Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
วิชาการวางแผนและควบคุมงานบริหาร - Coggle Diagram
วิชาการวางแผนและควบคุมงานบริหาร
บทที่ 1
แนวคิดพื้นฐานการวางแผน
1.วัตุประสงค์ที่สำคัญในการวางเเผนมี 4 ประการ
-เพื่อให้รู้ทิศทางการดำเนินงานขององค์กร
-เพื่อลดความไม่แน่นอนให้เหลือน้อย
-เพื่อลดความเสียหยอันเกิดจากการซ้ำซ้อนของงานที่ทำ
-เพื่อให้ความมาตรฐานที่ใช้ควบคุม
2.การวางแผนมีส่วนเกี่ยวข้องที่สำคัญการบริหารเวลาดังนั้น ผู้บริหารจะต้องรู้จักใช้เวลาด้วยการเเบ่งเวลาออกเป้น 3 ประเภทคือ
-ประเภทเเรก เวลาที่ใช้ไปกับหัวหน้าหรือ
ผู้บังคับบัญชาโดยตรงหรือผู้บริหารระดับที่สูงขึ้น
-ประการที่สอง เวลาที่ใช้ไปกับระบบโดยใช้ร่วมกับ
หน่วยงานอื่น
-ประเภทที่สาม เวลาที่ใช้กับตัวเองซึ่งแยกเป็นเวลาที่ใช้ในงานของตัวเองกับเวลาที่ใช้คิด
ใตร่ตรองให้งานของตัวเองดีขึ้น
3.องค์การจะต้องตอบสนองต่อความไม่แน่นอนด้วยฐานะต่าง ๆ 4 ประเภทคือ
ผู้ป้องกันตัวเองด้วยการดำเนินงานในปัจจุบันให้อยู่ในฐานะเหนือคู่แข่งขัน ผู้แสวงหาโดยการทำปัจจุบันให้ดีและพร้อมๆ กับหาตลาดใหม่ผลิตภัณฑ์ใหม่และโอกาสใหม่ ผู้วิเคราะห์โดยการระมัดระวังตัวและติดตามตรวจสอบการดำเนินงานของคู่แข่งขัน เมื่อคู่แข่งขันเปลี่ยนแปลงอย่างไรก็รีบทำตามทันทีด้วยการเลียนแบบ ผู้ตอบโต้โดยการรอคอยจังหวะที่เหมาะสมตอบโต้คู่แข่งขัน แม้จะช้าแต่แน่นอนและเสียค่าใช้จ่ายน้อยกว่า
4.การวางแผนมีประบวนการ 4 ขั้นตอนคือ การวิเคราะห์สถานการณ์ การกำหนดวัตถุประสงค์และแผนการวัตถุประสงค์แลผแผนการเลือกวัตถุประสงค์และแผนการนำไปใช้ และการตรวจสอบควบคุมให้ด าเนินไปอย่างราบรื่น
5.การแบ่งประเภทของแผนอาจมีพื้นฐานในการแบ่งหลายอย่าง แต่ที่นิยมใช้กันมากได้จากพื้นฐาน 3 อย่างคือ
-อย่างแรก การแบ่งตามระยะเวลาซึ่งแยกเป็น 3 ประเภทคือ แผนระยะยาวแผนระยะกลาง และแผนระยะสั้น
-อย่างที่สอง แบ่งตามขอบเขตของกิจกรรมที่ทำซึ่งแยกเป็นแผนกล
ยุทธ์และแผนดำเนินงาน แผนกลยุทธ์กำหนดเพื่อตอบสนองกิจกรรมรวมในระยะยาว
อย่างที่สาม แบ่งตามการนำไปใช้ซึ่งแยกเป็นแผนที่ใช้ครั้งเดียว เช่น งบประมาณ และโครงการ
6.วิธีการวางแผนแบ่งออกเป็น 3 วิธีคือ
-วิธีแรก การวางแผนจากข้างในไปข้างนอกและจากข้างนอกมาข้างใน
-วิธีที่สอง การวางแผนจากบนลงล่าง และจากล่างขึ้นบน
-วิธีที่สาม การวางแผนเพื่อความไม่แน่นอน ซึ่งแต่ละวิธีมีผลดีผลเสียด้วยกัน
7.การวางแผนแม้จะมีผลดีหลายอย่างแต่ก็อาจทำให้แผนล้มเหลวก็ได้ หากไม่อาศัย
