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GESTÃO DE PROJETOS - Coggle Diagram

- - - - Quem ocupa posições de liderança nas empresas deve buscar compreender melhor o ciclo de vida em projetos
      - o tomador de decisão deve atentar-se para evitar e corrigir quando da ocorrência de errose imprecisões em uma gestão de projetos
      - É necessária a compreensão do ciclo de vida do projeto e seu monitoramento constante, de modo a certificar-se de que está tudo conforme o planejado.
        
        Todo projeto tem um final bem definido, e é importante observar que da mesma maneira que cada projeto é único, cada empresa possui seu processo próprio de encerramento e deve adaptar os documentos necessários conforme sua necessidade. Parte do encerramento do projeto consiste na avaliação.
        
        É composto de três partes.
        
        Com as informações do encerramento do projeto, os projetos futuros da empresa poderão obter um desempenho melhor.
        
        Cada empresa possui seu próprio processo de avaliação.
        
        É o processo mais complexo entre os demais.
      - Para planejar é preciso que os gestores e envolvidos deixem a chamada zona de conforto, e tenham um foco que o leve a diante.
        
        Podemos comparar a execução de um plano traçado durante o processo de planejamento ao ato de caminhar, seguir a rota do mapa, e chegar ao objetivo.
        
        Ao planejar, são avaliados os riscos e escolhidos os melhores caminhos e opções que permitirão que os resultados esperados sejam conquistados.
    - - Sendo essa uma dasfases mais importantes de um projeto, pois se bem definido o escopo,pode-se evitar retrabalhos futurose desta forma assegurar a melhor eficiência do projeto, evitando atrasos egastos desnecessários, inclusive a falta de recursos para realização dos processos.
        
        Para tanto,o projeto se viabiliza ao utilizarmos um objetivo“SMART” na definição de escopo, que auxilia todos os outros planos e deixaclaro qual o motivo do projeto.
        
        S-Specific (Específico): formulado de maneira específica e clara;M-Measurable(Mensurável): pode ser medido e avaliado em termos de valores sejameles monetários, em porcentagem, etc.;A-Achievable (Executável): o objetivo deve ser realizável, considerando tempo, trabalho, recursos financeiros e estrutura;R-Relevant (Relevante): ter relevância para a organização e /ou solicitante, irde encontro ao objetivo inicial que o originou, por exemplo, o planejamento estratégico da empresa;T-Time-bound (Definido no tempo): definição clara de cada etapa, começo, meio e fim.
  - - - cinco grupos de processos para a execução do projeto em si:
        •Início
        •Planejamento
        •Execução
        •Monitoramento e Controle
        •Encerramento
        
        É necessário também fazer o acompanhamento e a troca de informações constantemente durante todas as fases com todos os envolvidos,
        
        Gerenciar projetos demanda interesse, tempo, dinamismo, criatividade e boa comunicação por parte do gestor e
        
        São "Stakeholders" todas as pessoas, grupos ou organizações que possam impactar ou serem impactados pelo desenvolvimento do projeto.
        
        Visa analisar as expectativas dos envolvidos com intenção de criar meios de engajar os stakeholders.
        
        Além de uma comunicação efetiva, os gerentes de projetos devem, no tocante ao Gerenciamento das Partes Interessadas, realizar e promover:
        
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        com a finalidade de sanar rapidamentequaisquer problemas ou dificuldades que possam interferir negativamente na implantação do projeto e consequentemente no resultado final do projeto.
        
        processo de planejar projetos Podemos comparar o processo de planejar ao ato do cartógrafo. Ou seja, é desenhar o mapa para se chegar ao objetivo.
        
        O gestor que pretende implementar um projeto, precisa antes executar um bom planejamento de ações futuras e dos objetivos almejados.
        
        Ogerenciamento de projetos, porém,compõe-se dez áreasde conhecimento, apresentados na seguinte ordem:
        
        1.Gerenciamento da Integração
        2.Gerenciamento de Escopo
        3.Gerenciamento de Custos
        4.Gerenciamento de Qualidade
        5.Gerenciamento das Aquisições
        6.Gerenciamento de Recursos Humanos
        7.Gerenciamento das Comunicações
        8.Gerenciamento de Risco
        9.Gerenciamento de Tempo
        10.Gerenciamento das Partes Interessadas
        
        No meio corporativo, com altos custos de produção e a formação de um novo perfil de consumidor cada vez mais exigente, com maior conhecimento de suas possibilidades de compra e menos fiel a marcas, não ter um plano de ação para alcançar novos resultados é simplesmente parar de competir e,em pouco tempo,a empresa cairá no ostracismo e consequentemente irá à falência.
        
