การจัดสัมมนา
ความหมาย
การประชุมเพื่อ แสวงหาความรู้ แลกเปลี่ยนเรียนรู้และความคิดเห็น โดยมีวัตถุประสงค์หรือการศึกษาในเรื่องเดียวกัน รวมทั้งร่วม วิเคราะห์ปัญหา หาแนวทางแก้ไข และหาข้อสรุปร่วมกัน เพื่อให้เป็นประโยชน์ต่อส่วนรวมร่วมกัน
วัตถุประสงค์
เพื่อ ฝึกอบรมหรือพัฒนาให้ผู้เข้าร่วมให้มีประสิทธิภาพในการปฏิบัติงานที่สูงขึ้น
เพื่อการเพิ่มพูน ความรู้ ทักษะและประสบการณ์ แลกเปลี่ยนความคิดเห็นระหว่างผู้เข้าร่วมสัมมนา
ค้นหา แนวทางวิธีในการปฏิบัติร่วมกันเพื่อแก้ไขปัญหา หรือกาหนดนโยบายบางประการ
ทั้งนี้ย่อมขึ้นอยู่กับกระบวนการจัดการสัมมนาที่ดีควบคู่ไปด้วย
ประโยชน์
ประโยชน์ต่อตนเอง
ประโยชน์ต่อองค์กร
ช่วยเพิ่มทักษะ ความรู้ความสามารถ นาไปสู่การเพิ่มประสิทธิภาพในการ
ปฏิบัติงาน
ช่วยให้สามารถปรับตัวให้ทันกับความเปลี่ยนแปลงทางเศรษฐกิจ สังคม
เทคโนโลยี และการเปลี่ยนแปลงอ่ืนๆ
ช่วยพัฒนาบุคลิกภาพของตนเองและปรับปรุงวิธีการปฏิบัติงานให้เหมาะสมกับ
งานท่ีปฏิบัต
ช่วยให้มีความเชื่อมั่นในตนเอง พร้อมท่ีจะทางาน กล้าเผชิญปัญหา
ช่วยให้เป็นผู้รู้จักศึกษาเรียนรู้ตลอดชีวิต เป็นทรัพยากรบุคคลที่มีค่าขององค์กร
และประเทศชาต
ช่วยให้รู้จักบุคคลหรือมิตรมากขึ้น อันจะเป็นประโยชน์ต่อการประสานการ ทางานให้พัฒนาก้าวหน้าต่อไปได
ช่วยเสริมสร้างทัศนคติท่ีถูกต้องในการปฏิบัติงานของบุคลากรและเป็นท่ีพึง
ประสงค์ของหน่วยงาน
ช่วยเสริมสร้างขวัญกาลังใจในการทางานแก่ผู้ปฏิบัติงาน
ช่วยแก้ปัญหาการขาดแคลนผู้ปฏิบัติงาน โดยการเพิ่มคุณภาพของผู้ปฏิบัติงานที่
มีอยู่จากัดแทนการเพิ่มงบประมาณ หรือเพิ่มจานวนผู้ปฏิบัติงาน
ช่วยยกระดับความสามารถของบุคลากรในการปฏิบัติงานให้เป็นไปตามทิศทาง
เป้าหมาย และนโยบายขององค์การ
ช่วยเสริมสร้างความรู้ความเข้าใจ เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาที่เกิดข้ึนได
ช่วยประหยัดงบประมาณรายจ่าย
ช่วยให้บุคลากรเกิดการเรียนรู้ และมีประสบการณ์โดยมีผลกระทบต่องานที่
ปฏิบัต
ทาให้เกิดความสามัคคีในหน่วยงาน การสัมมนา และการฝึกอบรมจะทาให้
บุคลากรมีโอกาสได้แลกเปลี่ยนประสบการณ์ซึ่งกันละกัน ช่วยให้เกิดความเข้าใจกันมากยิ่งขึ้น
ช่วยเพิ่มผลผลิตในการบริหารจัดการ
องค์ประกอบ
องค์ประกอบด้านเนื้อหา
ช่ือเรื่อง
สามารถกาหนดปัญหา หาแนวทางการแก้ไขปัญหาได้อย่างเป็นระบบ
เป็นเรื่องท่ีไม่กว้าง ไม่แคบจนเกินไป ควรเป็นเรื่องที่มีขอบเขตเฉพาะเรื่อง
สามารถกาหนดปัญหา และแนวทางการดาเนินการจัดสัมมนาได้ชัดเจน
ควรเป็นเรื่องที่ต้องการศึกษาปัญหา หาแนวทางแก้ไขที่เกี่ยวข้องกับงาน หรือเรื่องที่กาลังศึกษาอยู่และเป็นเรื่องท่ีตนเองถนัด รู้แจ้ง รู้ลึกซึ้งเป็นอย่างด
มีความทันสมัยสอดคล้องกับสภาการณ์ปัจจุบัน
จุดมุ่งหมายของการจัดสัมมนา
