Le Centre technique de l’enseignement supérieur (CTLes)
1.La création d’un nouveau type d’établissement
Au début des années80, les bibliothèques universitaires parisiennes et les bibliothèques des grands établissements firent le constat inquiétant d’une carence dans leur capacité de stockage. S’inspirant de modèles étrangers novateurs, on envisagea la création d’un nouvel établissement, qui permettrait «d’externaliser les documents àfaible taux de rotation dans un lieu proche en Ile-de-France »1. Alors que la BnF construit àBussy-Saint-Georges (Seine-et-Marne) une annexe technique qui conserve et traite les documents imprimés et audiovisuels, une entente interministérielle permet le partage du site et des locaux techniques.
e CTLes est donc créé par le décret n°94-922 du 24 octobre 19942, modifié par le décret n°2014-320 du 10 mars 20143, prenant la forme d’un établissement public à caractère administratif sous l’autorité du ministère chargé de l’Enseignement supérieur et de la Recherche. Il fut réalisé par l’architecte du site Tolbiac de la BNF, Dominique Perrault, et opérationnel dès 1996
Les membres du conseil d’administration sont nommés pour 3 ans, et le conseilest présidé par M. Philippe Marcerou, membre du Collège BD2L (ex-IGB).Le personnel du site est composé de 31personnes.
Directeur à la date de révision de la fiche: Guillaume NIZIERS
2.Une mission initiale de conservation
Construit à des fins de conservation, le CTLes s’applique à proposer des locaux tampons pour les collections à faible rotation des établissements parisiens. Quatre missions lui sont assignées par le décret constitutif:
Collecte, gestion, conservation et communication des documents d’intérêt patrimonial et scientifique qui lui sont confiés par les établissements publics de l’enseignement supérieur, en particulier des académies de Paris, Créteil et Versailles. Les conditions et les modalités de dépôt sont déterminées par convention passée entre le centre et les établissements
Constitution et gestion en propre d’un fonds collectif à partir des livres et documents dont les établissements lui cèdent la propriété
Aide aux établissements pour la conservation et lapréservation matérielle de leurs livres et documents
Coopération avec d’autres organismes concourant aux mêmes fins tant en France qu’à l’étranger.
Cette mission primordiale de conservation s’est illustrée également dans la répartition d’un exemplaire du dépôt légal éditeur déposé à la BnF et réacheminé par le CTLes vers les bibliothèques dépositaires: cette mission, introduite en 1997, a pris fin en2009 (la BnF en reprenant alors la gestion4).
Outre le rôle initial de conservation et de communication, le CTLes propose l’hébergement à titre provisoire des collections de bibliothèques ayant un besoin momentané de stockage àl’occasion de travauxou déménagements, demandes en forte expansion (une plateforme de stockage temporaire de 7km linéaires a été créée en 2006).
3.Conservation et constitution des collections
3.1.Conditions de conservation
À sa création, le CTLesdispose de 75 kilomètres linéaires d’espaces de stockage et traite près de 4 kilomètres linéaires de documents par an, soit une moyenne de 100 mètres linéaires par semaine. Les magasins sont contrôlés par thermohygrographes électroniques. Les petites réparations sont exceptionnelles et interviennent à l’occasion d’un prêt sur un document abîmé. L’attention portée à la prévention et au contrôle des agents détériorants (moisissures, bactéries, etc.) est assurée par le laboratoire physico-biologique du Centretechnique de la BnF. Coexistent ainsi sur un même site un établissement référent dans la conservation physique et un laboratoire en charge de la conservation préventive et curative.
3.2.Modalités de constitution
À chaque cession, le CTLes devient le propriétaire des collections. Il s’engage à appliquer une conservation efficace des collections, à les communiquer dans le réseau du Prêt entre bibliothèques (PEB). Après réception des demandes, il s’engage à les communiquer sous un délai de 24 heures. Il se réserve le droit de procéder à l’élimination de certaines collections en doublon ou d’un intérêt patrimonial et scientifique insuffisant. Il ne facture dans ce cas que les photocopies et les prêts entre bibliothèques.
