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Optimisation de la gestion documentaire - Coggle Diagram
Optimisation de la gestion documentaire
Définition
Elle s’applique à tous les documents, quels que
soient les supports ou formats,
Elle comprend
La recherche des documents
Le classement des documents
Tri des documents
La traçabilité des documents
Elle doit assurer la sécurité des documents et être conforme
Préparer la visite de certification ou d'évaluation
On sectionne des documents qui vont être mis à la disposition des évaluateurs/experts
Il faudra maintenir à jour (les stats; chiffres; indicateurs; etc.) jusqu'à la visite puis les archiver pour en garder une trace
Ce qui arrive
il faut suivre un
guide d’évaluation en répondant
aux questions posées et en apportant la preuve de ce qu’on avance.
Logiciel
nombreux sur le marché mais
assez onéreux et compliqués.
développement en interne est possible si les ressources existent.
Procédés de gestion
L’acquisition de
la documentation
une source modifiable (Un fichier créé dans un logiciel de traitement d texte...)
Une source non modifiable ( servira à la
consultation sur écran)
Elles seront conservées dans deux répertoire différent(et si
possible sur deux ordi sans compter la sauvegarde
L’acquisition passe également par
le filtre du décideur
Cela permet la validation du document, son intégration dans la base de données mais également le niveau de consultation accessible en fonction du droit d’accès
L’indexation
C'est la codification du document en vue de son
exploitation dans la base de donnée
Comment c'est fait?
Par métadonnées (type, titre, date, ISBN,
nom d’auteur, etc.)
Facile d'utilisation
Des mots clés dans un contexte donné
Plan de classement avec la conservation du support d'origine
Principes
utilisable par plusieurs personnes ou services différents
souple et flexible pour s’adapter au secteur de travail
Stockage
Fait par le service informatique.
sauvegarde est réalisée sur un disque dur, une clé USB
ou un site externe.
Archiver sur des ordis
Types de documents
Un original en version modifiable
de type traitement de texte
Copie PDF
accessible dans la base par les utilisateurs.
Consultation
Objectifs
Partage de l'info à tous les personnels en fonction du niveau
et droit de chacun
Idée
la consultation, l'impression soit possible sur chaque ordis
Critères d'évaluation
La sécurité
Permet de savoir si la documentation est accessible à tout moment même la nuit et dispo en cas d'urgence