Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
การพิมพ์และตกแต่งเอกสารด้วยโปรแกรมประมวลผลคำ Word 2019 - Coggle Diagram
การพิมพ์และตกแต่งเอกสารด้วยโปรแกรมประมวลผลคำ Word 2019
การใช้โปรแกรมประมวลผลคำ Word 2019 เบื้องต้น
Microsoft Word หรือ Word จัดเป็นโปรแกรมที่คนทั่วไปใช้กันแพร่หลาย ด้วยเป็นเพราะโปรแกรมประมวลผลคำ (Word Processing) ที่มากด้วยฟีเจอร์ต่าง ๆ มากมาย และใช้งานง่าย โดยเฉพาะ Word 2016 และ Word 2019 เป็นหนึ่งในชุดโปรแกรมสำหรับสำนักงาน ทำหน้าที่สร้างและจัดการเอกสารที่ได้รับความนิยมมาอย่างยาวนาน มีการพัฒนาและฟีเจอร์ใหม่ ๆ มาให้ผู้ใช้ได้เลือกใช้และเพิ่ม
1. การเปิดและปิดใช้งานโปรแกรม Word 2019
การเริ่มต้นเปิดใช้งานโปรแกรม Word 2019 ใน Office 365 Home หรือ Word 2019 บนระบบปฏิบัติการ Windows 10 สามารถทำได้หลายวิธี แต่ผู้เขียนขอเสนอเพียง 3 วิธี ดังต่อไปนี้
2. แถบเมนูและชุดคำสั่งในโปรแกรม Word 2019
แถบเมนูและชุดคำสั่งจะอยู่เป็นส่วนประกอบในหน้าต่างโปรแกรม Word 2019 ซึ่งจะมีความเหมือนกับหน้าต่างโปรแกรม Word 2016 แต่จะต่างกันกับ Word 2013 เพียงเล็กน้อยตรงที่ชื่อริบบอนของแท็บเมนูภาษาอังกฤษของ Word 2019 จะขึ้นต้นด้วยตัวอักษรพิมพ์ใหญ่ตามด้วยตัวอักษร
3. การใช้มุมมองต่าง ๆ ในหน้าต่างโปรแกรม Word 2019
การใช้มุมมองในหน้าเอกสารจะช่วยให้ผู้ใช้มีความสะดวกมากขึ้น ในขณะที่ใช้พิมพ์งานเอกสารประเภทต่าง ๆ โดยสามารถเลือกปรับแต่งตั้งค่าในหน้าต่างโปรแกรม Word 2019 ได้ดังต่อไปนี้
4. การย่อ/ขยายเอกสาร
ผู้ใช้สามารถปรับแต่งมุมมองให้ชัดเจนได้ขณะใช้พิมพ์งาน โดยใช้คำสั่ง Zoom เพื่อย่อหรือขยาย ซึ่งทำได้หลายวิธี ผู้เขียนขอเสนอแนะทั้ง
5. การสร้างเอกสารใหม่
เมื่อต้องการสร้างงานเอกสารใหม่ ในกรณีเปิดเข้ามาในโปรแกรมแล้ว
6. การเปิดไฟล์เอกสารที่บันทึกกลับมาใช้
ในกรณีที่ผู้ใช้มีเอกสารเก่า หรือไฟล์งานเดิมที่บันทึกไว้เรียบร้อยแล้ว ต้องการที่จะเปิดขึ้นมาใช้งาน หรือทำงานต่อ
7. การบันทึกไฟล์เอกสารแบบต่าง ๆ
หลักจากสร้างไฟล์งานเอกสารเสร็จเรียบร้อยแล้ว ก็จะต้องทำการบันทึกจัดเก็บไฟล์เอกสารเอาไว้ใช้ในอนาคต เพื่อนำกลับมาใช้ใหม่ ปรับปรุง หรือแก้ไขไฟล์
การกำหนดค่าเริ่มต้นให้กับหน้าเอกสาร
สิ่งจำเป็นที่สำคัญประการหนึ่งก่อนที่ผู้ใช้จะเริ่มทำการพิมพ์ข้อความลงไปในเอกสาร Word คือ การตั้งค่าเริ่มต้นให้กับหน้าเอกสาร ได้แก่ หน่วยวัดบนแถบไม้บรรทัด ขนาดเอกสารที่พิมพ์ ระยะขอบของเอกสาร และรูปแบบตัวอักษร เป็นต้น