Rapidement, la première phase de constitutiondes collections prend forme. Les établissements peuvent choisir entre trois formes de dépôt, toutes encadrées par une convention bipartite: la cession, le dépôt ou le stockage provisoire
À chaque dépôt, la bibliothèque versante demeure propriétaire de ses collections, mais signe une convention quinquennale qui la lie au Centre technique. Les prestations de location, de dépoussiérage et de communication sont facturées. Chaque convention est renouvelable et renégociable.
À chaque stockage, les documents déposés ne sont pas communiqués par le CTLes. Par ailleurs, le transfert des collections est à la charge de la bibliothèque versante, tout comme l’intégralité des prestations. La convention n’est pas établie sur un engagement de durée et sous-entend une période plus courte.
En 2018, 75kilomètres linéaires sont occupés par des collections de périodiques, mais aussi de monographies et thèses et mémoires, ainsi que des collections de la bibliothèque interuniversitaire de la Sorbonne et «àtypologie indéfinie»àtitre provisoire.Le rythme annuel d’accroissement se situe entre 4 et 5 km linéaires.Avec l’exploitation d’un deuxième bâtiment depuis octobre 2016, sa capacité de stockage est portée à 130 kilomètres linéaires et devrait atteindre 185 kilomètres linaires à l’horizon2026 et l’exploitation d’un troisième bâtiment.
Le CTLes occupe donc une place importante dans le paysage documentaire de l’enseignement supérieur en Ile de France, dans son rôle de conservation et de communication des collections.
4.Une mission complémentaire: la conservation partagée
Opérateur de conservation, le rôle du CTLes s’affirme parallèlement dans le domaine de la coordination documentaire. En 2004, le Centre technique pilote avecla Bibliothèque Interuniversitaire de santé (Université Paris Descartes -Paris 5) un plan de conservation partagée (PCP) des périodiques médicaux. C’est une première en France et ce dispositif influencera les autres initiatives de conservation partagée, notamment à l’échelle régionale des BMVR ou sur des fonds spécifiques comme les publications jeunesse.
La conservation partagée se fixe pour objectif de réduire les coûts de conservation, de libérer de l’espace physique, d’assurer de bonnes conditions de conservation à long terme,degarantir un accès aisé aux collections (fourniture de documents), de favoriser le passage au tout électronique (pour ceux qui ne sont pas pôle de conservation) et privilégier ainsi un archivage pérenne du papier.
Concrètement, ce plan associe à chaque titre de périodique un pôle de conservation, qui en conserve une collection complète. Se dessine alors une carte documentaire qui promeut une logique intellectuelle de conservation raisonnée et limitée. Ce plan s’accompagne d’outils méthodologiques nécessaires à sa réalisation, à l’image du Mémento du plan de conservationpartagée5. Il fixe un cadre normatif pour la constitution, le traitement des titres et la procédure à suivre.
Actuellement le CTLes co-anime des PCP en LSH dans les domaines des arts du spectacle, de la géographie et de l’urbanisme, de la philosophie et des sciences et techniques des activités physiques et sportives (STAPS), des études italiennes. Il en existe un également en droitou encore en sciences de l’Antiquité6.Depuis 2016, le CTLes porte l’appel à projets Conservation partagée dans le cadre du dispositif Collex (Collections d’excellence pour la recherche). Ainsi, 10 projets ont été retenus en 20177.
Enfin, une collaboration avec l’ABES (Agence bibliographique de l’enseignement supérieur) a été initiée sur le développement d’outils de gestion pour les PCP8.
5.La communication des documents
Il existe deux types de communications: une communication à distance pour les fonds en dépôt et PEB «normal»pour les fonds en cession. Lorsque le CTLes est une bibliothèque de dépôt, il ne pratique pas le prêt directement aux lecteurs. Ces derniers doivent obligatoirement passer par le service de prêt entre bibliothèques (PEB) de leur bibliothèque. Le CTLes ne communique que les documents originaux. Cependant, en 2017,l’établissement a amorcé une réflexion sur la communication des documents libres de droits sur supports de substitution.En 2014, 21000 documents ont transité dont 6% de fonds en cession9.En 2019, 22741 documents ont été communiqués au titre du PEB10.