Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
การพิมพ์และตกแต่งเอกสารด้วยโปรแกรมประมวลผลคำ Word 2019 - Coggle Diagram
การพิมพ์และตกแต่งเอกสารด้วยโปรแกรมประมวลผลคำ Word 2019
การใช้โปรแกรมประมวลผลคำ Word 2019 เบื้องต้น
1. การเปิดและปิดใช้งานโปรแกรม Word 2019
การเริ่มต้นเปิดใช้งานโปรแกรม Word 2019 ใน Office 365 Home หรือ Word 2019บนระบบปฏิบัติการ Windows 10 สามารถทำได้หลายวิธี แต่ผู้เขียนขอเสนอเพียง 3 วิธี ดังต่อไปน
1.1 วิธีที่ 1 คลิกปุ่มคำสั่ง Start บน Windows 10
1.2 วิธีที่ 2 ดับเบิ้ลคลิกที่สัญลักษณ์ไอคอนของโปรแกรม Word 2019 บนแถบสถานะ
1.3 วิธีที่ 2 คลิกปุ่มเมาส์ทางด้านซ้ายมือบนพื้นว่างของไดร์วใด ๆ
1.4 การปิดใช้งานโปรแกรม Word 2019
2. แถบเมนูและชุดคำสั่งในโปรแกรม Word 2019
2.1 แถบเมนูและชุดคำสั่งในหน้าต่างโปรแกรม Word 2019หลังจากผู้เปิดใช้งานโปรแกรม Word 2019 จะปรากฎแถบเมนูและชุดคำสั่งในหน้าต่างโปรแกรม
2.2 การทำงานกับแถบเครื่องมือ Ribbon (ริบบอน)
Ribbon เป็นแถบเครื่องมือหลักของโปรแกรมที่ถูกออกแบบมาเพื่อให้ง่ายต่อการใช้งาน โดยการนำเอาคำสั่งเข้ามารวมด้วยกันแล้วแบ่งออกเป็นกลุ่ม ๆ เรียกว่า Tabs ต่าง ๆ เช่น แท็บHome, Draw, Insert, Page Layout และ View เป็นต้น
3. การใช้มุมมองต่าง ๆ ในหน้าต่างโปรแกรม Word 2019
3.1 รูปแบบการ View (มุมมอง)
การแสดงมุมมองในหน้าต่างเอกสารนั้น ผู้ใช้สามารถเลือกรูปแบบมุมมองของหน้าต่างการใช้งานในแต่ละรูปแบบที่ต้องการ
3.2 การปรับแต่ง Quick Access Toolbar
ใช้สามารถปรับแต่ง Quick Access Toolbar (แถบเครื่องมือด่วน) ได้ตามต้องการโดยการเพิ่มปุ่มหรือยกเลิกปุ่มคำสั่ง
4. การย่อ/ขยายเอกสาร
ผู้ใช้สามารถปรับแต่งมุมมองให้ชัดเจนได้ขณะใช้พิมพ์งาน โดยใช้คำสั่ง Zoom เพื่อย่อหรือขยาย ซึ่งทำได้หลายวิธี ผู้เขียนขอเสนอแนะทั้ง 4 วิธี
4.1 วิธีที่ 1 คลิกปุ่ม เพื่อย่อขนาดหน้าจอภาพหรือสไลด์ให้เล็กลง
4.2 วิธีที่ 2 คลิกลากแท็บสไลด์ โดยการลากลูกศรเลื่อนไปทางซ้ายเพื่อย่อ และลากไปทางขวาเพื่อขยาย
4.3 วิธีที่ 3 คลิกปุ่ม เพื่อขยายขนาดหน้าจอภาพหรือสไลด์ให้ใหญ่ขึ้น
4.4 วิธีที่ 4 คลิกปุ่ม เพื่อกำหนดการย่อหรือขยาย แสดงหน่วยเป็นเปอร์เซ็นต
5. การสร้างเอกสารใหม่
1) ในหน้าต่างโปรแกรม Word 2019 ให้คลิกคำสั่งที่แท็บ File (แฟ้ม)
2) จะปรากฏ Microsoft Backstage ให้คลิกเลือกคำสั่ง New (รายการใหม่)
3) ทางด้านขวามือจะแสดง Available Templates (แม่แบบที่มีอยู่แล้ว) ซึ่งเป็นชนิดของเอกสารแม่แบบที่มีให้เลือกใช้งานตามต้องการ จากนั้นคลิกเลือกแม่แบบเอกสารเปล่า (Blank document)
4) คลิกที่ปุ่มคำสั่ง Blank document เพื่อทำการสร้างเอกสารว่าง ๆ