1. การตั้งค่าหน่วยวัดบนแถบไม้บรรทัด
เริ่มต้นใช้งาน Word 2019 ใหม่ ๆ อาจจะมองหาเมนูของการปรับเปลี่ยนหน่วยของไม้บรรทัดด้านบนของโปรแกรมไม่เจอ ไม่รู้ว่ามันไปแอบซ่อนไว้ตรงไหน หน่วยของไม้บรรทัดนั้นมีหลายหน่วยด้วยกันให้เลือกใช้ เช่น นิ้ว ;เซนติเมตร เป็นต้น
2. การเลือกขนาดเอกสาร
ปกติขนาดหน้าเอกสารที่ผู้ใช้ทำการเลือกขึ้นมาใช้งานนั้น โปรแกรม Word 2019 จะกำหนดขนาดเอกสารเริ่มต้นให้มาเรียบร้อยแล้วเป็นขนาด A4 โดยอัตโนมัติ ซึ่งผู้ใช้สามารถปรับเปลี่ยนขนาดกระดาษใหม่ได้เองตามความต้องการ
3. การกำหนดระยะขอบเอกสาร
การกำหนดระยะขอบเอกสารนั้น จะมีผลโดยตรงเมื่อผู้ใช้สั่งพิมพ์หน้าเอกสารออกทางเครื่องพิมพ์ หากพบว่าระยะขอบเอกสารที่แคบเกินไป ไม่มีพื้นที่เหลือให้เข้าเล่มได้ ดังนั้นผู้ใช้จึงควรกำหนดระยะขอบเอกสารที่เหมาะสมกับเอกสารนั้น ๆ
4. การตั้งค่าแนวเอกสาร
การตั้งค่าแนวเอกสาร เป็นการเปลี่ยนแนวเอกสารจากแนวตั้งเป็นแบบแนวนอน โดยปกติเอกสารแบบแนวนอนจะนิยมใช้กับข้อมูลแบบตารางขนาดใหญ่ ผู้ใช้สามารถเลือกจัดการวางแนวของหน้าเอกสารได้ 2 ลักษณะ คือจัดวางแบบ Vertical (แนวตั้ง) หรือ Horizontal (แบบแนวนอน) สำหรับเอกสารทั้งหมดหรือบางส่วนก็ได้ ซึ่งเมื่อเปลี่ยนการวางแนวแล้ว หน้าเอกสารที่ออกแบบไว้ล่วงหน้าจะเปลี่ยนรูปแบบการวางแนวให้กับเอกสารตามที่เลือกด้วย
5. การกำหนดระยะห่างระหว่างบรรทัด
ระยะห่างระหว่างบรรทัด เป็นการกำหนดความห่างของแต่ละบรรทัดที่ผู้ใช้พิมพ์ในเอกสาร ซึ่งต้องกำหนดระยะห่างระหว่างบรรทัดปกติเท่ากับ 1 Single (1 บรรทัด) และระยะห่างก่อนและหลัง เท่ากับ 0 pt
6. การกำหนดรูปแบบตัวอักษร
ในการสร้างเอกสาร ก่อนทำการป้อนข้อมูลต่าง ๆ ลงไป เพื่อให้เอกสารมีความสวยงาม และสมบูรณ์มากขึ้น ควรมีการกำหนดรูปแบบของตัวอักษรให้ตรงกับความต้องการในการนำไปใช้งาน ซึ่งในตัวอย่างนี้จะกำหนดใช้ฟอนต์ “TH SarabunPSK ” เป็นตัวอักษรเริ่มต้นในการพิมพ์
การพิมพ์ข้อความในโปรแกรม Word 2019
หลังจากผู้ใช้ได้กำหนดค่าเริ่มต้นให้กับหน้าเอกสารเรียบร้อยแล้ว หากต้องการสร้างไฟล์งานในเอกสาร ด้วยการเริ่มต้นพิมพ์ข้อความลงในเอกสารตามที่ต้องการแล้ว จากนั้นผู้ใช้จำเป็นต้องศึกษาทำความเข้าใจเกี่ยวกับหลักการพิมพ์ แก้ไข ลบ และการใช้แป้นพิมพ์คีย์ลัดสำหรับจัดการกับข้อความ รวมทั้งการตรวจทานเอกสารหลังการพิมพ์ โดยมีรายละเอียดดังต่อไปนี้
