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Métodos básicos de arquivamento - Coggle Diagram
Métodos básicos de arquivamento
Método Alfabético
Método direto, do qual o documento do arquivo pode ser localizado por meio do nome da pessoa de referência, sendo o mais simples possível
Paes aponta que devem ser criadas pastas miscelânea, destinadas à guardar documentos de correspondentes eventuais e que, por serem pouco (até 5 por pessoa), não justificam a abertura de uma pasta individual
Vantagens
Método direto
Rápido
Fácil de utilizar e implementar
Barato
Desvantagens
Possibilidade de erros no arquivamento, especialmente quando o volume de documentos e seu fluxo no arquivo são grandes
13 regras de alfabetação
Regras essenciais para o método
Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome, depois o prenome
Costa, João
Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética do prenome
Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen não se separam
Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou São seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo
As iniciais abreviativas de prenomes têm precedência na classificação de sobrenomes iguais
Os artigos e preposições, tais como a, o, de, d', da, do, e, um, uma, não são considerados
Os sobrenomes que expressam grau de parentesco como Filho, Júnior, Neto, Sobrinho são considerados parte integrante do último sobrenome, mas não são considerados na ordenação alfabética
Graus de parentesco só serão utilizados na alfabetação quando servirem de elemento de distinção
Os títulos não são considerados na alfabetação. São colocados após o nome completo, entre parênteses
Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome, salvo nos casos de nomes espanhóis e orientais
As partículas dos nomes estrangeiros podem ou não ser consideradas. O mais comum é considerá-los como parte integrante do nome quando escritas com letra maiúscula.
Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome de família do pai
Nomes orientais (japoneses, chineses e árabes) são registrados como se apresentam
Nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais devem ser transcritos como se apresentam, não se considerando, porém, para fins de ordenação, os artigos e preposições que os constituem. Admite-se, para facilitar a ordenação, que os artigos iniciais sejam colocados entre parênteses após o nome
Os números arábicos, romanos ou escritos por extenso deverão aparecer no fim, entre parênteses, quando se tratar de títulos de congressos, conferências, reuniões, assembleias e assemelhados
OBS.: Monte Alegre, Monteiro ou Monte Sinai. Há 2 possibilidades (REGRAS DE ORDENAÇÃO)
Ordenação letra a letra
Ordenação palavra por palavra
Método Geográfico
Método direto
Fácil uso
Localização do documento é feita diretamente no arquivo
Preferível quando o principal elemento do documento é o seu local ou procedência. Por esta razão, costuma ser um dos métodos de arquivamento muito utilizados para correspondências, quando se sabe que a origem é o mais importante
Destaca-se as ordenações
Por estado (estado, cidade, correspondente)
As capitais devem ser alfabetadas em primeiro lugar, por estado, independente da ordem alfabética das demais cidades
É preciso o estabelecimento de guias divisórias por estados
Por cidade (cidade, estado, correspondente)
Basta seguir rigorosamente a ordem alfabética das cidades
Por país (país, cidade, correspondente)
Alfabeta-se primeiro o nome do país, seguido da capital ou outras cidades e do correspondente
Percebe-se que ele implica a ordenação por procedência e correspondente ao mesmo tempo, sendo uma grande desvantagem