Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
การพิมพ์และตกแต่งเอกสารด้วยโปรแกรมประมวลผลคำ Word 2019 - Coggle Diagram
การพิมพ์และตกแต่งเอกสารด้วยโปรแกรมประมวลผลคำ Word 2019
การจัดพิมพ์รูปแบบเอกสาร
การตั้งค่าหน่วยวัดไม้บรรทัดเป็นเซนติเมตร
1.1 การตั้งค่าหน่วยไม้บรรทัดเป็นเซนติเมตร
1) ให้คลิกปุ่มแท็บ File
2) คลิกปุ่มคำสั่ง options
3) เลือกปุ่มคำสั่ง Advanced จะปรากฏหน้าต่าง Word Option
4) เลื่อนเมาส์มาที่ปุ่มคำสั่ง Display
5) เลือกหน่วยที่ปุ่มคำสั่ง Show measurements in units of : เลือกเป็น Centimeters
6) เสร็จแล้ว คลิกปุ่มคำสั่ง OK
1.2 ตรวจสอบหน่วยของไม้บรรทัดในโปรแกรม Word 2019
1) คลิกที่ริบบอนแท็บ View > คลิกเครื่องหมายถูกหน้า Rulerเพื่อแสดง Ruler(ไม้บรรทัด) บนหน้าต่างโปรแกรม Word 2019
2) ให้สังเกตแถบไม้บรรทัดบนหน้าต่างโปรแกรม Word 2019
3) หากยังมองเห็นไม่ชัดเจน ให้คลิกที่ริบบอนแท็บ Layout > Page Setup จะแสดงหน้าต่าง Page Setup ที่มองเห็นหน่วยวัดที่ใช้ในโปรแกรม Word 2019 เป็นเซนติเมตรอย่างชัดเจน
การตั้งเค้าโครงหน้าเอกสาร
1) ให้คลิกปุ่มแท็บ Layout
2) คลิกปุ่มคำสั่ง Page setup
3) ปรากฏกล่องโต้ตอบ Page Setup
4) คลิกที่ปุ่มคำสั่ง Paper (กระดาษ) เพื่อกำหนดค่า Margins (ระยะขอบ) ตามตัวอย่าง
5) เลือกวางแนวหน้าเอกสารเป็นแบบ Portrait (แนวตั้ง)
6) Apply to (นำไปใช้กับ) เลือก Whole Document (ทั้งเอกสาร)
7) คลิกปุ่มคำสั่ง Set As Default (ค่าเริ่มต้น) > Yes
8) หลังเสร็จสิ้นการกำหนดระยะขอบเอกสาร คลิกปุ่มคำสั่ง OK
การตั้งค่าระยะห่างบรรทัด
1) ในหน้าเอกสาร Word ให้คลิกริบบอนแท็บ Home หรือ Layout
2) คลิกปุ่มคำสั่ง ParagraphSettings
3) คลิกปุ่มคำสั่ง Indentationand Spacing (การเยื้องและระยะห่าง)
4) ในกลุ่มคำสั่ง Spacing กำหนดค่าในช่อง Before: = 0 pt, After: = 0 pt
5) ในกลุ่มคำสั่ง Spacing กำหนดค่าในช่อง Line Spacing: = Single, At: = ไม่มี
6) ในกลุ่มคำสั่ง Spacing ให้เลือก Don’t add space between paragraphs of thesame style (ไม่เพิ่มช่องว่างระหว่างย่อหน้าที่มีสไลต์เดียวกัน) จากนั้นคลิกปุ่ม OK
7) หากผู้ใช้ไม่ต้องทำการตั้งค่าค่าระยะห่างบรรทัดใหม่ทุกครั้ง ให้คลิกปุ่ม Set As Default> All documents based on the Normal dotm template > OK
การกำหนดรูปแบบตัวอักษรทั้งเอกสาร
1)ในหน้าเอกสาร Word ให้คลิกเมาส์ให้เคอร์เซอร์กระพริบในหน้าเอกสาร
2) คลิกริบบอนแท็บ Home > Font
3) จะปรากฏกล่องโต้ตอบ Font
4) ในหมวด Latin text เลือก Font > TH SarabunPSK แบบ Regular (ปกติ) และขนาดตัวอักษร เท่ากับ 16
5) ในหมวด Complex scripts เลือก Font > TH SarabunPSK แบบ Regular และขนาดตัวอักษร เท่ากับ 16
