได้อย่างเดียว (Read only) หากไปแก้ไขอะไรเพิ่มเติมต้องบันทึกลงชื่อใหม่เท่านั้น แต่การ ท าแบบนี้จะก่อให้เกิดไฟล์ใหม่ขึ้นมามากมายจนผู้ใช้สับสนว่า ไฟล์ ไหนเป็นเวอร์ชั่นล่าสุด Excel จึงมีค าสั่ง Share Workbook เพื่อให้ผู้ใช้ทุกคนสามารถ เปิดแก้ไขได้ในเวลาเดียวกัน ซึ่งแต่ละคนสามารถป้อนและปรับปรุง แถวข้อมูลของแต่ละได้
การแชร์เวิร์กบุ๊ค
เปิดแชร์และติดตามการเปลี่ยนแปลง
สามารถเปิดแชร์ไฟล์ให้ใช้งานร่วมกัน และยังสามารถสร้างการ ป้องกันด้วยการติดตามการเปลี่ยนแปลง โดยใช้ค าสั่ง Protect and Workbook (การป้องกันและการใช้สมุดงานร่วมกัน) เพียงครั้งเดียว ซึ่ง จะช่วยให้ติดตามตรวจสอบข้อมูลที่ถูกแก้ไขได้อย่างรัดกุมมากขึ้น
ติดตามการเปลี่ยนแปลงเวิร์กบุ๊ค
การติดตามการเปลี่ยนแปลงจะท าได้กับเวิร์กบุ๊คที่เปิดการแชร์ (Share Workbook) เพื่อให้ดูการแก้ไขเปลี่ยนแปลงข้อมูลที่เกิดขึ้นใน เวิร์กบุ๊คที่ใช้งานร่วมกันหลายคน โดยจะมองเห็นเป้นเครื่องหมาย สามเหลี่ยมสีน้ าเงินหรืออื่น ๆ ตามจ านวนผู้ใช้ ที่เปิดแก้ไขเวิร์กบุ๊คนี้ แสดงที่มุมบนซ้ายของเซล เน้นให้รู้ว่ามีการแก้ไขข้อมูลตรงไหน และโดย ใครบ้าง
ติดตามการเปลี่ยนแปลงเวิร์กบุ๊ค
ไฟล์และความปลอดภัย
เพื่อความปลอดภัยของข้อมูลที่ส าคัญ ๆ ควรตั้งค่าการป้องกัน ไฟล์เวิร์กบุ๊คไว้บ้าง เช่น สร้างไฟล์ส ารองอัตโนมัติ ตั้งบันทึกการกู้คืน เป็นต้น เผื่อเวลาเกิดปัญหาขึ้นมาจะได้มีไฟล์ส ารองมาใช้งานแทนได้ ดีกว่าข้อมูลหายไปทั้งหมด
แทรกข้อคิดเห็น (Comment)
คลิกในเซลที่จะใส่ข้อคิดเห็น
คลิกปุ่ม New Comment (สร้างข้อคิดเห็น)
บทที่ 6.การใช้งานโปรแกรม Microsoft Office PowerPoint 2010
โปรแกรม MicrosoftOffice PowerPoint คือ
โปรแกรมที่ช่วยงานนา เสนองาน (Present) ให้สวยงามดว้ยรูปแบบที่ทนัสมัย และง่ายต่อการใชง้านโดยการนา เสนอในลกัษณะ ของ Multimedia คือ สามารถน าเสนอในรูปแบบของภาพนิ่ง ภาพเคลื่อนไหว เสียงเพลง ได้ ในเวลาเดียวกัน จึงถือได้ว่าโปรแกรม Microsoft Office PowerPoint เป็นโปรแกรมที่ใชง้าน ง่ายและเป็นประโยชน์ต่อผู้ใช้งานเป็นอย่างมาก
หน้าต่างของโปรแกรม Microsoft Office PowerPoint 2010
1. ปุ่ม File (แฟ้ม) ใช้ส าหรับเรียกค าสั่งจัดการไฟล์ทั่วไป เช่น ค าสั่งเปิดไฟล์ (Open) สร้างไฟล์ ใหม่ (New) หรือบนัทึกเป็น (Save as) 2. Quick Access Toolbar เป็นปุ่มค าสั่งด่วนหรือค าสั่งที่ใช้บ่อย เช่น บันทึก (Save) หรือทา Undo/Redo 3. แถบ Ribbon คือ พวกค าสั่งในหมวดเดียวกันจะอยู่ใน แถบ(Tab) เดียวกัน 4. Working Space เป็นบริเวณที่ใช้แสดง แก้ไข หรือใส่ข้อมูลต่างๆ 5. View Shortcuts ใชส้า หรับเลือกมุมมองของ PowerPoint ว่าต้องการมุมมองแบบ ไหน จะแบบปกติ แบบ Slide Layout หรือฉายสไลด์ 6. แถบสถานะ (Status Bar) แสดงข้อมูลเกี่ยวกับไฟล์ที่เปิดอยู่
การสร้างสไลด์ใหม่
1. คลิกปุ่ม File (สร้าง) 2. เลือก New (สร้าง) 3. เลือก Blank Presentation (เอกสารเปล่า)
การใส่และแก้ไขข้อความ
คลิกไปที่ Click to add text (แก้ไขข้อความ) แลว้พิมพข์อ้ความไดเ้ลย
การเปลี่ยนเค้าโครงรูปร่างให้กับหน้ากระดาษ
1. คลิกปุ่ม Layout (เคา้โครง) 2. เลือกเคา้โครงที่ตอ้งการ
