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OPERACION DE ARCHIVOS - Coggle Diagram

- - - - solo se deben de conservar los documentos útiles
        
        desde un punto de vista administrativo, legal o fiscal, como desde una perspectiva histórica.
  - - - dentro del sistema red de archivos de la dependencia
        
        objetivos
        
        garantizar la correcta evaluación y disposición de los documentos
        
        detectar los valores de cada uno de los tipos documentales, la vigencia o prescripción en el
        
        eliminación oportuna de los materiales cuyos valores primarios hayan prescrito,
    - - transferencia secundaria de documentos inactivos
        
        principios básicos
        
        unidad de archivos de concentración
        
        La documentación irrelevante conservada deberá seguir las normas vigentes sobre la materia en el gobierno federal
        
        La depuración de documentos inactivos deberá ser realizada con el máximo cuidado y seriedad
        
        Preparados y organizados los expedientes que deban ser microfilmados
        
        Recabará la aprobación de la unidad antes de la depuración de documentos inactivos
        
        Responsable de la depuración de la documentación inactiva
        
        Elaborar un informe final de la depuración
        
        Aplicara el catalogo de disposición documental de la institución para los plazos de conservación y depuración de la documentación
        
        Llevar un registro en un calendario de caducidades
        
        Transferencia de documentación con valor permanente
        
        Llevara un registro completo y preciso de la documentacion
  - - - retiro de los documentos repetidos o inútiles dentro de un expediente
  - - - aleatorio
      - cualitativo o selectivo
      - sistemático
      - de espécimen o ejemplar
      - tamaño de la muestra
        
        Depende del tipo de información y significación de la clase o serie
        
        Mayor homogeneidad - menor muestra
        
        Mayor homogeneidad - mayor muestra
- - - - legado
      - compra
      - donación
      - deposito
      - transferencia secundaria
  - - - permite
        
        distinguirlo de otros grupos documentales semejantes
        
        que no se saquen de su contexto, se dispensen y pierdan su valor de prueba
        
        aislar cada grupo documental producido por una entidad
        
        garantizar que los documentos de un grupo documental se conserven reunidos
  - - - Todo documento tiene un lugar determinado en el grupo documental
        
        ventajas
        
        Evita la subjetividad y la interpretación en el agrupamiento de documentos.
        
        Suple las necesidades de investigación recurriendo a índices que permitan
        recuperar la información
        
        Conserva el valor de prueba y testimonial de los documentos
        
        Evita la posibilidad de dispersión de los documentos
        
        Facilita los procesos de organización y proporcionan ejes para la clasificación.
        
        estructura de la documentación
        
        estructura
        que permite el control y la recuperación de cada unidad del acervo.
        
        fondo
        
        subfondo o sección
        
        serie
        
        1 more item...
  - - - Es la elaboración de una representación exacta de la unidad de descripción y de las partes que la componen
        
        debe hacerse por niveles
        
        de lo general para continuar con lo particular y específico
      - diferencia
        
        el grado de detalle de la descripción
        
        la unidad archivística que se describe
      - instrumentos
        
        denomina cualquier descripción o instrumento de referencia o recibido por un servicio de archivos
        
        finalidad
        
        Ayudar al usuario en la consulta
        
        Facilitar al archivista el control del acervo
      - documentación histórica
        
        instrumentos
        
        inventario
        
        catalogo
        
        guía
        
        índice
    - - de un acervo
        
        facilita la localización de la información contenida
        
        Proporcionar una estructura lógica de cada fondo documental
        
        facilita la localización física de cada documento o expediente
      - de un archivo
        
        consiste en el conjunto de operaciones intelectuales y mecánicas por las que los diferentes grupos documentales se relacionan en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales
        
        fases
        
        clasificación
        
        Consiste en decidir o separar un conjunto de elementos estableciendo clases o
        series
        
        cuadros de clasificación
        
        4 more items...
        
        ordenación
        
        operaciones
        
        Desdoble o despliegue de las hojas del documento.
        
        Foliación de sus hojas
        
        Detectar los documentos mal ordenados e incorporarlos a su serie en el
        orden establecido
        
        se retiran de su orden en la serie documental,
        dejando en su lugar un “testigo”
        
        tipos
        
        cronológica
        
        alfabética
        
        numérica
        
        historia institucional