Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
L'optimisation de la gestion documentaire - Coggle Diagram
L'optimisation de la gestion documentaire
Définition
s'applique à tous les documents, quels que soient les supports ou les formats
comprend le tri, la recherche, le classement, la traçabilité
permet de classer la masse de documentation
doit être souple et flexible
processus complexe
doit assurer la sécurité des documents et être conforme à un plan de départ
systématiquement informatisé
Procédés de gestion
L'acquisition de la documentation
une source modifiable
exemple : un logiciel de traitement de texte
une source non modifiable
pour la consultation sur écran
les deux sources seront conservées dans deux répertoires différents
sur 2 ordinateurs différents
L'indexation
forme de plan de classement avec la conservation du support d'origine
constitué de mots clés communs à tous les acteurs d'un établissement
peut être faite par méta-donnée
facile d'utilisation
constitue la codification du document
meilleure classification
Stockage
doit être fait par le service informatique
deux documents distincts
un original en version modifiable (traitement de texte, photo)
une copie PDF
documents archivés sur des ordinateurs distincts
document sauvegardé sur un disque dur, une clé USB ou un site externe
Consultation
chacun ses droits
l'objectif est le partage de l'information à tous les personnels
Quel logiciel utilisé ?
nombreux sur le marché
onéreux et compliqués
Critères d'évaluation
la sécurité
documentation accessible à tout moment, y compris la nuit
la documentation
dématérialisée et universelle
disponible, accessible et à jour