Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
การจัดการฐานข้อมูลเบื้องต้นด้วยโปรแกรมตารางคำนวณ Excel 2019 - Coggle…
การจัดการฐานข้อมูลเบื้องต้นด้วยโปรแกรมตารางคำนวณ Excel 2019
ในงานฐานข้อมูลที่มีขนาดไม่ใหญ่มาก สามารถใช้โปรแกรม Excel จัดการได้ ซึ่งทำงานได้
คล่องตัวกว่า และสามารถถ่ายโอนข้อมูลไปยังโปรแกรมฐานข้อมูลอื่น ๆ ได้ด้วยใน 1 ไฟล์โดยเนื้อหาใน
หน่วยนี้จะกล่าวถึง ความหมายและความสำคัญฐานข้อมูลการจัดการฐานข้อมูลใน Excelการสร้างตาราง
ฐานข้อมูลการเรียงลำดับข้อมูลการคัดกรองข้อมูลและสรุปข้อมูลด้วย PivotTable
ความหมายฐานข้อมูล
ฐานข้อมูลคือ การนําข้อมูลจำนวนมากมาจัดเก็บให้เป็นระเบียบในรูปแบบของ
ตาราง เพื่อให้ง่ายและสะดวกต่อการนําข้อมูลไปใช้ภายหลัง เช่น ฐานข้อมูลนักเรียน ฐานข้อมูลของ
ประชากร หรือฐานข้อมูลสินค้า
ความสำคัญฐานข้อมูล
ฐานข้อมูล หรือ Database นั้น จะช่วยทำให้ข้อมูลที่ทำการจัดเก็บมีความเป็น
ระเบียบ มีโครงสร้าง (Structured) ที่ดี พร้อมที่นำไปใช้ในการต่อยอดเพื่อการวิเคราะห์ สรุปผลใน
อนาคตได้ ซึ่งในปัจจุบันที่มีข้อมูลจำนวนมาก ๆ หากมีการจัดเก็บอย่างเป็นระบบระเบียบย่อมจะทำให้
เราสามารถนำเอาข้อมูลมาใช้งานได้อย่างมีประโยชน์กล่าวเป็นหัวข้อความสำคัญฐานข้อมูล
การจัดการฐานข้อมูลใน Excel
การเตรียมข้อมูลให้อยู่ในลักษณะของ Database เป็นการจัดข้อมูลให้มีลักษณะตาราง
ทำให้บรรทัดบนสุดของข้อมูลเป็นชื่อหัวตาราง (ไม่จำเป็นต้องอยู่บรรทัด
บนสุดของ Sheet ก็ได้)
ในบรรทัดถัดมา ในแต่ละคอลัมน์จะเป็นข้อมูลเรื่องเดียวกันทุกบรรทัด โดย
สอดคล้องกับหัวตารางเช่น ถ้าหัวตารางคือ สินค้า ข้อมูลบรรทัดถัดไปในคอลัมน์นั้นก็จะเป็นชื่อสินค้า
. เรียงลําดับจากค่าน้อยไปหามาก
โดยเลือกใช้คำสั่งSort Smallest to Largest (เรียงจากน้อยที่สุดไปหามากที่สุด) ตัวอักษร
A to Z และตัวเลข 0-9 สามารถทำตามขั้นตอนดังนี้
1.1 คลิกในคอลัมน์ที่จะจัดเรียง ในตัวอย่างคอลัมน์ “เครื่องยนต์”
1.2 คลิกปุ่มริบบอนแท็บ Data > Sort Smallest to Largest
1.3 จะได้ผลลัพธ์หลังจัดเรียง ดังภาพ
เรียงลําดับจากค่ามากไปหาน้อย
โดยเลือกใช้คำสั่งSort Largest to Smallest (เรียงจากมากที่สุดไปหาน้อยที่สุด) ตัวอักษร
Z to A และตัวเลข 9-0 สามารถทำตามขั้นตอนดังนี้
1.1 คลิกในคอลัมน์ที่จะจัดเรียง ในตัวอย่างคอลัมน์ “ราคา”
1.2 คลิกปุ่มริบบอนแท็บ Data > Sort Largest to Smallest
1.3 จะได้ผลลัพธ์หลังจัดเรียง
การกรองข้อมูลชนิดตัวเลข
นอกจากการคัดกรองข้อมูลจากสีตัวอักษรหรือสีพื้นเซลล์แล้ว เรายังสามารถสั่งคัดกรอง
ข้อมูลด้วยการกำหนดชื่อเงื่อนไขให้กับข้อมูลที่เป็นตัวเลขได้ เช่น การสั่งคัดกรองข้อมูลของสินค้าของ
กล้องที่มีราคาขายมากกว่า 6,500 บาท ดังตัวอย่างต่อไปนี้
1.1 คลิกที่เซลล์ใด ๆ ตรงหัวรายการหรือฟิลด์“A1”
1.2 คลิกปุ่มริบบอนแท็บ Data > (Filter)
1.3 คลิกปุ่ม ตรงฟิลด์ที่ต้องการคัดกรองข้อมูลจากตัวเลข ในตัวอย่าง “ราคา”
1.4 คลิกที่คำสั่ง Number Filters (ตัวกรองตัวเลข) แล้วคลิกเลือกคำสั่ง GreaterThan...