6) คลิกปุ่มคำสั่ง Set As Default > All Documents Based On The Normal.dotm Template
7) คลิกปุ่มคำสั่ง OK
การแทรกหมายเลขหน้า
การแทรกเลขหน้าในโปรแกรม Word 2019 ที่ใช้ในการทำรายงานหรืองานเอกสารต่างๆนั้น แน่นอนว่าสิ่งที่ขาดไม่ได้เลยคือ “หมายเลขหน้า” เพื่อให้ผู้อ่านนั้นเปิดไปตามหมายเลขหน้านั้น ๆ ที่ได้ระบุไว้ในหน้าสารบัญของเอกสารนั้น ๆ โดยเนื้อหานี้จะเป็นการนำเสนอวิธีการแทรกเลขหน้าแบบกำหนดหน้าที่เริ่มต้นเอง ซึ่งปกติหากผู้ใช้ใส่เลขหน้าใน Word แบบทั่วไปก็จะเริ่มตั้งแต่หน้าแรกของเอกสาร แต่ตามวิธีนี้จะเลือกได้ว่าต้องการเริ่มหมายเลขหน้าตั้งแต่หน้าที่เท่าไร ยกตัวอย่างเช่น เอกสารมีทั้งหมด 10หน้า เราสามารถเริ่มหน้าที่ 1 ได้จากหน้าที่ 4 ของเอกสาร เป็นต้น
การตั้งค่าระยะของ Tab
เครื่องมือ Tabs (แท็บ) จัดเป็นคำสั่งที่สำคัญที่สุดสำหรับใช้จัดการเยื้องหรือย่อหน้าให้
ตรงกัน เพื่อกำหนดระยะห่างของย่อหน้าจากระยะขอบซ้ายหรือระยะขอบขวา ซึ่งสามารถเพิ่มหรือลดการเยื้องของย่อหน้าหรือกลุ่มคำย่อหน้าภายในเอกสารเดียวกัน เช่นเดียวกับการจัดรูปแบบย่อหน้าวิธี
อื่น ๆ จากประสบการณ์ของผู้เขียนในการจัดรูปพิมพ์แบบเอกสาร พบว่าเครื่องมือ Tabs สำคัญที่สุด เพราะสามารถจัดการเยื้องย่อหน้าให้ตรงกัน 100% และตั้งค่าการย่อหน้าได้หลาย ๆ ค่า ในบรรทัด
เดียวกัน
การพิมพ์เอกสารให้เหมือนต้นฉบับ
หลังจากผู้ใช้ได้เตรียมความพร้อมก่อนลงมือพิมพ์ข้อความใด ๆ ตามลำดับขั้นตอนที่ 1-6
เรียบร้อย ได้แก่ ตั้งค่าหน่วยไม้บรรทัดเป็นเซนติเมตร ตั้งเค้าโครงหน้าเอกสาร ตั้งระยะห่างบรรทัด กำหนด
รูปแบบอักษร แทรกหมายเลขหน้า กำหนดค่าระยะแท็บ ตามลำดับแล้ว สามารถลงมือพิมพ์ข้อความตาม
ตัวอย่างหรือตามรูปแบบเอกสารนั้น
การแทรกภาพประกอบในเอกสาร Word 2019
การแทรกรูปภาพและรูปร่าง
1.1 การแทรกรูปภาพลงในเอกสาร
การใช้รูปภาพแทรกลงไปในเอกสารจะทำให้สามารถสื่อความหมายได้ง่ายขึ้น ซึ่งในโปรแกรม Word 2019 ผู้ใช้สามารถนำรูปภาพมาแทรกในเอกสารได้3 แบบ ได้แก่แทรกไฟล์รูปภาพที่เก็บไว้ในเครื่องคอมพิวเตอร์ แทรกรูปภาพออนไลน์ และแทรกรูปภาพด้วย Screenshot สำหรับในหัวเรื่องนี้จะเน้นเฉพาะการแทรกรูปภาพด้วยScreenshot ที่ทำได้ง่ายในบางครั้งผู้ใช้ก็ต้องการใส่รูปวาดที่มีลักษณะรูปทรงแบบต่าง ๆ เพื่อใช้ประกอบเนื้อหาในเอกสาร เช่น รูปทรงสี่เหลี่ยม วงกลม เส้นตรง และเส้นโค้ง เป็นต้น โดยมีปุ่มคำสั่ง Shapes ซึ่งอยู่ในริบบอนแท็บ Insert ให้เลือกวาดรูปร่างหรือรูปทรงสำเร็จรูปต่างๆ
การจัดการรูปภาพร่วมกับข้อความ
2.1 การจัด Position (ตำแหน่ง) รูปภาพในหน้าเอกสาร
ผู้ใช้สามารถจัดตำแหน่งรูปภาพในหน้าเอกสารได้ทันที หลังจากได้แทรกรูปภาพเข้ามาแล้ว โดยเลือกวางในส่วนต่างๆ ของหน้าเอกสารด้วยคำสั่ง Position บนริบบอนแท็บ Page Layout