เพื่อศึกษาและสารวจปัญหาเรื่องใดเรื่องหน่ึงที่อยู่ในความสนใจ
เพื่อให้ได้วิธีการหรือแนวทางในการแก้ปัญหาเรื่องใดเรื่องหน่ึง
เพื่อศึกษาค้นคว้าวิจัยในเรื่องที่มีความจาเป็นเร่งด่วน
เพื่อเรียนรู้ และมีการแลกเปลี่ยนผลของการศึกษาค้นคว้าวิจัยระหว่าง
ผู้เรียนที่เรียนร่วมกัน
เพื่อร่วมพิจารณาหาข้อสรุปผลรายงานการศึกษาค้นคว้าในเรื่องที่สนใจ
กาหนดการสัมมนา
ชื่อกลุ่มสาระวิชา กลุ่มบุคคลผู้ดาเนินการ หรือผู้รับผิดชอบจัดสัมมนา
ชื่อเรื่องสัมมนา
วัน เดือน ปี ที่จัดสัมมนา
สถานที่จัดสัมมนา
ผลท่ีได้จากการสัมมนา
ผู้จัดสัมมนาได้คาดหวังว่าการจัดสัมมนาจะ ทาให้ผู้เข้าร่วมสัมมนาได้รับผลประโยชน์ทั้งเชิงปริมาณและคุณภาพ จึงเป็นเรื่องที่ผู้จัดสัมมนา จะต้องมีการกาหนดผลท่ีคาดว่าจะได้รับจากการสัมมนาไว้ด้วย
องค์ประกอบด้านบุคลากร
บุคลากรฝ่ายจัดสัมมนา
คณะกรรมการอาจแบ่งออกเป็นฝ่ายต่างๆ ได้แก่ ประธาน รองประธาน เลขานุการ ฝ่าย ทะเบียน ฝ่ายเอกสาร ฝ่ายเหรัญญิก ฝ่ายพิธีการ ฝ่ายอาคารสถานที่ วัสดุอุปกรณ์ สื่อทัศนูปกรณ์ ฝ่ายอาหารและเครื่องดื่ม ฝ่ายประชาสัมพันธ์ ฝ่ายปฏิคม และฝ่ายประเมินผล
วิทยากร
บุคคลที่ทาหน้าที่เป็นผู้บรรยาย ผู้นาอภิปราย และเป็นผู้ ถ่ายทอดความรู้
ผู้เข้าร่วมสัมมนา
องค์ประกอบด้านสถานที่
ห้องประชุมใหญ่
ห้องรับรอง
ห้องรับประทานอาหารว่างมุมพักผ่อนนอกห้อง
อุปกรณ์โสตทัศนูปกรณ์
ห้องรับประทานอาหาร
อุปกรณ์เครื่องมือ
อุปกรณ์ด้านเครื่องเขียนเครื่องใช้สานักงานท่ีมีความจาเป็นมีไว้ใช้
องค์ประกอบด้านเวลา
ระยะเวลาสาหรับการเตรียมการ
การเชิญวิทยากร
วัน เวลา ที่ใช้ในการสัมมนาจะใช้กี่วัน
องค์ประกอบด้านงบประมาณ
จัดประมาณการค่าใช้จ่าย
จัดทางบประมาณรวม
ค่าใช้จ่ายต่างๆ
ลักษณะการสัมมนาที่ดี
ผู้เข้าร่วมสัมมนาทราบวัตถุประสงค์ของการสัมมนา
จัดให้มีกิจกรรมในการแก้ปัญหาร่วมกัน
จัดให้มีกิจกรรมในการเรียนรู้ร่วมกัน
จัดให้มีเวทีแลกเปลี่ยนเรียนรู้ ความคิดเห็น และข้อเท็จจริงร่วมกัน
ผู้เข้าร่วมสัมมนามีทัศนคติท่ีดีต่อปัญหา ข้อเท็จจริง ผู้เข้าร่วมสัมมนา และตนเอง
ผู้เข้าร่วมสัมมนาต้องใช้ความคิดร่วมกันในการแก้ปัญหา
มีผู้นาที่ดี
ผู้เข้าร่วมสัมมนาเป็นผู้ฟังท่ีด
ผู้เข้าร่วมสัมมนาเป็นผู้พูดที่ดี
ผู้เข้าร่วมสัมมนาทุกคนเป็นผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในการดาเนินการประชุมสัมมนาเพื่อให้
งานสัมมนาบรรลุเป้าหมาย
คุณสมบัติของผู้เข้าร่วมการสัมมนาที่ดี
บุคคลที่มีความสนใจใฝ่รู้ในปัญหา
ผู้ประสบปัญหา ต้องการแสวงหาแนวความคิดใหม่ๆ
ผู้ที่มีความมุ่งหมาย ต้องการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ซึ่ง กันและกัน
ขั้นตอนการจัดสัมมนาl
ขั้นเตรียมการสัมมนา
1.เลือกหรือแต่งตั้งผู้ดำเนินการจัดสัมมนาทางวิชาการ
