Please enable JavaScript.

Coggle requires JavaScript to display documents.

Tapahtuman suunnittelu - Coggle Diagram

- - - - valmistautuminen
      - jaettava materiaali
      - odotusten täyttäminen
      - taustoittavat lehdistötapaamiset
  - - - maksullisuus/maksuttomuus
      - sponsorit
      - kannattavuuslaskelma
    - - sama kohderyhmä, eri tuotteet
      - kirja- tiede- ruoka- antiikkimessut
      - usean järjestön yhteiskonsertit
      - tapahtumanjärjestäjillä samat kulissit eri tapahtumiin
    - - kohderyhmän mukaan
      - lehdistö, media, some
      - sisäinen tiedotus
      - suoramarkkinointi
      - tiedotussuunnitelma
- - - - konkreettinen tavoite
        
        asiakkaiden tai työntekijöiden palkitseminen
        
        myynnin edistäminen
        
        varojen keruu
      - pelkkä perinne ei riitä
      - tapahtuman lähettämä viesti yhteydessä organisaation arvoihin
      - arvovaltainen suojelija tapahtumalle
    - - tapahtumapaikka
        
        sijainti
        
        esteettömyys
        
        koristelu
        
        varustelutaso
      - tapahtuma-aika ja kesto
        
        vuodenaika
        
        arki vai loma
        
        kilpailevat tapahtumat
      - budjetti
        
        menot suhteessa tuloihin tai muuhun hyötyyn
        
        kohderyhmän mukaiset panostuskohteet budjetissa
      - luvat, teosto, loppusiivous, riskiarviot
      - tarjoilut
        
        riittävästi, riittävän usein
        
        erityisruokavaliot
        
        teemaan sopivat
        
        tervetulomalja
    - - kohderyhmän demografisen koostumuksen ja mieltymysten kartoitus
      - erityishuomio arvovieraille
      - kansainvälisille vieraille tulkkaus, maiden liput esillä
      - suuri yleisö, vai avoin tai rajattu kutsuvierasjoukko
      - oletettu osallistumisprosentti
      - informatiivinen kutsu joka vastaa tapahtuman luonnetta
        
        tapahtuman perustiedot
        
        vastauspyyntö, ruokavaliotiedustelu
        
        pukeutumiskoodi
  - - - järjestävällä organisaatiolla päävastuu tapahtuman onnistumisesta ja siitä tulevista mielikuvista
        
        koordinaatio ja tiedonkulku yhteistyökumppanien kanssa
        
        kattotapahtumassa vastuu omista asiakkaista
      - projektipäällikkö
        
        delegointi
        
        tehtävien jako ja sen varmistus että tehtävät tulevat hoidettua
        
        varasuunnitelma
        
        yksityiskohdista kiinnostuminen
        
        vision sisäistäminen ja välittäminen muille tekijöille
        
        visio tärkeämpi kuin omat mieltymykset
        
        briiffausten järjestäminen
      - isännät
        
        vastuu hyvä jakaa useille isännille
        
        pääisäntä
        
        vieraiden vastaanotto
        
        tervetulosanat
        
        apuisännät
        
        erilaisia tehtäviä pääisännän alaisuudessa
        
        juontaja isoissa tilaisuuksissa
        
        seremoniamestari pienemmissä, vapaamuotoisemmissa tilaisuuksissa
        
        tapahtuman luonteen mukaan messuisäntä, matkaisäntä, puheenjohtaja...
        
        tunnistettavuus esim. yhtenäisellä, erottuvalla vaatetuksella tai nimikyltillä
        
        etiketti, sosiaalisuus, tasapuolisuus
        
        hyvä valmistautuminen tutustumalla vieraslistaan ja tapahtuman kulkuun
        
        isäntäinfo: isäntien ohjeistus kirjallisesti tai infotilaisuudessa
    - - teema järjestäjien imagon ja arvojen mukainen, läsnä koko tapahtumassa
      - odotuksiin vastaaminen tai niiden ylittäminen
      - teemaideoita esim. vuodenkierrosta, juhlapäivistä, historiasta tai elokuvista
      - esiintyjä
        
        esiintyjävalinta voi pelastaa tai pilata koko tapahtuman
        
        korvat auki nousemassa olevien esiintyjien suhteen
        
        järjestätahoon ja teemaan sopiva
        
        hyvin informoitu tapahtuman teemasta, tavoitteista ja kohderyhmästä
        
        selkeät, päivitetyt, ei liian täyteen ahdetut esitysmateriaalit
        
        esiintyjien tiedottaminen ja hyvä vastaanotto
      - asia- tai viihdetapahtuma tai niiden yhdistelmä
      - istumista ja kuuntelemista vai aktiviteetteja
        
        aktiviteetit lisäävät elämyksellisyyttä
        
        tiimihengen kasvatus tiimiradoilla
      - juontaja tai seremoniamestari pitää tapahtuman kulusta huolta
        
        ammattilainen vai organisaation sisältä
        
        vähintään tapahtuman avaus ja päätös
        
        esittelyt
    - - suunnittelu
        
        riittävän ajoissa
        
        tilojen, esiintyjien varaaminen
        
        tapahtumabrief suunnitt'elun rungoksi
        
        käsikirjoituksen tekeminen
      - toteutus
        
        rakentaminen
        
        kenraaliharjoitukset muissakin kuin konserteissa tai teatterissa
        
        suunnitellussa aikataulussa pitäytyminen
        
        taukoja vähintään parin tunnin välein
        
        yllätyksellisyys: esiintyjä, pieni lahja tms.
        
        tekniikan toimivuus, riittävästi pistokkeita, toimiva internet jne.
        
        teemaan sopiva äänimaailma, taustamusiikkia odotteluvaiheisiin, tunnelman korostus
        
        osalistujien opastus
        
        ohjelmalehtinen
        
        paikan saavutettavuus, kuljetus
        
        ilmoittautuminen
        
        nimikortit
        
        istumajärjestyksen laatiminen
        
        turvallisuussuunitelma
      - tapahtuman jälkeen
        
        kiitokset tekijöille ja osallistuneille
        
        palaute tekijöiltä ja osallistuneilta
        
        palautteen läpikäynti, virheistä oppiminen
        
        tapahtumassa solmittujen kontaktien ja uusien asiakkuuksien hyödyntäminen