        Dessa forma,além de necessário saber aonde a empresaquer chegar, o gestor precisa ter ao menos um plano de ação e saber como agir. Para elaborar um plano de ação, é necessária a coleta de informações pertinentes ao objetivo almejado.
        
        Gerenciando os riscos, buscamos prevenir os acontecimentos que possam impactar negativamente nos projetos, buscando antecipar possíveis respostas para pontos de vulnerabilidade do projeto
        
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        Com informações confiáveis,é possível traçar possibilidades de execução,esem informações reais, a atividade de planejamento será invalidada e apenas gerará custos para a empresa, além de outros prejuízos como a desmotivação da equipe
        
        De todos os recursos disponíveis em um projeto, o tempo sempre será considerado crítico, pois sabemos que o tempo passa independente se existe ação ou inatividade na empresa.
        
        Elaborar um cronograma é uma forma visual de apresentar a sequência das atividades dentro de um projeto.
        
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- - - - Nesta fase, além de pensar no objetivo a ser atingido, também são mensuradas as necessidades e possibilidades existentes dentro da organização e aquelas que podem ser buscadas fora.
      - É o momento de identificar o que deve ser feito e pensar na melhor estruturaçãopara que a elaboração do projeto seja mais assertiva,definindo ainda a missão e os objetivos do projeto.
        
        Esta etapa do gerenciamento de escopo gera a EAP -Estrutura Analítica do Projeto,um documento muitoimportante para o projeto, em quese encontra todo o trabalho que deverá ser realizado em um projeto e apresentaapenas os resultados objetivados e não as atividades.
        
        Uma característica especial da EAP é que não deve conter nenhum verbo; outra é a criação de um dicionário próprio, o Dicionário EAP, queapresenta informações tais como o nome do solicitante ou para quem se destina, incluindo sua descrição detalhada e qual o critério de aceitação.
        
        Sobre os processos existentes na fase do Gerenciamento de custos, analise as afirmativas a seguir:
        
        Planejamento do gerenciamento de custos: indicação da política que será seguida para estimar custos, realizar orçamentos e fazer os controles.
        
        Estabelecer um orçamento: determinar uma base ou teto (limite) para os custos de cada atividade
        
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        O Guia PMBOK® orienta quatro processos que visam facilitar as tarefas para a pessoa que exercerá o papel de comprador no projeto.
        
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        Sobre os processos existentes na fase do Gerenciamento de custos,
        
        Planejamento do gerenciamento de custos: indicação da política que será seguida para estimar custos, realizar orçamentos e fazer os controles;
        
        Estabelecer um orçamento: determinar uma base ou teto (limite) para os custos de cada atividade
        
        Controlar o orçamento: realizando a apuração do que já foi feito avaliando se está dentro do que foi previsto. E quando preciso também replanejar o orçamento, caso seja necessário, a fim de mantê-lo dentro das estimativas iniciais.
        
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        Sobre o Gerenciamento da Qualidade
        
        A área de gerenciamento da qualidade tem como função estabelecer diretrizes que identifiquem e expliquem o que é considerado qualidade
        
        Não é preciso ir longe para encontrar gestores que não utilizam nenhum processo de gerenciamento da qualidade em seus projetos. Tal deslize invariavelmente resulta em perda de qualidade total de entrega do resultado, e ao deixar as rédeas soltas, não existirá um padrão único que determine o que é considerado qualidade aceitável no projeto.
        
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        O uso da ferramenta Matriz RACI, dentro do Gerenciamento de Recursos Humanos, auxilia o gestor na execução de suas tarefas nesta área do projeto.
        
        Os organogramas do projeto, plano para mobilização de pessoal, calendário dos recursos e necessidades de treinamento.
        
        Apresenta programa de recompensa e reconhecimento, plano de segurança para os recursos, etc.
        