5) จะแสดงหน้าต่างเอกสารใหม่ปรากฏขึ้นมา ชื่อไฟล์เอกสารเริ่มต้นว่า Document1แต่ถ้าหากเปิดไฟล์โปรแกรมเป็นครั้งที่ 2 จะเป็นชื่อไฟล์ Document2.....n
6. การเปิดไฟล์เอกสารที่บันทึกกลับมาใช้
1) คลิกแท็บ File > Open
2) หากไฟล์งานได้เปิดใช้งานมาก่อนหน้า ให้คลิกปุ่ม Recent (เอกสารล่าสุด)ตรวจสอบดูเอกสาร ถ้ามีชื่อเอกสารที่เราจะใช้งาน ก็คลิกเปิดได้เลย
3) กรณีเอกสารไฟล์งานไม่มีใน Recent ให้คลิกเปิดจาก This PC > โดยใช้ชื่ออะไร เก็บไว้ในไดร์ฟไหน โฟลเดอร์ไหน เลือกที่อยู่ให้ถูกต้อง จากนั้นเลือกไฟล์ แล้วคลิกเปิด
7. การบันทึกไฟล์เอกสารแบบต่าง ๆ
1) คลิกที่แท็บ File จากนั้นคลิกปุ่มคำสั่ง Save (บันทึก) ในกรณีมีชื่อไฟล์เอกสารเดิมอยู่แล้ว
2) ถ้ามีการแก้ไขชื่อไฟล์ใหม่ หรือเปิดไฟล์เอกสารใหม่ครั้งแรก จะต้องทำการบันทึกเป็นชื่อไฟล์เอกสารก่อนเสมอ โดยทำการคลิกเลือกคำสั่ง Save As (บันทึกเป็น)
3) จะปรากฏกล่องโต้ตอบ Save As เพื่อทำการเลือกโฟลเดอร์จัดเก็บไฟล์ลงในเครื่องคอมพิวเตอร์
4) เลือกนามสกุลไฟล์เอกสารที่ต้องการจากรายการ Save as type : โดยปกติแล้วนามสกุลไฟล์เริ่มต้นจะเป็น .docx ในกรณีต้องการนำไฟล์ที่สร้างจากเวอร์ชัน 2019 นี้ไปใช้งานกับเวอร์ชันต่ำกว่า เช่น 2007 ลงไป ให้เลือกการบันทึกเอกสารเป็นนามสกุล Word 97 - 2003 Document นอกจากนี้ผู้ใช้สามารถเลือกไฟล์นามสกุลแบบอื่นได้ เช่น PDF (*.pdf) เป็นต้น
5) ตั้งชื่อไฟล์เอกสารที่จะบันทึกเก็บไว้ใช่อง File name
6) คลิกที่ปุ่มคำสั่งบันทึก เพื่อบันทึกไฟล์เอกสารเก็บไว้
การกำหนดค่าเริ่มต้นให้กับหน้าเอกสาร
1. การตั้งค่าหน่วยวัดบนแถบไม้บรรทัด
เริ่มต้นใช้งาน Word 2019 ใหม่ ๆ อาจจะมองหาเมนูของการปรับเปลี่ยนหน่วยของไม้บรรทัดด้านบนของโปรแกรมไม่เจอ ไม่รู้ว่ามันไปแอบซ่อนไว้ตรงไหน หน่วยของไม้บรรทัดนั้นมีหลายหน่วยด้วยกันให้เลือกใช้ เช่น นิ้ว เซนติเมตร เป็นต้น ซึ่งจะเลือกใช้งานขึ้นอยู่กับความถนัดของผู้ใช้เอง เพื่อทำให้เราสามารถพิมพ์งานออกมาได้ตามที่ต้องการ ในกรณีที่ต้องการตั้งค่าหน่วยของ Ruler (ไม้บรรทัด) มวิธีการดังต่อไปนี้
1) ให้คลิกปุ่มแท็บ File
2) คลิกปุ่มคำสั่ง
3) เลือกปุ่มคำสั่ง Advanced
4) เลื่อนเมาส์มาที่ปุ่มคำสั่ง Display
5) เลือกหน่วยไม้บรรทัดที่ปุ่มคำสั่ง Show measurements in units of
6) เสร็จแล้ว คลิกปุ่มคำสั่ง OK
2. การเลือกขนาดเอกสาร
ปกติขนาดหน้าเอกสารที่ผู้ใช้ทำการเลือกขึ้นมาใช้งานนั้น โปรแกรม Word 2019 จะกำหนดขนาดเอกสารเริ่มต้นให้มาเรียบร้อยแล้วเป็นขนาด A4 โดยอัตโนมัติ ซึ่งผู้ใช้สามารถปรับเปลี่ยนขนาดกระดาษใหม่ได้เองตามความต้องการ ซึ่งมีขั้นตอนดังนี้
1) คลิกที่ริบบอนแท็บ Layout
2) คลิกเลือกปุ่มคำสั่ง Size (ขนาด) แล้วเลือกขนาดกระดาษตามต้องการ
