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Métodos básicos de arquivamento 2 - Coggle Diagram
Métodos básicos de arquivamento 2
Métodos Numéricos
Usados quando o principal elemento de referência em um documento é um número
São métodos indiretos, pois é preciso recorrer a um índice alfabético que fornecerá o número do documento ou pasta de arquivamento para localização
São 3
Método Simples
Método Cronológico
Método Dígito-Terminal
Método Numérico Simples
Utiliza-se da atribuição de um número a cada correspondente, cliente, fornecedor, etc., para arquivar os documentos a eles relacionados nessa pasta/arquivo de número que lhe corresponde
Possui grande aplicação nos arquivos especiais e arquivos especializados
O foco não é a ordem alfabética, que não precisa ser respeitada
Correspondentes eventuais devem ser arquivados em pastas "miscelânea"
Método numérico-cronológico
Muito utilizado nas repartições públicas, consiste no estabelecimento de um número para cada documento, respeitando-se rigorosamente a ordem numérica que será estabelecida em função da data de registro do documento
É um método indireto, pois é preciso ter um índice para localização de cada documento/processo
Não há necessidade de uma pasta miscelânea
Aumenta o sigilo e apresenta menor chance de erros
Método Dígito-terminal
Busca reduzir o número de erros de arquivamento ao criar grupos e subgrupos de fichas para arquivamento
Grande desvantagem é a leitura não convencional dos números, já que eles são lidos da direita para a esquerda
grupo terciário (pasta) - grupo secundário (subgrupo) - grupo
Quando um número for composto por menos de 5 dígitos, é necessário completar com zeros à esquerda para a correta ordenação
A ordem de organização dos documentos será crescente, priorizando-se o grupo primário, seguido do secundário e só depois o terciário