        O significado do nome RACI também define as atribuições e os papéis de cada envolvido.
        
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        Sobre o Gerenciamento de Recursos Humanos
        
        Envolve basicamente tudo o que está relacionado à organização da equipe do projeto.
        
        Envolve o processo de identificação e documentação de papéis, responsabilidades, habilidades necessárias, etc.
        
        É um processo de confirmação da disponibilidade dos recursos humanos e obtenção da equipe necessária para terminar as atividades do projeto.
      - Ao realizar um plano de ação,é importante a aplicação da técnica 5W2H, que funciona basicamente como uma checklistdas atividades envolvidas
        
        What: o que será feito: quais as atividades;
        Why: porque será feito: necessidade;
        Where: onde será feito: local;
        When: quando será feito: datas, início, meio,fim –prazos de execução;
        Who: por quem será feito: quem serão os responsáveis por cada atividade;
        How: como será feito: método utilizado;How much: quanto custará fazer: custo financeiro
  - - - Realizar o encerramento do projeto é também realizar a próxima negociação para um novo contrato na empresa a qual acabou de desempenhar o trabalho, ou indicação em empresas parceiras.
        
        Pode ainda ocorrer encerramento de projeto por alteração do planejamento estratégico da empresa deixando de ser viável ou importante a execução do projeto naquele momento.
        
        Ao encerrar os projetos é preciso também fazer o encerramento das atividades internas e contratos relacionados à execução do projeto, repassando às áreas operacionais todas as informações sobre o projeto concluído, para que possam dar sequência ao trabalho.
        
        Em pequenas empresas, ideias podem ser implentadas em poucas semanas, quando em empresas maiores isso pode demorar mais devido à necessidade de indivíduos envolvidos.
        
        Em uma pequena empresa, uma ideia ou projeto pode ser aplicado em poucas semanas, mas o mesmo pode demorar muito mais tempo para ser aplicado à uma empresa grande.
        
        Ao gerenciar projetos em pequenas empresas, o projeto deve dar soluções rápidas tanto externa quanto internamente.
        
        É importante envolver a equipe e explicar os benefícios do gerenciamento de projetos, apresentá-lo como aliado e como ferramenta poderosa para a organização na empresa, seja em uma de pequeno ou em uma de grande porte.
        
        Grandes empresas possuem um processo de tomada de decisão mais lento, já que possuem uma estrutura maior e uma proposta passa por diversos gestores e análises em diversas áreas antes de ser aprovada.
- - - - Ao elaborar o planejamento do gerenciamento das comunicações o responsável :
        
        Deve assegurar que toda a comunicação do projeto seja realizada de maneira eficiente e eficaz.
        
        Aproveitar canais de comunicação eficazes para se comunicar com os clientes durante as fases de análise e construção.
        
        Um gerente de projetos dedica a maior parte de seu tempo à comunicação, assim o plano de gerenciamento da comunicação em projetos deve ser desenvolvido com muita cautela e dedicação.
        
        O gerente de projetos deve desenvolver uma abordagem apropriada e um plano de comunicações do projeto com base nas necessidades de informação e requisitos das partes interessadas, e nos ativos organizacionais disponíveis.
        
        O gerente de projetos deve monitorar e controlar as comunicações no decorrer de todo o ciclo de vida do projeto para assegurar que as necessidades de informação das partes interessadas do projeto sejam atendidas.
        
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        Identificar as melhores formas de comunicação a serem utilizadas para disseminar as informações aos stakeholders do projeto.
- - - - Detalhamento do replanejamento com a implementação da mudança.
      - Encerramento da entrega ou resultado incluindo a mudança.
      - Podemos dizer que escopo é o objetivo do projeto, ou o alvo a ser atingido. Assim, escopo de projeto é o que será feito, contendo o detalhamento dos produtos e serviços necessários para realizá-los e os resultados esperados.
        
        Um escopo mal definido torna-se um Scope Creep.
        
        Mudanças não controladas. Gastos extras, são resultados de um escopo mal definido.
        
        Gold Plating é o ato de adicionar alguma funcionalidade não acordada anteriormente com o cliente.
        
        preciso realizar uma excelente definição do escopo do projeto e manter um controle efetivo de todas as solicitações de mudanças.