1. การพิมพ์ แก้ไข และลบข้อความ
ในหน้าต่างเอกสารโปรแกรม Word 2019 จะแสดง Curser (เคอร์เซอร์) กะพริบอยู่ซึ่งมีหมายความว่า สามารถพิมพ์ข้อความทั้งภาษาไทย ภาษาอังกฤษ ตัวเลข หรือข้อมูลต่าง ๆ ลงไปในเอกสารได้ทันที
2. คำสั่งที่ใช้ในงานพิมพ์บ่อย ๆ
ผู้เขียนจะสรุปคำสั่งที่มีการใช้งานบ่อย ๆ สำหรับพิมพ์งานเอกสารในโปรแกรม Word 2019 ด้วยกรณีศึกษา
3. การใช้งานแป้นพิมพ์คีย์ลัด ในการจัดการข้อความ
ผู้เขียนได้รวบรวมการใช้งานแป้นพิมพ์คีย์ลัดที่ครอบคลุมการใช้โปรแกรม Word 2019 ซึ่งผู้เขียนได้นำแป้นพิมพ์คีย์ลัดเฉพาะคำสั่งที่สำคัญมานำเสนอ เพื่อให้ผู้ใช้สามารถใช้เลือกใช้งานโปรแกรมได้อย่างผู้ชำนาญ
4. การพิมพ์ด้วยกล่องข้อความ
Text box (กล่องข้อความ) เป็นวัตถุที่ผู้ใช้สามารถเพิ่มลงในเอกสาร ซึ่งช่วยให้สามารถใส่และพิมพ์ข้อความได้จากทุกที่ด้วยไฟล์ของเครื่องคอมพิวเตอร์ กล่องข้อความอาจเป็นประโยชน์สำหรับการวาดความสนใจไปยังข้อความที่เฉพาะเจาะจงและยังใช้ประโยชน์เมื่อต้องการย้ายข้อความไปส่วนต่าง ๆ ในเอกสาร มีรายละเอียดการใช้คำสั่ง
5. การค้นหาและแทนที่ข้อความที่พิมพ์
การค้นหาและการแทนที่ข้อความนี้ ในโปรแกรม Word 2019 จะทำงานทั้ง 2 ลักษณะคู่กันเสมอ ซึ่งมักถูกใช้งานในกรณีที่ต้องการแก้ไขข้อความในเอกสาร แต่ไม่ทราบว่าข้อความที่ต้องการ
การจัดการข้อความในเอกสาร
ในการสร้างเอกสารขึ้นมาแล้ว หลังจากที่พิมพ์ข้อมูลต่าง ๆ ลงไป เพื่อให้เอกสารมีความสวยงาม และสมบูรณ์มากขึ้น ควรมีการกำหนดรูปแบบของเอกสารให้ตรงกับความต้องการก่อนนำไปใช้งาน
1. การจัดรูปแบบตัวอักษรในเอกสาร
ในระหว่างการพิมพ์เอกสาร ถ้าหากผู้ใช้มีความต้องการจัดเอกสารให้อยู่ในรูปแบบที่กำหนด โปรแกรม Word 2019 ก็มีแท็บคำสั่งมากมายคอยช่วยอำนวยความสะดวกในการจัดรูปแบบดังกล่าว เช่น การจัดข้อความให้อยู่ชิดซ้าย ชิดขวา หรือกึ่งกลาง การตกแต่งรูปแบบอักษร การเปลี่ยน
2. กำหนดระยะห่างระหว่างตัวอักษร
การเลือกขยาย หรือบีบ จะดัดแปลงระยะห่างระหว่างตัวอักษรที่เลือกทั้งหมดให้เป็นระยะเดียวกัน การจัดช่องไฟจะดัดแปลงระยะห่างระหว่างคู่อักษรที่ระบุ โดยในบางกรณีจะลดและบาง
3. การเน้นตัวใหญ่ขึ้นต้น
ในย่อหน้าแรกของเอกสาร เช่น หนังสือพิมพ์วารสาร ส่วนใหญ่จำทำตัวอักษรตัวแรกเป็นตัวอักษรใหญ่ เพื่อให้สะดุดตา และดึงดูดความสนใจ
