Los metadatos son datos/información, que dotan a un documento de contenido, contexto y estructura. Los documentos digitales están dotados en términos de integridad, autenticidad y disponibilidad, estos metadatos son los que identifican a los documentos, los ubican en un contexto de proceso y temporal, los describen y los hacen únicos. Los metadatos son de vital importancia, esta se describe en los siguientes puntos:
Los metadatos son de vital importancia, esta se describe en los siguientes puntos:
• Disponibilidad: Si tengo un documento electrónico y quiero recuperarlo en determinado momento ¿cómo lo busco? Por lo general mediante palabras o términos contenidos en el documento, que en un sistema de Gestión Documental son metadatos. Un documento electrónico sin metadatos o con un esquema de metadatos mal definido es un documento que no podrá ser recuperado.
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• Autenticidad: Un documento es auténtico, cuándo es lo que dice ser. Y la autenticidad se valida mediante metadatos que ubican al documento en un proceso y contexto determinado.
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• Integridad: Un documento es integro, cuando es original. Es decir, cuando el mismo no ha sido manipulado o alterado deliberadamente. La integridad se puede comprobar mediante metadatos de auditoría, es decir, los que registran cada una de las acciones que se realiza sobre los documentos. Sumado a una firma digital, que al final y más allá del concepto técnico, es otro metadato del documento.
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