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Manuales Administrativos
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Concepto
Documentos escritos que concentran elementos administrativos informando y orientando la conducta de los integrantes.
Unifican criterios de desempeño y cursos de acción orientados a cumplir con los objetivos trazados.
Normas legales, reglamentarias y administrativas establecidas en el tiempo y con relación con las funciones, procedimientos y organización
Herramienta de soporte y comunicación. Establecen objetivos, normas, políticas y procedimientos, logrando una eficiente administración.
Elementos más eficaces para la toma de decisiones, facilitan el aprendizaje y proporcionan la orientación requerida en las unidades administrativas.
Objetivos y beneficios
Asegurar y facilitar información necesaria para realizar labores encomendadas y lograr uniformidad en procedimientos
Permitir el ahorro de tiempos y esfuerzos, evitando control y supervisión innecesario.
Definir las funciones y responsabilidades
Facilitar la selección de nuevos empleados y proporcionarles los lineamientos necesarios
Facilitar la comprensión de los objetivos, políticas, estructuras y funciones
Constituir una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas y procedimientos
Fijar las políticas y establecer los sistemas
Comprender el plan de organización por parte de todos sus integrantes, así como de sus propios papeles y relaciones pertinentes.
Límitantes
Diseño y actualización con alto costo (tiempo y dinero)
Limitante de la iniciativa del personal puesto que en ocasiones son rígidos y formales
Sus objetivos pueden causar confusión por ser muy amplios en su contenido
Difíciles de interpretar y comprender, generando confusiones en las funciones.
Resistencia del personal a utilizarlos.
Los sindicatos los utilizan como herramienta para proteger sus derechos.
Casificación
Normas Y Procedimientos
Describe tareas rutinarias, a través de procedimientos que se utilizan y la secuencia lógica de actividades.
Facilitan la supervisión del trabajo, evitan la duplicidad de funciones y pasos innecesarios.
Señala normas a cumplir para la ejecución de las actividades, se complementa con diagramas, formas y formularios que se emplean en los procedimientos.
Describe cada procedimiento de trabajo y las normas que giran al rededor de él
Abarca la siguiente información: identificación, nombre, área, codificación , descripción, normas, responsable, pasos y actividades.
De puestos y funciones
Contiene las responsabilidades y obligaciones de los puestos que integran la estructura organizacional.
Usada en empresas estructuradas de manera funcional. Definen características de los puesto de trabajo, delimitando áreas de autoridad y responsabilidad.
Describe el nivel jerárquico de cada puesto, así como su relación de dependencia (lugar que ocupa el puesto dentro de la estructura)
Descripción de puestos de trabajo: identificación, nombre, área, codificación, descripción, funciones, frecuencia, perfil, nivel académico, perfil y conocimientos
De Organización
Explica aspectos de observancia general dirigidos sus integrantes para ayudarlos a conocer, familiarizarse e identificarse con la empresa
Expone la estructura, sus áreas y la relación entre ellas.
Contenido variado: historia, descripción, misión, visión, legislación, estructuras y normas.
Metodología para la elaboración
Lineamientos Lógicos
Interpretación y diseño de la información
Analizar los datos recopilados, su importancia y aporte al diseño. Confrontan los resultados donde se depura y complementa información.
Elaboración del manual
Creación del documento bajo lineamientos claros y homogéneos, lenguaje sencillo que logre la comprensión y la adecuada aplicación. Debe evitarse el uso de tecnicismos exagerados.
Recopilación de información
Tener presente el objetivo general y específicos, los términos y aspectos técnicos a usar además de definir a quienes estará dirigido
Información recopilada a través de entrevistas directas con el personal o autoridades, cuestionarios y por medio de la observación directa
Aprobación y actualización del manual
El órgano encargado de la aprobación puede ser el Gerente General, el Jefe de la dependencia, un departamento y/o comité específico para el efecto, etc.
Toda modificación y/o ampliación debe realizarse por medio de los encargados de la elaboración y diseño, y ser aprobados por el órgano competente para que tenga la validez y el respaldo necesario.
