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SERVICIOS GENERALES - Coggle Diagram
SERVICIOS GENERALES
Bases y lineamientos para la administración y prestación de los servicios generales
Servicio de administración de documentos
Su objetivo es el de preservar y salvaguardar el testimonio documental de la organización
Servicio de administración de riesgos
Tiene como objetivo formular las normas y políticas para la prevención de riesgos en la organización
Servicio de fotocopiado,
enmicado y engargolado
Este servicio puede ocasionar el caos a las oficinas públicas, por lo que su prestación debe considerar precauciones extremas.
Servicios de arrendamiento mobiliario,
inmobiliario y de servicios
Se debe dar prioridad a la contratación de arrendamientos de bienes y servicios para la contingencias de salud, higiene, fenómenos climatológicas y de seguridad.
Servicio de asignación de espacios y adaptación de inmuebles
Tiene como objetivo la correcta procuración de los espacios necesarios a fin de lograr un cumplimiento de las funciones
Servicio de conservación
y mantenimiento de inmuebles
La unidad encargada de los servicios generales debe elaborar su correspondiente programa anual de remodelación y adaptación de oficinas para todos
Servicios de transportación, traslado y mensajería
Hay que tomar en cuenta el tipo de actividades que se desarrollan en la institución
Servicios de seguridad y vigilancia
Es necesario que por razones de operaciones la unidad encargada de prever los recursos necesarios para dar cumplimiento al programa de seguridad y vigilancia, por lo que ya cuenta con el personal capacitado y los dispositivos adecuados para supervisar los trabajos que realicen los particulares en el caso de requerirlo
Servicios de telefonía
Para brindar con eficiencia el servicio de telefonía hacia el interior de la institución, la unidad de servicios generales debe definir las normas técnicas para el suministro del servicio telefónico y radiotelefónico a las unidades administrativas
Factores críticos a considerar en la prestación de los Servicios Generales
Área administrativa responsable
Funciones Básicas
Planear, organizar y administrar la prestación de los diversos servicios generales.
Efectuar la prestación de servicios generales, cubrir las necesidades mínimas del personal y de las áreas que integran la organización.
Que la prestación de los servicios generales se realice de acuerdo a los programas y presupuestos establecidos.
Vigilar el uso y operación adecuado de bienes muebles e inmuebles que se destinen a la prestación de servicios generales.
Realizar el mantenimiento y conservación de los edificios, mobiliario y equipos destinados a la prestación y operación de los servicios generales.
Realizar campañas de sensibilización entre el personal de la Institución y el público usuario para que colabore en la conservación, mantenimiento y preservación de los bienes y servicios.
Supervisar que cuando el servicio sea prestado por particulares, se realice de acuerdo con los contratos u órdenes de trabajo convenidas en el marco de la normatividad al respecto.
Recursos financieros
La prestación de servicios generales en la administración pública constituye sin duda, un gasto para la institución, sin embargo, su ausencia o insuficiencia afectan más en el mediano y largo plazo el patrimonio y la propia operación de las organizaciones.
Factores críticos
Internos
carencia de recursos humanos, materiales y financieros
Externos
Permite en algunos casos la intromisión de las autoridades, federales, estatales y municipales en asuntos de índole meramente institucional
Personal competente
Es recomendable que en la prestación de los servicios generales se cuente con personal técnicamente calificado, cuyos conocimientos y aptitudes le permitan prever y superar las dificultades y obstáculos derivados de la dinámica organizacional de la institución.
Mobiliario, equipo,
máquinas y herramientas
Para la prestación de los servicios generales se requiere de instrumentos mínimos como son: mobiliarios, equipo, máquinas, herramientas y materiales. La cantidad y calidad de estos deberá estar en proporción a las necesidades y condiciones de la institución.
Marco conceptual de la administración de servicios
Disposiciones normativas que regulan la prestación de los servicios generales
Constitución Portica de los Estados Unidos Mexicanos.
Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.
Ley de Obras Públicas y Servicios relacionados con las mismas.
Ley General de Bienes Nacionales
Código Civil
Código Fiscal de la Federación.
Presupuesto de Egresos de la Federación.
Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.
Reglamento de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las mimas
Clasificador por Objeto del Gasto
Acuerdo que establece las disposiciones de productividad, ahorro, transparencia y desregulación presupuestaria en la administración pública federal.
Criterios generales para la prestación de los servicios generales
Orgánico: refiere a la necesidad de crear un a unidad administrativa responsable de cumplir con la prestación de los servicios generales.