2.2 การจัดรูปแบบภาพด้วย Picture Styles ร่วมข้อความในเอกสารคำสั่ง Picture Styles (ลักษณะรูปภาพ) เป็นคำสั่งจัดรูปแบบที่ใช้ปรับแต่งการแสดงผลของรูปภาพให้อยู่ในลักษณะต่าง ๆ อย่างง่ายและรวดเร็ว เช่น ใส่กรอบภาพ ทำภาพให้เบลอภาพนูน สร้างเงาหรือภาพสะท้อน เป็นต้น
การใช้แถบเครื่องมือรูปภาพและรูปร่างสำเร็จรูป
3.1 แถบเครื่องมือรูปภาพ Picture Tools
ในส่วนนี้จะนำเสนอคำสั่งที่จำเป็นต้องใช้เพิ่มเติมจากการจัด Position และการTools และ Drawing Tools
การแทรกตารางในเอกสาร Word 2019
การสร้างตารางในเอกสาร
1) คลิกเลือกพื้นที่ในเอกสารที่ต้องการแทรกตารางลงไป
2) คลิกที่ริบบอนแท็บ Insert
3) จากนั้นเลื่อนเมาส์ไปที่คลิกปุ่มคำสั่งตาราง
4) จะปรากฏหน้าต่างแทรกตาราง จากนั้นเลื่อนเมาส์วางเหนือช่องตารางเล็ก ๆ เพื่อกำหนดจำนวนคอลัมน์และแถว เช่น 5*5 เป็นต้น จะแสดงตัวอย่างตารางตามขนาดที่เลือก
5) หลังจากได้ขนาดของตารางที่ต้องการ ให้คลิกเมาส์ปุ่มขวาสร้างตารางลงไปในเอกสาร
6) จะแสดงตารางที่ต้องการสร้างจริงบนเอกสารทันท
การจัดการกับข้อมูลในตารางคลิกที่เครื่องมือคำสั่ง Table Tools > Layout จะมีรายละเอียดคำสั่งย่อย ๆ ที่เกี่ยวข้อง
กับการจัดการตาราง แบ่งออกเป็นกลุ่มคำสั่ง 7 กลุ่ม
1) กลุ่มคำสั่ง Table
2) กลุ่มคำสั่ง Draw
3) กลุ่มคำสั่ง Row & Column
4) กลุ่มคำสั่ง Merge
5) กลุ่มคำสั่ง Cell Size
6) กลุ่มคำสั่ง Alignment
7) กลุ่มคำสั่ง Data
การปรับแต่งตาราง
3.1 การใส่สีสันให้กับตาราง
1) คลิกเลือกตารางที่ต้องการ โดยคลิกเมาส์เหนือปุ่มคำสั่ง เพื่อเลือกตารางทั้งหมด
2) ในกลุ่มคำสั่ง Table Tools ให้คลิกแท็บ Design
3) จากนั้นให้คลิกเลือกรูปแบบลักษณะของตารางในกลุ่มคำสั่ง Table Styles
4) หากรูปแบบลักษณะของตารางที่แสดงอยู่ไม่เพียงพอ ให้คลิกที่ปุ่มคำสั่งเพื่อเลือกรูปแบบสไตล์ของตารางทั้งหมด
5) ในตัวอย่างนี้ให้คลิกเลือกแบบ Grid Table 5 Dark-Accent 5 ก็จะแสดงตัวอย่างรูปสไตล์ของตารางที่เลือกทันท
3.2 การปรับแต่งแก้ไขลักษณะตาราง
1) คลิกเลือกตารางที่ต้องการ จากนั้นให้คลิกที่ปุ่ม เพื่อแสดงรูปแบบสไตล์ของตารางทั้งหมดขึ้นมา
2) คลิกเลือกรายการคำสั่ง Modify Table Style… (ปรับเปลี่ยนลักษณะตาราง)
3) จะปรากฏหน้าต่างโต้ตอบ Modify Style เพื่อกำหนดลักษณะตารางด้วยตนเอง
4) ให้คลิกปุ่มคำสั่ง OK
ตารางจะเปลี่ยนไปตามรูปแบบที่แก้ไขไว้ตามตัวอย่างนี้ทันที
การแสดงผลด้วยกราฟในเอกสาร Word 2019
ส่วนประกอบหลักของกราฟ
ส่วนประกอบหลักของกราฟ
ก่อนอื่นมาทำความเข้าใจกับกราฟว่ามีองค์ประกอบพื้นฐานอะไรบ้าง ซึ่งองค์ประกอบ