เครื่องมือช่วยในการวางแผน เครื่อมือที่ใช้มี 3 อย่างคือ การพยากรณ์ซึ่งจะท าให้คาดคะเนเหตุการณ์ล่วงหน้าได้ การหาจุดเด่น เพื่อจะหาวิธีที่ดีที่สุดมาใช้วางแผน การให้มีส่วนร่วมในการวางแผนเพื่อให้แผนเป็นที่ยอมรับ การใช้ภาพเพื่อให้เห็นได้ชัดเจน และการใช้ที่ปรึกษาวางแผนเพื่อช่วยให้แผนซึ่งจะทำให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น
8.การวางแผนที่เชื่อมหน้าที่การบริหารระหว่างการวางแผนงานและการควบคุมอีกอย่างหนึ่งเรียกว่า การบริหารโดยยึดวัตถุประสงค์ หรือ MBO ซึ่งเป็นการวางแผนและควบคุมร่วมกันระหว่างผู้บังคับบัญชากับผู้ใต้บังคับบัญชา โดยเน้นที่ผลงานมากกว่าวิธีการ แต่ก็ต้องระมัดระวังว่าการกำหนดวัตถุประสงค์ก็ต้องชัดเจนและวัดได้จริง ขณะเดียวกัน MBO จะประสบผลส าเร็จได้ต้องรับความร่วมมือจากทุกฝ่ายทั้งผู้บริหารระดับสูงสุด ระดับกลางบังคับบัญชาและผู้ปฏิบัติงาน
บทที่2
เครื่องมือ และ เทคนิค ในการวางแผน (Planning Tools and Techniques)
โครงการตามปกติจะปฏิบัติโดยทีมงานของโครงการ ผู้ซึ่งได้รับมอบหมายเป็นการชั่วคราวในการทำโครงการและรายงานไปยังผู้จัดการ ู้จัดการโครงการจะประสานงานในส่วนงานของโครงการกับหน่วยงานแผนกอื่นๆและรายงานทุกระยะไปยังผู้จัดการที่อาวุโสกว่า จำไว้เสมอว่าโครงการเป็นสิ่ง ชั่วคราว ทีมงานที่ตั้งขึ้นโดยเฉพาะจะสลายตัวเมื่อโครงการสำเร็จตามวัตถุประสงค์ที่กำหนด เพื่อเข้าสูโครงการใหม่หรือกลับเข้าทำงานในแผนกงานเดิมหรือออกจากองค์การไป วัตถุประสงค์ของโครงการ ขั้นตอนนี้มีความสำคัญ เนื่องจากผู้จัดการและทีมงานจำเป็นต้องรู้ว่ามีกิจกรรมอะไรบ้างที่ต้องทำ สิ่งที่คาดหวังว่า จะเป็นกิจกรรมทั้งหมดในโครงการ และวิธีการที่นำไปสู่ความสำเร็จ และวิธีการที่นำไปสู่ความสำเร็จ จำนวนคนงานและวัตถุดิบที่ต้องการขั้นตอนนี้จะต้องใช้เวลาและมีความซับซ้อน โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ถ้าเป็นโครงการที่มีลักษณะเฉพาะ และไม่เคยทำมาก่อน
บทที่ 3 การกำหนดนโยบาย
การกำหนดนโยบายและแผนงานขององค์กรต่าง ๆ นั้น เป็นภาระอื่นสำคัญของผู้บริหารองค์กรทุกคน ที่จะต้องเข้าร่วมกันจัดทำและปฏิบัติให้เป็นไปตามนโยบายและแผนงานที่กำหนดไว เพื่อความเจริญก้าวหน้าขององค์กร มีนโยบายและแผนงานที่ดีเพียงอย่างเดียวไม่ใช่สิ่งสำคัญแต่ทำอย่างไรเพื่อให้สมาชิกภายในองค์กรให้ความร่วมมือสนับสนุน และเข้าร่วมกิจกรรมที่จัดขึ้นตามนโยบายและแผนงานอย่างสม่ำเสมอและต่อเนื่อง เพราะู้ามีนโยบายและแผนงานที่ดีแต่ไม่สามารูปฏิบัติได้เนื่องจากไม่มีผู้สนับสนุนและเข้าร่วมกิจกรรมตามนโยบายและแผนงานกำหนดนโยบายละแผนงานขึ้นมาก็ูือว่าประสบความล้มเหลวเช่นกัน นี่คือภารกิจที่นโยบายผู้บริหารองค์กรทุกคน
บทที่ 4 กลยุทธ์การบริหารงาน โดยเน้นเป้าหมาย และกระบวนการท างานขององค์กรเป็นหลัก
