Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับโปรแกรมสำเร็จรูปในการทำงาน - Coggle Diagram
ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับโปรแกรมสำเร็จรูปในการทำงาน
ความหมายและความสำคัญของโปรแกรมสำเร็จรูป
โปรแกรมสำเร็จรูป เป็นโปรแกรมที่สามารถใช้กับงานหลากหลายประเภท โดยการเลือก
นำไปประยุกต์ใช้ให้เข้ากับลักษณะงานต่าง ๆ ซึ่งผู้ใช้ไม่ต้องเขียนโปรแกรมขึ้นมาใหม
ความสำคัญของโปรแกรมสำเร็จรูป
-โปรแกรมสำเร็จรูปก่อนการวางจำหน่ายในท้องตลาด
ผู้ขายมีบริการหลังการขาย การบำรุงรักษา และให้การสนับสนุนระบบอย่างต่อเนื่อง
-กรณีที่เป็นศูนย์คอมพิวเตอร์สำหรับกิจการทางด้านธุรกิจการผลิตข่าวสารต่าง ๆ
-โปรแกรมสำเร็จรูปส่วนมากใช้ภาษาระดับสูงในการเขียนหรือพัฒนาโปรแกรม ซึ่ง
ภาษาประเภทนี้สามารถนำมาใช้กับเครื่องคอมพิวเตอร์รุ่นต่าง ๆ
-ข้อมูลที่จัดทำขึ้นในโปรแกรมหนึ่งสามารถส่งไปยังอีกโปรแกรมหนึ่งได้
-รูปแบบการเรียกใช้คำสั่งของแต่ละโปรแกรมมีลักษณะคล้ายกัน
การเลือกใช้โปรแกรมสำเร็จรูปในการทำงาน
แม้ว่าในปัจจุบันจะมีโปรแกรมสำเร็จรูปที่เป็นโปรแกรมประยุกต์เพื่อใช้งานทั่วไปวางจำหน่าย หรือจะมีให้ใช้งานมากมาย อีกทั้งผู้ใช้และองค์การส่วนใหญ่ที่ใช้คอมพิวเตอร์ในการทำงานก็นิยมที่จะจัดหาโปรแกรมสำเร็จรูปมาใช้งานของตนมากกว่าที่จะทำการพัฒนาโปรแกรมประยุกต์ตัวใหม่ขึ้นมาใช้งานเอง อย่างไรก็ตามสิ่งนี้ก็ไม่ได้หมายความว่า ผู้ใช้ทุกคน หรือองค์การทุกองค์การจะประสบความสำเร็จกันทั่วหน้าในเรื่องการจัดหาโปรแกรมสำเร็จรูปมาใช้งาน
ปัญหาการเลือกใช้โปรแกรมสำเร็จรูป
การเลือกโปรแกรมสำเร็จรูปมาใช้งานในหน่วยงานเป็นเรื่องสำคัญที่ผู้ใช้หรือองค์การจะต้องให้ความสำคัญและพิจารณาอย่างรอบคอบ
-แหล่งของรายชื่อและผู้ผลิตโปรแกรมสำเร็จรูป
-ราคาของโปรแกรมสำเร็จรูป
-ความสอดคล้องและตรงความต้องการ
-ความนิยมในโปรแกรมสำเร็จรูปที่เลือก
องค์ประกอบการเลือกใช้โปรแกรมสำเร็จรูปในการทำงาน
-ปัจจัยที่ควรพิจารณาเกี่ยวกับการเลือกซื้อโปรแกรมสำเร็จรูป
-ขั้นตอนการเลือกซื้อโปรแกรมสำเร็จรูป
-เหตุผลความจำเป็นในการเลือกใช้ชุดโปรแกรมสำนักงาน Microsoft Office ในเอกสารประกอบการสอน
ประเภทของโปรแกรมสำเร็จรูป
โปรแกรมประมวลผลคำ (Word Processing Program)
เป็นโปรแกรมประยุกต์สำหรับการสร้าง แก้ไข เพิ่ม ลบ และจัดการรูปแบบเอกสาร
ทำให้เอกสารมีรูปแบบที่สวยงาม น่าสนใจ และจัดข้อมูลเป็นแฟ้มข้อมูล (File) ที่สามารถแก้ไขเพิ่มเติม
ได้ภายหลัง และสั่งพิมพ์ทางเครื่องพิมพ์ได้ด้วย
โปรแกรมตารางคำนวณ หรือโปรแกรมสเปรดชีต (Spreadsheet)
เป็นโปรแกรมที่มีความสำคัญอย่างมากในการเรียนและการทำงานในองค์กรต่าง ๆ