มากกว่า) เพื่อสั่งกรองข้อมูลที่มีค่ามากกว่าค่าที่กําหนด
. การกำหนดเงื่อนไขการกรองข้อมูล
จากการกรองข้อมูลด้วย Auto Filter ชนิดตัวเลขในหัวข้อที่ผ่านมา ในแต่ละรายงาน
จะเป็นการกรองครั้งละเงื่อนไข ในหัวข้อนี้จะเป็นการนําข้อมูลที่มีอยู่กรองด้วยการกำหนดเงื่อนไขด้วย
การใช้ And (และ) หรือ Or (หรือ) ช่วยทำให้ผู้ใช้สามารถจัดกลุ่มข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว ช่วยในการ
วิเคราะห์ผลิตภัณฑ์ของเราว่ามีการเคลื่อนไหวอย่างไรบ้าง และช่วยพยากรณ์หรือคาดการณ์ผล
ประกอบการของกิจการได้ดีอีกวิธีหนึ่ง
. ยกเลิกตัวกรอง
ในกรณีที่ผู้ใช้ต้องการยกเลิกการคัดกรองข้อมูลที่กำหนดไว้ก็สามารถทำได้ด้วยวิธีการ
ง่าย ๆ ดังนี้
3.1 คลิกปุ่ม ตรงฟิลด์ที่ต้องการยกเลิกการกรอง
3.2 คลิกเลือกคำสั่ง Clear Filter From “ราคา” (ล้างตัวกรองออกจากชื่อฟิลด์)
3.3 ข้อมูลที่ใช้คำสั่ง Filter ในฟิลด์ “ราคา” ไว้จะถูกยกเลิกทันท
การสร้าง PivotTable
เมื่อพิจารณาแล้วว่าตารางข้อมูลของผู้ใช้ผ่านกฎทั้ง 3 ข้อ ในการทำ PivotTable
ดังกล่าวข้างต้น ก็สามารถลงมือสร้าง PivotTable ได้ทันทีโดยรายงานประเภท PivotTableเหมาะ
สำหรับการสร้างรายงานและวิเคราะห์ข้อมูลลักษณะซ้ำกันหลายๆรายการ เพื่อสร้างผลสรุปออกมาเป็น
กลุ่ม หากข้อมูลของคุณไม่มีซ้ำกันเลยไม่เหมาะกับการใช้คำสั่งนี้(ดวงพร เกี๋ยงคำ, 2554: 378) ดังนี้
1) คลิกเลือกข้อมูลทั้งหมดที่จะใช้สร้าง PivotTable
2) คลิกริบบอนแท็บ Insert > PivotTable
สร้างกราฟจาก PivotTable
ผู้ใช้สามารถสร้างกราฟจาก PivotTable ได้ โดยใช้คำสั่ง PivotChart และเลือกประเภทกราฟที่
ต้องการ ซึ่งหากมีการเปลี่ยนแปลงข้อมูล กราฟที่สร้างไว้ก็จะเปลี่ยนแปลงตามโดยอัตโนมัติ
นอกจากการใช้ PivotTable ช่วยในการสรุปข้อมูลจำนวนมหาศาลให้เข้าใจได้อย่างง่ายดาย
แล้ว เรายังสามารถทำการสรุปข้อมูลให้ดูน่าสนใจยิ่งขึ้นได้ด้วยการสร้างกราฟที่เรียกว่า PivotChart