การบริหารงานโดยเน้นวัตถุประสงค์และกระบวนการในการทำงานเป็นหลัก จะช่วยให้องค์กรสามารถ
ปรับเปลี่ยนการบริหารงานให้สอดคล้องกับกลยุทธ์ที่ปรับเปลี่ยนไปในแต่ละช่วงเวลาได้ง่าย และเป็นการถ่ายโอนอำนาจเบ็ดเสร็จเด็ดขาดของการยึดติดกับหน่วยงานตนเอง ลงไปสู่การเป็นทีมงาน โครงการ
คณะกรรมการที่รับผิดชอบเป้าหมายย่อยๆ ในส่วนต่างๆ โดยใช้แนวทาง
วางแผนโดยเน้นเป้าหมายและกลยุทธ์ร่วมกัน ระหว่างกลุ่มผู้บริหาร พื่อให้เป็นเป้าหมายร่วมของทุกคนใน
องค์กร หลังจากนั้นจึงกระจายเป้าหมายร่วมดังกล่าวลงไปสู่หน่วยงานและต าแหน่งงานให้ทั่วถึงและเป็นระบบ
โดยเป้าหมายที่กระจายไปแล้วจะต้องสัมพันธ์กันทั้งในแนวดิ่ง และในแนวนอน
ฝึกอบรมโดยเน้นกลยุทธ์องค์กร เป็นการพิจารณาเลือกหน้าที่ กิจกรรมที่มีความสำคัญต่อองค์กร และการพิจารณาความรู้ ทักษะ ทัศนคติ การจัดการที่จำป็นต่อการเพิ่มคุณภาพ หรือประสิทธิผลขององค์กร แล้วจัด
ฝึกอบรมให้สอดคล้องประสานกัน
ติดตามงานโดยเน้นกระบวนการ ซึ่งจะเป็นการติดตามผลที่ได้เทียบกับเป้าหมาย และแผนงานหรือแนวทางการดำเนินงานในเดือนต่อ ๆ ไป
องค์กรสร้างแรงจูงใจในการทำงาน ของบุคลากร โดยการบริหารจัดการที่สามารถตอบสนองความต้องการของบุคลากร และสร้างแรงผลักดันให้เกิดขึ้นภายในตัวของบุคลากร เพื่อให้บุคลากรเหล่านั้นเกิดความต้องการ
ท างานด้วยความกระตือรือร้นและด้วยความพยายามเอาชนะอุปสรรคต่าง ๆ
วัดผลงานโดยเน้นผลลัพธ์สุดท้าย เป็นการสรุปผลเพื่อกำหนดระดับผลงาน โดยควรจะยึดที่ผลของงานเป็นหลัก เพื่อให้องค์กรธุรกิจมีผลประกอบการที่ดีในวันนี้ ซึ่งการประเมินผลการปฏิบัติงานควรจะประเมินใน 3 ระดับด้วยกันคือ การประเมินผลงานขององค์กร การประเมินผลงานของแผนก/ฝ่ายในหน่วยงานและการประเมินผลงานของตำแหน่งงาน
6.จ่ายค่าตอบแทนโดยเน้นผลงานรวม โดยมีแนวทางในการกหนดค่าตอบแทนที่สำคัญคือ กำหนดระเบียบปฏิบัติ เกี่ยวกับการด าเนินการบริหารค่าจ้างเงินเดือน ทบทวนประเมินผลการปฏิบัติงาน และพิจารณากำหนดค่าจ้างเงินเดือนให้กับพนักงานแต่ละคน ให้แตกต่างกันไปตามความสามารถที่พิจารณาจากแต่ละคน ที่ทำได้สูงหรือต่ำกว่ามาตรฐานผลงานที่ได้กำหนดไว้
บทที่ 5
ผู้บริหาร และ การตัดสินใจ
การตัดสินใจที่ดี มีประสิทธิภาพนั้น ต้องเป็นการตัดสินใจที่มีเหตุผลมีการไตร่ตรองถึงผลดี ผลเสียของทางเลือกต่างๆ เปรียบเทียบกันโดยมีข้อมูลสนับสนุนเป็นการตัดสินใจที่มุ่งก่อให้เกิดประโยชน์ต่อองค์การหรือส่วนรวมเป็นสำคัญ มีความชอบธรรม สอดคล้องกับกฎ ระเบียบ และเป็นการตัดสินใจที่ฉับไวทันเหตุการณ์นอกจากนี้ โดยเหตุที่ปัจจุบันสภาพแวดล้อมมีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว ดังนั้นการตัดสินใจที่ดีของผู้บริหารจึงไม่ใช่เป็นเพียงการแก้ปัญหาที่สะสมกันมาในอดีตหรือปัญหาในปัจจุบันเท่านั้น แต่จะต้องวิเคราะห์แนวโน้มที่จะเกิดขึ้นในอนาคตและตัดสินใจล่วงหน้าเพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาที่จะเกิดขึ้นในอนาคต เป็นการตัดสินใจที่มีวิสัยทัศน์