โปรแกรมนี้ถูกออกแบบให้สามารถใช้เก็บข้อมูลในลักษณะตาราง คำนวณได้สะดวก สร้างแบบฟอร์มของ
เอกสาร และจัดรูปแบบได้ง่าย จึงเป็นโปรแกรมที่เหมาะสำหรับการใช้งานได้หลากหลาย
โปรแกรมจัดการฐานข้อมูล (Data Base Management Program)
เป็นโปรแกรมที่ช่วยในการสร้าง หรือดูแลฐานข้อมูล เพื่อให้สามารถจัดเก็บข้อมูล
และเรียกใช้ข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว
โปรแกรมนำเสนอข้อมูล (Presentation Program)
เป็นโปรแกรมที่ใช้ในสร้างงานนำเสนอข้อมูลด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์ โดยการสร้าง
เอกสารที่ประกอบด้วยตัวอักษร
โปรแกรมด้านกราฟิก (Graphic Program)
เป็นโปรแกรมที่ที่มีเครื่องมือช่วยในการตกแต่งงานกราฟิกต่าง ๆ ซึ่งสามารถจำแนกได้เป็น 2 ประเภทย่อย คือ
1) โปรแกรมสำหรับสร้างและตกแต่งภาพ
2) โปรแกรมช่วยออกแบบ เป็นโปรแกรมที่ช่วยงานด้านการออกแบบงานต่าง ๆ
โปรแกรมด้านการติดต่อสื่อสาร (Communication Program)
เป็นโปรแกรมที่ใช้ในการติดต่อสื่อสารกับบุคคลอื่นได้สะดวก รวดเร็ว ช่วยประหยัดเวลา
1) โปรแกรมที่ใช้ในการโอนย้ายโปรแกรมหรือแฟ้มข้อมูลจากแหล่งข้อมูลในเครือข่ายอินเทอร์เน็ตมาใช้งานที่เครื่องของตนเองได้ เช่น โปรแกรม FileZilla และโปรแกรม WS-FTP เป็นต้น
2) โปรแกรมที่ใช้สนทนาพูดคุยโต้ตอบระหว่างกัน เช่น ICQ, miRC, MS Chat, Skype เป็นต้น
บทบาทของโปรแกรมสำเร็จรูป
ในปัจจุบัน ส่วนใหญ่แล้วเกิดขึ้นกับการทำงานและใช้งานในระบบสำนักงาน ซึ่งจะพบว่าโปรแกรมสำเร็จรูปมีบทบาทต่อผู้ใช้ทั่วไป ผู้ปฏิบัติงานและองค์การ ดังนี้
บทบาทในการเป็นเครื่องมือเพื่อช่วยเพิ่มประสิทธิผลของพนักงาน
บทบาทในการเป็นเครื่องมือเพื่อช่วยเพิ่มประสิทธิผลของพนักงาน
ในปัจจุบันโปรแกรมสำเร็จรูปได้เป็นเครื่องมือที่สำคัญและขาดไม่ได้ในการทำงานสำนักงานที่ใช้เพื่อเพิ่มประสิทธิผลของพนักงานให้สูงขึ้น ตัวอย่างที่สามารถเห็นได้อย่างชัดเจนจากการใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ร่วมกับโปรแกรมสำเร็จรูปเพื่อสนับสนุน เพิ่มประสิทธิผลของพนักงานในสำนักงาน
บทบาทการเป็นองค์ประกอบสำคัญในสำนักงานอัตโนมัติ
โปรแกรมสำเร็จรูปถูกนำมาใช้เป็นองค์ประกอบที่สำคัญในระบบสำนักงานอัตโนมัติ โดยปัจจุบันพบว่า ช่วยเพิ่มประสิทธิผลของคนในการทำงาน ด้วยการใช้โปรแกรมสำเร็จรูปอย่างมาก เช่น โปรแกรมประมวลผลคำ โปรแกรมตารางคำนวณ โปรแกรมบริหารฐานข้อมูล โปรแกรมนำเสนองาน และโปรแกรมอื่น ๆ จึงถูกใช้เป็นองค์ประกอบที่สำคัญในระบบสำนักงานอัตโนมัติ
บทบาทในด้านการศึกษาและให้ความบันเทิง