2.กำหนดวัตถุประสงค์
ของการจัดสัมมนา
3.เลือกหัวข้อเรื่องที่จะทำการสัมมนา
4.จัดประเด็นของปัญหาหรือหัวข้อย่อย
5.ตกลงวิธีการสัมมนา
6.กำหนดวิทยากรบรรยายหรืออภิปราย(ถ้าจำเป็น)
7.กำหนดสถานที่และสิ่งอำนวยความสะดวก
8.กำหนดวันเวลาและตารางการสัมมนา
9.กำหนดงบประมาณที่ใช้ในการสัมมนา
10.กำหนดจิกรรมเสริมในการสัมมนา
การศึกษาดูงานนอก
สถานที่
การฉายสไลด์ ภาพยนตร์
ฟังเทป
จัดงานกิจกรรมสัมพันธ์เพื่อสร้างสัมพันธ์ไมตรีที่ดีต่อกัน
11.กำหนดวิธีการประเมินผลการสัมมนา
12.วางแผนการประชาสัมพันธ์
13.จัดทำแผนปฏิบัติงาน(กำหนดขั้นตอนการทำงานทั้งหมดและระยะเวลาท่ี
งานแต่ละอย่างจะแล้วเสร็จ)
ขั้นดำเนินการจัดสัมมนา
ฝ่ายต้อนรับ
คอยต้อนรับวิทยากรผู้ดำเนินรายการและแขกผู้มีเกียรติเมื่อมาถึง
เชิญวิทยากรเข้าสู่ห้องสมัมนา
คอยต้อนรับผู้เข้าร่วมสมัมนา และอำนวยความ สะดวกในทุกเรื่อง
จัดของขวัญ และค่าตอบแทนวิทยากร
ฝ่ายประชาสัมพันธ์
ตรวจสอบป้ายประชาสัมพันธ์
ป้ายต้อนรับวิทยากรและผู้ดำเนินรายการ
ป้ายงานสัมมนาทั้งหน้าอาคารสัมมนาและ
ห้องสัมมนา
ป้ายงานสัมมนาตามเส้นทางเข้าสู่งานสัมมนา
ฝ่ายทะเบียน
รับลงทะเบียนผู้เข้าร่วมสัมมนา
ลงชื่อ–ตามวัน–เวลาของหน่วยงานที่เข้าร่วม
สัมมนา
แจกแฟ้มเอกสาร + เอกสารการสัมมนา
ฝ่ายประเมินผล
แจกแบบประเมินผลให้แก่ผู้เข้าร่วมสัมมนาและ รวบรวมเก็บแบบประเมินผล
พิธีกร - เลขานุการ
มอบของที่ระลึกและค่าตอบแทนวิทยากร
เชิญประธานกล่าวปิดการสัมมนา(เตรียม คำ
กล่าวปิดการสัมนาให้ พร้อมเพื่อมอบให้แก่ ประธานกล่าวปิด
การสัมมนา)
ขั้นหลังการจัดสัมมนา
1.จัดพิมพ์หนังสือขอบคุณวิทยากร
2.จัดการ–การเงินเก่ียวกับหลักฐานต่างๆเช่นใบเสร็จรับเงิน
3.ประเมินผลการสัมมนา
4.จัดทำเอกสารการสัมมนา(เป็นเอกสารที่รวบรวมสาระของการดำเนินงสนทั้งหมด ตั้ง แต่โครงการ ฯ กาหนดการ คำกล่าว เปิด–ปิดของประธานการถอดเทปคำบรรยายของวิทยากรรายงาน ผลของการประชุมกลุ่มย่อย + ข้อ เสนอแนะ ผลการประเมินผลการ สัมมนาการสรุปผลค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานสัมมนา)
5.ประชุมสรุปผลการสัมมนา
6.จัดทำรายงานผลการจัดสัมมนาพร้อมเสนอเอกสารการสัมมนาต่อ ฝ่ายเลขานุการ+ฝ่ายที่เก่ียวข้องผู้บริหาร
7.จัดส่งเอกสารการสัมมนาไปให้ผู้เข้าร่วมสัมมนาหน่วยงานต่างๆที่ เก่ียวข้องรวมทั้งเก็บไวใ้นฝ่ายพัฒนาองค์กรเพื่อเป็นแนวทางในการ ปฏิบัติงานและเพื่อใช้ศึกษา–ปรับปรุง การดำเนินงานสัมมนา ให้มีประสิทธิภาพยิ่งข้ึน
อ้างอิง
Longman, C. (1981).Longman dictionary of contemporary English. England
สุรศักดิ์วงศ์สันติ. (2553). การจัดประชุมให้มีประสิทธิภาพ: ยากหรือง่าย ค้นคืนวันที่ 14 พฤษภาคม 2564. จาก http://www.npu.ac.th/General/pdf/r3.pdf