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L'optimisation de la gestion documentaire, Nombreux logiciels -…
L'optimisation de la gestion documentaire
Qu'est ce que la gestion documentaire permet-elle ?
Classer la masse de documentation
De qui ?
Une entreprise
Un établissement
Comment est-elle ?
Utile
Volumineuse
Réglementaire
Qu'est ce que la gestion documentaire ?
Elle s'applique à tous supports, formats de documents.
Quand ?
Tout son cycle de vie
Ses objectifs
Assurer la sécurité des documents
Etre conforme à un plan de départ
Etre utilisé par plusieurs personnes/services
Certification et évaluation
Déterminer l'utilité de la GED
Visite de certification pour les établissements de santé
Suivre guide d'évaluation et répondre aux questions
Evaluation externe pour les autres établissements
Sélectionner un volume important de documents
Mise à disposition aux personnes qui évaluent
Qu'est ce qu'elle comprend ?
Triage
Recherche
Classement
Traçabilité
Procédés de gestion
Sources d'acquisitions de la documentation très vastes: mode d'emploi(dispositif médical)->documents plus volumineux (projet d'établissement)
L'acquisition a 2 sources, une modifiable : créer dans un logiciel de traitement de texte, et une source non modifiable : consultation sur écran
Les fichiers
Documents papier qu'il faut numériser et ensuite transformer en PDF
Chaîne de validation : Workflow
Validation du document, son intégration dans la base de donnée et la consultation accessible selon le droit d'accès
Indexation
Codifie le document selon son exploitation dans la base de donnée
Plusieurs méthodes
Plan de classement
Conservation du support d'origine
Métadonnées
Type, titre, auteur, date...
Constitution de mots clés
Facilité d'utilisation car mots clés communs à tous les acteurs
A partir de la pyramide, lister les mots clés et les classer
Stockage
Fait par le service informatique
Deux documents
Une copiePDF
Accessible par les utilisateurs
Un original que l'on peut modifier
Archiver sur ordinateur, et sauvegarder sur disque dur/clé USB
Consultation
Coeur de la GED
Partager l'information à tout le personnel selon le niveau de droit de chacun
Quels sont les logiciels à utiliser ?
Sous Access ( interne) puis logiciel développé spécialement pour l'établissement
Coût d'un développement spécifique inférieur à l'achat d'un logiciel particulier
Critères d'évaluation
Sécurité: document accessible à tout moment
Documentation: dématérialisée et universelle car une seule version du document dans la base
Améliorer la qualité de la prestation car mettre à jour la documentation
Aider la méthodologie collaborative de travail avec plusieurs groupes
Garantie pour les autorités d'évaluation et de contrôle car documentation accessible, et à jour
Nombreux logiciels