นอกจากบทบาทในสำนักงานแล้ว พบว่าโปรแกรมสำเร็จรูปยังมีการนำไปใช้เพื่อการศึกษาและความบันเทิงภายในครอบครัว ได้แก่ บทเรียนทางคอมพิวเตอร์ และเกมส์คอมพิวเตอร์ จนกลายไปเป็นธุรกิจซอฟต์แวร์ที่มีส่วนแบ่งการตลาดและการแข่งขันสูงมากไม่แพ้ธุรกิจซอฟต์แวร์ด้านอื่น ๆ และในปัจจุบันมีการพัฒนาเป็นเทคโนโลยีสื่อผสม หรือมัลติมีเดีย (Multimedia) ทำให้คอมพิวเตอร์สำหรับการศึกษาและความบันเทิงได้ถูกเปลี่ยนโฉมหน้าและเพิ่มบทบาทสำคัญให้ฝังลึกเป็นปัจจัยหนึ่งในชีวิตประจำวันของเรามากยิ่งขึ้น
โปรแกรมสำเร็จรูปทั่วไปสำหรับการทำงาน
โปรแกรมสำเร็จรูปทั่วไปสำหรับในการทำงาน ในเอกสารประกอบการสอนนี้จะนำเสนอเพียง 3 โปรแกรม ซึ่งสอดคล้องกับคำอธิบายรายวิชา คือ โปรแกรมสำเร็จรูปเพื่องานเอกสารและการพิมพ์ โปรแกรมสำเร็จรูปเพื่อการจัดทำตารางคำนวณ และโปรแกรมสำเร็จรูปเพื่อนำเสนองาน
โปรแกรมสำเร็จรูปเพื่องานเอกสารและการพิมพ์
โปรแกรมสำเร็จรูปเพื่องานเอกสารและการพิมพ์ เป็นโปรแกรมประยุกต์เพื่อใช้งานทั่วไปประเภทหนึ่งที่ช่วยให้ผู้ใช้คอมพิวเตอร์สามารถเปลี่ยนความคิดของตนเองในงานต่าง ๆ ให้เปลี่ยนไปอยู่ในรูปของข้อความ สื่อสิ่งพิมพ์ ทั้งนี้เพื่อให้บุคคลอื่นสามารถรับรู้ อ่าน และเข้าใจความคิดนั้น ๆ ในรูปแบบของเอกสารได้ โปรแกรมสำเร็จรูปเพื่องานเอกสารและการพิมพ์ในปัจจุบัน สามารถแบ่งออกได้เป็น 2 กลุ่ม คือ โปรแกรมประมวลผลคำแบบออฟไลน์ และโปรแกรมประมวลผลคำแบบออนไลน์
โปรแกรมประมวลผลคำแบบออฟไลน์
โปรแกรมประมวลผลคำแบบออฟไลน์ ในเอกสารนี้ผู้เขียนหมายถึง โปรแกรมประมวลผลคำที่ติดตั้งและใช้งานบนเครื่องคอมพิวเตอร์เท่านั้น ไม่สามารถทำงานแบบออนไลน์ได้
โปรแกรมประมวลผลคำแบบออนไลน์
โปรแกรมประมวลผลคำแบบออนไลน์ เป็นโปรแกรมที่ผู้ใช้สามารถใช้งานได้บนอุปกรณ์ที่หลากหลาย ทุกที่ ทุกสถานที่ ๆ เข้าถึงอินเทอร์เน็ตได้ ไม่เฉพาะเครื่องคอมพิวเตอร์เท่านั้น
โปรแกรมสำเร็จรูปเพื่อจัดทำตารางคำนวณ
โปรแกรมสำเร็จรูปเพื่อจัดทำตารางคำนวณ (Spreadsheets Package Program) เป็นซอฟต์แวร์ประยุกต์เพื่องานทั่วไปอีกประเภทหนึ่งที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถใช้คอมพิวเตอร์ในการวิเคราะห์ วางแผน หรือจัดทำสถานการณ์จำลองได้ โดยในปัจจุบันโปรแกรมสำเร็จรูปเพื่อจัดทำตารางคำนวณนี้ มีลักษณะเป็นตารางคำนวณอิเล็กทรอนิกส์ที่ทำงานบนเครื่องคอมพิวเตอร์ได้โดยง่าย และใช้เวลาไม่มากนัก หรือจัดเก็บเป็นฐานข้อมูลเบื้องต้นก็ได้เช่นเดียวกัน
โปรแกรมสำเร็จรูปเพื่อนำเสนองาน
โปรแกรมสำเร็จรูปเพื่อนำเสนองาน (Presentation Package Program) เป็นโปรแกรมจำลองการทำงานของเครื่องฉายสไลด์ โดยข้อมูลที่ใช้ในการนำเสนอจะถูกจัดเก็บอยู่ในสไลด์ (Slide) แต่ละสไลด์จะประกอบไปด้วยข้อความ กราฟ ตาราง รูปภาพ ไดอะแกรม หรือภาพเคลื่อนไหวต่าง ๆ ในลักษณะมัลติมีเดีย
