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Organización y archivo de documentos :file_folder:, Papel - Coggle Diagram

- - - - Archivo informático de documentos
      - Sistema de gestión de datos
        
        ficheros
        
        logística
        
        base de datos
        
        campos
  - - - se basa en la existencia tanto de archivos activos y semiactivos descentralizados en los distintos departamentos con de un único archivo inactivo centralizado
    - - supone tener repartidos distintos archivos por cada uno de los departamentos o secciones que componen la empresa
    - - supone guardar toda la documentación en un mismo lugar
  - - - en ellos se contienen documentos que presentan a un nivel reducido de consultas, al haber concluido la operación relacionada con ellos.
    - - suelen localizarse en las sedes centrales de las empresas, almacenando documentos que rara vez son consultados, ya que no se suelen utilizar en el día a día en la empresas
    - - contienen documentos que suelen ser utilizados con cierta frecuencia
- - - - No ambiguo
        
        Comprensible
      - alfabético
        
        alfanumérico
        
        cronológico
        
        numérico
        
        geográfico
        
        temático
- - - - se basa en la implantación de una data warehouse y una data mining
    - - aplicaciones que sirven para gestionar la relación con el clientes
      - aplicaciones para el almacenamiento y proceso de información comercial
      - aplicaciones que buscan cultivar cada contacto establecido con cada cliente, independientemente del canal utilizado
    - - identificar a los clientes más rentables
      - vender de una manera mas eficaz y
        mejorar la productividad
      - reduce los costes de obtención de nuevos clientes
      - incrementar los márgenes de venta, gracias a la fidelización
      - aumenta la fidelización de los clientes
      - ayudar en la gestión de las campañas de marketing
    - - la respuesta que la empresa proporciona a los requerimientos de sus clientes debe ser lo mas rápida posible
      - la empresa ofrece múltiples alternativas de contactos a sus clientes, a fin de facilitarlo lo máximo posible
      - los datos recabados y la información elaborada a partir de ellos deben ser de calidad, veraces y relevantes
      - las tecnologías y las aplicaciones mediante las cuales se establecen los contactos entre empresa y clientes estén lo más integradas posibles
- - - - Ocultar ciertos archivos a determinados perfiles de usuarios
      - Se podran establecer programas de cifrado .
      - Para realizar copias de seguridad, para evitar perdidas accidentales de datos.
      - Determinados archivos pueden establecerse como de "solo lectura". Así se evitará su modificación indeseada.
      - Instalar en cada equipo informático un antivirus que lo proteja, asi como un firewall que evite accesos externos al equipo.
      - Establecer accesos restringidos a equipos informáticos según niveles de usuario, estableciendo contraseñas individuales.
    - - Desarrollar una auditoría de seguridad de datos con una periodicidad no superior a dos años.
      - Establecer controles tanto en la reproducción como en la correcta destrucción de copias.
      - Utilizar mecanismos que dificulten el acceso a los datos por parte de personal no autorizado.
    - - Nombra un responsable de seguridad para el archivo físico
      - establecer un sistema de archivo protegido con llaves, cámaras, cajas de seguridad...
      - Exigir secreto y confidencialidad a los trabajadores cuando al desarrollar sus funciones, tengan acceso a la información sensible.
      - Elaborar un plan de actuación ante accidentes, incendios o inundaciones
      - crear procedimientos claros de uso y manipulación de documentación
      - Establecer mecanismos que impidan la divulgación de datos cuyo conocimiento externo pudiera ocasionar perjuicios para la empresa o para terceras personas.