การเพิ่มสไลด์ใหม่
1. ไปที่แถบหนา้แรก (Home) 2. เลือก สร้างภาพนิ่ง (New Slide)
การใส่ Theme (ชุดรูปแบบ)
1. เลือก Design ในแถบ Ribon 2. เลือก Theme ที่ต้องการ แล้วสไลด์ทั้งหมดก็จะเปลี่ยนแปลงไปตาม Theme ที่เลือก
สร้างภาพนิ่งในรูปแบบของการน าเสนอเปล่า (Blank Presentation)
1. เลือกเคา้โครง (Layout) 2. เลือกว่างเปล่า (Blank)
การเปลี่ยนพื้นหลังให้กับสไลด์
1. คลิกขวาที่พื้นที่ว่างบนสไลด์ 2. เลือก จัดรูปแบบพื้นหลัง (Format Background)
รูปแบบการใส่พื้นหลังสามารถท าได้ 5 รูปแบ
1. สีเติมแบบทึบ (Solid Fill) 2. สีเติมไล่ระดับ (Gradient Fill) 3. การเติมรูปภาพหรือพื้นผิว (Picture or texture) 4. เติมรูปแบบ (Pattern) 5. ซ่อนกราฟิก พื้นหลัง (Hide Background fill)
การแทรกกล่องข้อความเพื่อเพิ่มเนื้อหาในสไลด์
1. เลือกแทบ็แทรก (Insert) 2. เลือกกล่องข้อความ (Textbox) 3. คลิกเมาส์แลว้ลากเพื่อสร้างกลอ้ง
การแทรกรูปภาพและภาพเคลื่อนไหว
สามารถหารูปภาพที่ตอ้งการ และในส่วนของภาพเคลื่อนไหว จา เป็นตอ้งหารูปภาพที่เป็น ภาพเคลื่อนไหวมาและบนัทึกเป็นภาพ .Gif จากนั้นสามารถนา ภาพที่หามาใส่ในสไลด์ได้ ดังนี้ 1. เลือกแทบแทรก (Insert) 2. เลือกที่ รูปภาพ (Picture) 3. เลือกไดรฟ์หรือโฟลเดอร์ที่จัดเก็บรูปภาพไว้ และเลือกรูปภาพที่ตอ้งการ 4. คลิกปุ่ม Insert 5. แสดงรูปภาพที่เรียกมา
การแทรกไฟล์เสียงลงสไลด์
เราสามารถแทรกเสียงที่เตรียมไว ้เพื่อทา ใหไ้ฟล์ที่จะน าเสนอนั้นน่าสนใจมากยิ่งขึ้นได้ดังนี้ 1. เลือกพื้นที่ว่างในสไลด์ 2. คลิกแทบ็ Insert (แทรก) 3. คลิกปุ่ม Audio (เสียง) 4. เลือก Audio on My PC (เสียงจากแฟ้ม) 5. เลือกไฟลเ์สียงที่สนบัสนุนในโปรแกรม เช่น MP3, WMV เป็นตน้ 6. เลือก OK 7. เลือก Automatically หากต้องการให้เพลงขึ้นทันที หรือเลือก On click เมื่อ ต้องการให้เพลงเล่นเมื่อเราคลิก
บทที่ 7 ระบบสารบรรณอิเลค็ทรอนิกส์
ระบบสารบรรณอเิลค็ทรอนิกส์
เป็นระบบจัดเก็บส าเนาเอกสารให้เป็น Digital และสามารถ เรียกดูได้จากเครือข่ายคอมพิวเตอร์และ Internet ไดทุ้กที่ทุกเวลา ภายใต้ ระบบรักษาความปลอดภัย เพิ่มประสิทธิภาพในการสื่อสารภายใน มหาวิทยาลัยให้คล่องตัว สะดวกรวดเร็ว และบรรลุวัตถุประสงค์ในเรื่อง การสื่อสารนั้นๆ สามารถตรวจสอบติดตามสถานะเอกสาร การด าเนิน เรื่องเอกสาร ผ่าน ระบบสารบรรณโดยใช้เวลาสั้นลง
ประโยชน์การใช้ระบบสารบรรณอเิลก็ทรอนิกส์
เพิ่มศกัยภาพการปฏิบตัิงานสารบรรณ บนัทึกการรับ-ส่ง เพิ่มความสามารถการเข้าถึงข้อมูลข่าวสารพร้อมกันภายในองค์กรด้วยเอกสาร อิเลก็ทรอนิกส์ เพิ่มความรวดเร็วในการสั่งการของผู้บริหารและความสะดวกในการกระจาย งานสู่ผู้ปฏิบตัิ แสดงความสัมพันธ์ระหว่างเรื่องรับและเรื่องส่ง ประหยัดเวลาในการติดตาม เรื่อง ลดค่าส าเนาและการจัดส่งเอกสารให้หน่วยงานภายในและส่วนภูมิภาคทั่ว ประเทศ ลดปัญหาเอกสารฉบับจริงสูญหายโดยจัดเก็บส าเนาเอกสารไว้ในระบบฯ รักษาความสา คญัของขอ้มูลสารบรรณดว้ยระบบรักษาความปลอดภยัและ ลายเซ็นดิจิตอ
มอบหมายงานกลุ่ม
ศึกษาค้นคว้าตัวอย่างและคุณสมบัติการใช้งานระบบสารบรรณ อเิลค็ทรอนิกส์ น าเสนองานกลุ่มในคาบถัดไป