เหล่านี้บางอย่างแสดงขึ้นมาเป็นค่าเริ่มต้น บางอย่างสามารถเพิ่มเข้าไปได้ตามต้องการ ผู้ใช้สามารถเปลี่ยนการแสดงองค์ประกอบกราฟได้โดยการย้ายองค์ประกอบไปที่ตำแหน่งอื่นในกราฟ ปรับขนาด หรือโดยการเปลี่ยนรูปแบบ และสามารถเอาองค์ประกอบกราฟที่ไม่ต้องการแสดงออกได
การสร้างกราฟ
1) คลิกเลือกพื้นที่ในเอกสารที่ต้องการสร้างตารางลงไป
2) คลิกที่ริบบอนแท็บ Insertและที่กลุ่มคำสั่ง Illustrations ให้คลิกเลือกคำสั่ง Chart
3) จะปรากฏหน้าต่างโต้ตอบ Insert Chart (แทรกกราฟ)
4) คลิกเลือกชนิดของกราฟ ให้เหมาะสมกับข้อมูล
5) ในตัวอย่างนี้ให้คลิกเลือกประเภทกราฟหลักแบบ Pie (วงกลม) และเลือกชนิดกราฟย่อยแบบ Pie จากนั้นให้คลิกปุ่มคำสั่ง OK
6) จะปรากฏแถบเครื่องมือ Chart Toolsขึ้นมาซึ่งประกอบด้วย 2 แท็บย่อย ได้แก่ Design(ออกแบบ) และ Format (รูปแบบ) พร้อมแสดงตัวอย่างของกราฟวงกลม และหน้าต่างโปรแกรม Excel เพื่อให้ผู้ใช้ได้กรอกข้อมูลลงไป
7) ให้นำข้อมูลที่ต้องการ พิมพ์ลงในตารางโปรแกรม Excel
8) สังเกตในหน้าต่างโปรแกรมจะแสดงกราฟวงกลม โดยเปลี่ยนแปลงค่าตามข้อมูลที่พิมพ์ลงในโปรแกรม Excel ในข้อ 7
9) คลิกที่ว่างเพื่อให้ตารางโปรแกรม Excel หายไป ก็จะได้แผนภูมิวงกลมตามข้อมูลที่พิมพ์
การใช้แถบเครื่องมือปรับแต่งกราฟ
3.1 แท็บ Designแท็บ Design ส่วนใหญ่จะประกอบด้วยคำสั่งย่อยที่ใช้ในการปรับแต่งรูปแบบกราฟเป็นหลัก
3.2 แท็บ Format
แท็บ Layout จะประกอบด้วยคำสั่งย่อยๆ ที่ใช้ในการปรับแต่งรูปแบบกราฟเป็นหลัก
การพิมพ์เอกสารออกทางเครื่องพิมพ์
การตรวจสอบเอกสารก่อนพิมพ์
1) คลิกแท็บคำสั่ง File และคลิกเลือกปุ่มคำสั่ง Print
2) จะปรากฏตัวอย่างของหน้าเอกสารที่จะสั่งพิมพ์แสดงอยู่ทางด้านขวามือของหน้าต่าง
โปรแกรม สามารถปรับแถบเลื่อนเพื่อขยายดูหน้าเอกสารให้ใหญ่ขึ้นได้ หรือจะคลิกดูหน้าเอกสารถัดไปได้
3) หน้าเอกสารก็จะแสดงให้เห็นอย่างชัดเจนมากขึ้น จากนั้นหากไม่มีพบความผิดพลาด
จากการพิมพ์ ก็จะสามารถสั่งพิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์ได้ต่อไป
การพิมพ์เอกสารออกทางเครื่องพิมพ์
1) คลิกแท็บ File และคลิกเลือกปุ่มคำสั่ง Print
2) เลือกจำนวนสำเนากี่ชุด ในช่องคำสั่ง3) ในกลุ่มคำสั่ง Printer ให้เลือกยี่ห้อ/รุ่นเครื่องพิมพ์ที่ต้องการ ในกรณีที่ผู้ใช้ได้ติดตั้ง
เครื่องพิมพ์หลายเครื่อง (หากเครื่องพิมพ์ที่เลือกยังไม่เปิดเครื่องจะแสดง Offline ถ้าเปิดเครื่องอยู่จะแสดง Ready)
4) หากต้องการกำหนดคุณสมบัติของเครื่องพิมพ์เพิ่มเติม ให้คลิกที่ปุ่มคำสั่งคุณสมบัติเครื่องพิมพ์ (Printer Properties) ซึ่งเป็นการกำหนดคุณลักษณะเฉพาะของแต่ละรุ่น ยี่ห้อเครื่องพิมพ์
ซึ่งอาจแตกต่างกัน เสร็จแล้วให้คลิกปุ่มคำสั่ง OK
5) การกำหนด Settings (การตั้งค่า) ผู้ใช้งานสามารถเลือกกำหนดค่าการพิมพ์เอกสารได้ เช่น เลือกพิมพ์เฉพาะหน้าที่ต้องการ หรือพิมพ์ทั้งหมด เป็นต้น