บทที่6 การควบคุม
เทคนิคและวิธีการควบคุมงาน เทคนิคและวิธีการควบคุมงาน
1.การควบคุมโดยกำหนดมาตรฐานของงาน เป็นวิธีการควบคุมที่มีรูปแบบกำหนดเอาไว้อย่างมีขั้นตอนสามารถตรวจสอบได้
2.การควบคุมโดยงบประมาณ เป็นการควบคุมโดยพิจารณาจากการใช้งบประมาณเพื่อดำเนินตามแผนงานหรือโครงการ
3.การควบคุมโดยวิธีตรวจเยี่ยม เป็นวิธีการควบคุมงานที่ไม่เป็นทางการ ไม่มีรูปแบบตายตัว ดำเนินการโดยผู้บริหารอาจเดินดูหรือทักทายผู้ปฏิบัติงาน
4.การควบคุมโดยเรียงลำดับผลงาน วิธีการควบคุมงานวิธีนี้จะใช้หลักการในการพิจารณาปริมาณและคุณภาพของงานจัดเรียงลำดับตั้งแต่ระดับสูงจนถึงระดับต่ำสุด
5.การควบคุมโดยบุคลากรที่เกี่ยวข้องในองค์กร การประเมินวิธีนี้จะต้องประเมินโดยใช้เพื่อนร่วมงานเพื่อประเมินผลการปฏิบัติงานกันเอง
การกำกับดูแลติดตามตรวจสอบ ประเมินผลการดำเนินงานในส่วนต่าง ๆ ขององค์การเป็นไปตามมาตรฐาน แผน วัตถุประสงค์ เป้าหมายที่กำหนดไว้หรือไม่ หากไม่เป็นไปตามที่กำหนดไว้ ต้องมีการปรับปรุงแก้ไข และพัฒนาให้มีประสิทธิภาพ และบรรลุวัตถุประสงค์ขององค์การ
บทที่ 7ลักษณะ ความสำคัญ และประเภทของแผนและการควบคุม
แผนแบ่งตามระยะเวลา สามารถแบ่งเป็น 3 ระยะ
แผนระยะสั้น (Short – Range Plan) โดยทั่วไปจะกำหนดระยะเวลาภายใน 1 ปี แผนระยะสั้นเป็นแผนที่ได้รับการกำหนดไว้อย่างเฉพาะเจาะจง เช่น แผนงบประมาณ แผนการฝึกอบรมพนักงานใหม่ เป็นต้
แผนระยะปานกลาง หมายถึง แผนที่มีระยะเวลาปฏิบัติมากกว่า 1 ปี ตามปกติจะอยู่ในช่วง 1 - 5 ปี เช่น แผนพัฒนาเศรษฐกิจและสังคมแห่งชาติ เป็นต้น
แผนระยะยาว (Long – Range Plan) มีระยะเวลากำหนดไว้เกิน 5 ปีขึ้นไป กำหนดไว้อย่างกว้าง ๆ เพื่อให้เกิดความยืดหยุ่นหรือคล่องตัวสูง เช่น แผนการก่อสร้างสนามบินสุวรรณภูมิ และแผนการสร้างท่อส่งก๊าซไทย มาเลเซีย เป็นต้น การกำหนดระยะเวลาและแผนระยะสั้นหรือระยะยาว อาจมีความแตกต่างกันบ้าง
แผนที่ใช้ประจำ (Standing plan) หมายถึง แผนที่จัดทำขึ้น เพื่อรองรับการทำงานประจำหรืองานตามปกติขององค์การเพื่อให้งานนั้นๆบรรลุเป้าหมายที่กำหนดแผนประเภทนี้มักจะประกาศใช้เพื่อให้สมาชิกรับทราบทั่วทั้งองค์การโดยไม่กำหนดระยะเวลาสิ้นสุดของแผนเนื่องจากแผนประเภทนี้จะใช้งานอย่างต่อเนื่องไปตลอดจนกว่าจะมีการเปลี่ยนแปลงแก้ไขแผนที่ใช้ประจำกันโดยทั่วไป