Material: produce un resultado concreto de la prestación por la actividad de interés general que realiza.
Jurídico: condiciona la prestación y operación de un universo general, bajo los parámetros que establecen, las disposiciones legales, normativas, administrativas y financieras.
Técnico: hace referencia al procedimiento específico que requiere la prestación del servicio general como medio para satisfacer necesidades administrativas de carácter colectivo y de operación de la organización.
Institucional: determina su cumplimiento de objetivos y metas establecidos por las unidades administrativas dentro de sus programas operativos.
Calidad y profesionalización: induce las acciones para la atención y trato al público usuario de los servicio al mismo tiempo promueve la modernización de la administración pública y el desarrollo de las capacidades humanas.
Principios básicos
Generalidad: establece que todo servidor público tiene el derecho de ser usuario de los servicios generales, siempre que lo haga de conformidad con las normas que regulan su operación.
Uniformidad o igualdad: postula que en toda organización se deben prestar los servicios a todos los usuarios en igualdad de condiciones, en los términos que establece la normatividad correspondiente.
Continuidad: refiere a la importancia de una prestación de servicios ininterrumpida, para que su continuidad contribuya a la permanente satisfacción de necesidades institucionales.
Legalidad: dispone que los servicios deben apoyarse en un conjunto de normas y lineamientos contenidos en las leyes respectivas; la prestación debe ofrecerse conforme a reglas claras y precisas difundidas a todas las áreas de la institución.
Obligatoriedad: señala la obligación que tienen las áreas de administración de recursos para prestar los servicios generales a toda la organización, en tanto depositarias de esta responsabilidad y función.
Persistencia: ayuda a la satisfacción de nuevas necesidades organizacionales que plantean la dinámica de las dependencias, así como aquellas que son recurrentes.
Equidad: refiere a la necesidad de que la prestación de los servicios se lleve a cabo sin fines de lucro; sin embargo, requiere de recursos que suponen fijar criterios de carácter financiero y de control de gestión para ejercer adecuadamente las medidas de austeridad, racionalidad y disciplina presupuestal y los recursos asignados en forma equitativa y transparente.
Adaptación: apunta a que la prestación de los servicios se adapte a los nuevos escenarios y contingencias que se presentan en toda organización y las áreas que la integran (nuevas necesidades, prioridades, urgencias) para contribuir al eficiente desempeño de las actividades institucionales en particular y de la administración pública en general.
Tipos de Servicios Generales
Por las necesidades administrativas y operativas que satisfacen
Servicios Administrativos
Servicios de Transportación, Traslado y Mensajería
Servicios de Seguridad y Vigilancia
Servicios de Telefonía
Servicio de Intendencia e Higiene
Servicios de Apoyo General
Servicios de Cómputo
De acuerdo con el Clasificador por Objeto del Gasto
Servicios Básicos
Servicios de Arrendamiento
Servicios Comerciales
Servicios de Mantenimiento, Conservación e instalación
Servicios de Difusión e información
Servicios de Traslado e instalación
Servicios Oficiales
Control y Evaluación en la prestación de los servicios generales
Reportes de servicios
Los reportes de servicios no son más que el control de operaciones de la unidad administrativa; con ellos se determina el grado cuantitativo de tareas y actividades, así como la identificación y seguimiento de programas de conservación y mantenimientos y correctivos de bienes y servicios bajo su responsabilidad
Bitácora
Es un documento oficial que se utilizar para anotar las situaciones que se presente durante el desarrollo de los servicios generales, sobre todo, vehiculares y de mantenimientos de inmuebles
Notas básicas de la bitácora
La fecha de solicitud de servicio.
El área solicitante.
La descripción del servicio solicitado.
La fecha de prestación del servicio.
La descripción de los bienes requeridos para la prestación del servicio.
El estado físico de los bienes utilizados.
Horarios de inicio y término del servicio.
Insumos requeridos para la prestación del servicio (en caso de vehículos: gasolinas, aceite, etcétera; en caso de servicios de fotocopiado: toner, hojas, etcétera; en caso de servicio de mantenimiento inmobiliario: materiales eléctricos, de construcción, plomería, etcétera).
Personal responsable de realizar el servicio.
Autorizaciones y vistos buenos.
Observaciones generales de la prestación del servicio, etcétera.
Informes Calendarizados
Los informes calendarizados deben ser los instrumentos que señalen los avances alcanzados, en proceso o retrasados, de los programas de operación del área
Supervisión física
Tiene como propósito conocer las características particulares de los bienes muebles e inmuebles necesarios para la operación de los servicios generales
