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Métodos básicos de arquivamento 3 - Coggle Diagram
Métodos básicos de arquivamento 3
Ideográfico ou por assunto
Profundamente conectado à compreensão e interpretação das atividades da organização, pois é baseado nos assuntos tratados em cada documento
É de difícil aplicação e mais sujeito a erros, por isso é considerado um método de aplicação complexo
Divide-se em
Alfabético
Dicionário
Enciclopédico
Numérico
Duplex
Decimal
Unitermo ou indexação coordenada
Alfabético
Quando o volume e a diversidade de assuntos da documentação a ser arquivada são pequenos, deve-se adotar um método alfabético, que poderá obedecer à ordem alfabética-dicionário ou à enciclopédica
Alfabético dicionário
Trata-se da disposição dos assuntos em ordem alfabética da sequência de letras
Alfabético enciclopédico
Os assuntos correlatos são agrupados sob títulos gerais e a disposição dos mesmos será alfabética
Surgem os primeiros esquemas de classificação
Numérico
Facilita a operação de arquivamento, pois basta marcar um número no papel para que se saiba seu local de arquivamento
É preciso a construção de um plano de classificação e de um índice alfabético para localização de cada número em assunto
Duplex
Busca estabelecer grandes classes de assuntos e subdividir as classes em subclasses e assuntos específicos
Apresenta como grande vantagem a possibilidade de abertura de classes ilimitadas e a possibilidade de expansão, não sendo necessário prever antecipadamente todas as classes e categorias
Se as classes não forem bem definidas, é possível que os documentos do mesmo assunto se encontrem arquivados em diferentes lugares
A numeração das classes e subclasses é unida por um sinal de travessão
Decimal
Considera a existência de classes principais de classificação dos documentos e uma para assuntos gerais
Desdobra essas classes em subclasses da mesma forma
A parte inteira do número é composta por 3 dígitos e a parte decimal, se existir, pode ter 1 ou + dígitos
Vantagens: o fato de que todos os assuntos relacionados com determinado tópico ficam reunidos em grupos, os números formam nomenclaturas fáceis de reter na memória e a expansão para subdivisões dos assuntos é ilimitada.
Desvantagens: há a limitação de 10 números para classificação, necessidade de se prever toda a instituição no plano de classificação e de muita atenção para o uso correto do método
Unitermo ou Indexação Coordenada
Pouco apropriado para acervos convencionais
Consiste em atribuir um número em ordem crescente a cada documento (ou grupo), de acordo com sua entrada no arquivo, sendo assinalado em local específico para isso
Com o número em mãos, o documento deve ser analisado para que nele sejam identificadas as palavras-chaves centrais como nomes, assuntos, acontecimentos, locais, objetos, etc., que serão transcritas para uma ficha índice
Tais fichas arquivadas em rigorosa ordem alfabética, poderão ser consultadas para que se verifique qual a numeração dos arquivos que tratam daqueles assuntos.