Processo de aquisição dos bens permanentes e de consumo: A modalidade de Pregão Eletrônico é a principal forma de Licitação utilizada para o alcance da proposta mais vantajosa, o qual é regido pela Lei nº 10.520/02, e regulamentado pelo do Decreto nº 5.450 de 2005, que dispõe sobre as formas de utilização do Pregão Eletrônico, proporcionando agilidade e transparência no processo, juntamente com o aumento na quantidade de empresas participantes, além da atuação dos órgãos fiscalizadores.
Outra forma de aquisição de bens e materiais se faz em casos específicos através da dispensa de licitação, porém este é restrito a processos em que não devem ser utilizados este modelo de licitação, sendo necessário para isso que se descreva ao máximo o objeto de licitação, de forma a garantir que o mesmo possua as características e funções necessárias para a boa utilização do mesmo.
Uma importante ferramenta de controle patrimonial é o Sistema Integrado de Educação (SIE), onde é registrada toda a descrição específica do bem e todos os documentos utilizados para aquisição do mesmo (empenho, nota fiscal, solicitante, data de entrada, etc.) até a instalação do mesmo no respectivo setor solicitante, sendo possível o acompanhamento de toda a vida útil dos equipamentos da instituição.
A conferência dos materiais adquiridos pelo setor de patrimônio, no momento da entrega pela respectiva empresa, utiliza-se o empenho do material juntamente com a nota fiscal do produto, sendo que se tratando de materiais específicos, solicita-se a presença de técnicos da área para que seja validado e autenticado o bem, e se o mesmo atinge a finalidade proposta.
Após, manda-se a Nota Fiscal certificada para a Divisão de Patrimônio, que verifica e encaminha para o Departamento de Contabilidade e Finanças (DCF), para que ocorra o devido pagamento e envie a plaqueta de identificação do bem. Nos casos de entrega de bens na sede em Santa Maria, os bens já vêm com as placas com a numeração de controle, bem como o registro do mesmo.
Nos casos em que os bens já vêm do Departamento de Materiais e Patrimônio (DEMAPA) com seu respectivo emplaquetamento, ao ser recebido o mesmo passa pela conferência do responsável pelo setor onde é verificado através do SIE se o número de empenho bate com o número de registro patrimonial, sendo que se tudo estiver correto, o mesmo segue para o setor que foi solicitado, sendo que o servidor que o pediu assina o termo de responsabilidade sobre o bem.
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