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Gestion électronique de documents (GED) - Coggle Diagram
Gestion électronique de documents (GED)
La GED est un outil informatique prenant en charge directement les opérations de gestion des documents :
Le classement (constitution de dossiers)
L’indexation (association d’informations ou « attributs »)
La recherche et la restitution
Le contrôle (gestion des droits d’accès, verrouillages)
L’archivage et le stockage
La création (selon des droits d’approbation définis)
La GED regroupe toutes les techniques permettant de gérer les flux de documents qui entrent, sortent ou circulent au sein de l’entreprise. Elle s’inscrit dans un processus métier de travail collaboratif, de capitalisation et d’échanges d’informations.
Numériser un document et souhaiter ne le traiter que sous sa version numérique semble donc être une alternative pertinente. Cela permet de faciliter la recherche et garantit à l’entreprise un système d’information plus efficace et performant.
Les avantages
Facilite la communication entre les collaborateurs
Eviter la multiplication des documents pour faciliter leur mise à jour
Limiter au minimum la circulation des documents papier afin d’éviter les pertes des données
Sécuriser le stockage et l’accès aux documents et aux dossiers
Rendre l’information disponible immédiatement pour tous les utilisateurs quel que soit leur lieu de travail
Favoriser la sauvegarde des documents sensibles
Les inconvéniants
La mise en place de règles de classement est indispensable
Un changement des méthodes de travail doit être instauré au sein de l’organisation pour bénéficier de tous les avantages de la GED. Ce qui inclut souvent des formations, etc
La GED est personnalisée, donc une formule ne peut pas être utilisée pour gérer une autre activité ou pour intégrer de nouveaux flux
L’investissement dans des outils informatiques performants est nécessaire pour limiter les risques de panne
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