3) คลิกปุ่มคำสั่ง Size > เลือกขนาดกระดาษเพิ่มเติม (More Paper Sizes)
4) จะปรากฏหน้าต่างโต้ตอบ Page Setup ขึ้นมา ให้คลิกเลือกปุ่มคำสั่ง Paper_Size
ให้ผู้ใช้กำหนดตัวเลขของระยะความสูง และความกว้าง ตามความต้องการ
5) คลิกปุ่มคำสั่ง OK ยืนยันการตั้งค่าของขนาดเอกสารที่ต้องการ
3. การกำหนดระยะขอบเอกสาร
การกำหนดระยะขอบเอกสารนั้น จะมีผลโดยตรงเมื่อผู้ใช้สั่งพิมพ์หน้าเอกสารออกทางเครื่องพิมพ์หากพบว่าระยะขอบเอกสารที่แคบเกินไป ไม่มีพื้นที่เหลือให้เข้าเล่มได้ ดังนั้นผู้ใช้จึงควรกำหนดระยะขอบเอกสารที่เหมาะสมกับเอกสารนั้น ๆ โดยมีการกำหนดระยะขอบเอกสารด้วยตนเอง
4. การตั้งค่าแนวเอกสาร
การตั้งค่าแนวเอกสาร เป็นการเปลี่ยนแนวเอกสารจากแนวตั้งเป็นแบบแนวนอน โดยปกติเอกสารแบบแนวนอนจะนิยมใช้กับข้อมูลแบบตารางขนาดใหญ่ ผู้ใช้สามารถเลือกจัดการวางแนวของหน้าเอกสารได้ 2 ลักษณะ คือจัดวางแบบ Vertical (แนวตั้ง) หรือ Horizontal (แบบแนวนอน)สำหรับเอกสารทั้งหมดหรือบางส่วนก็ได้ ซึ่งเมื่อเปลี่ยนการวางแนวแล้ว หน้าเอกสารที่ออกแบบไว้ล่วงหน้าจะเปลี่ยนรูปแบบการวางแนวให้กับเอกสารตามที่เลือกด้วย
5. การกำหนดระยะห่างระหว่างบรรทัด
ระยะห่างระหว่างบรรทัด เป็นการกำหนดความห่างของแต่ละบรรทัดที่ผู้ใช้พิมพ์ในเอกสาร ซึ่งต้องกำหนดระยะห่างระหว่างบรรทัดปกติเท่ากับ 1 Single (1 บรรทัด) และระยะห่างก่อนและหลัง เท่ากับ 0 pt
6. การกำหนดรูปแบบตัวอักษร
ในการสร้างเอกสาร ก่อนทำการป้อนข้อมูลต่าง ๆ ลงไป เพื่อให้เอกสารมีความสวยงาม และสมบูรณ์มากขึ้น ควรมีการกำหนดรูปแบบของตัวอักษรให้ตรงกับความต้องการในการนำไปใช้งาน ซึ่งในตัวอย่างนี้จะกำหนดใช้ฟอนต์ “TH SarabunPSK ”เป็นตัวอักษรเริ่มต้นในการพิมพ
การจัดการข้อความในเอกสาร
1. การจัดรูปแบบตัวอักษรในเอกสาร
ในระหว่างการพิมพ์เอกสาร ถ้าหากผู้ใช้มีความต้องการจัดเอกสารให้อยู่ในรูปแบบที่
กำหนด โปรแกรม Word 2019 ก็มีแท็บคำสั่งมากมายคอยช่วยอำนวยความสะดวกในการจัดรูปแบบ
ดังกล่าว เช่น การจัดข้อความให้อยู่ชิดซ้าย ชิดขวา หรือกึ่งกลาง การตกแต่งรูปแบบอักษร การเปลี่ยนขนาดอักษร การเปลี่ยนสีอักษร การตีกรอบล้อมรอบ ตัวอักษรและการแรเงา การทำตัวอักษรเป็น
ตัวอักษรหนา ตัวเอียง ตัวขีดเส้นใต้ เป็นต้น
2. กำหนดระยะห่างระหว่างตัวอักษร
การเลือกขยาย หรือบีบ จะดัดแปลงระยะห่างระหว่างตัวอักษรที่เลือกทั้งหมดให้เป็น
ระยะเดียวกัน การจัดช่องไฟจะดัดแปลงระยะห่างระหว่างคู่อักษรที่ระบุ โดยในบางกรณีจะลดและบางกรณีจะขยายช่องว่าง ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับตัวอักษร โดยถ้าต้องการขยาย หรือบีบช่องว่างระหว่างอักขระที่
เลือกทั้งหมดเป็นระยะเท่า ๆ
3. การเน้นตัวใหญ่ขึ้นต้น
ในย่อหน้าแรกของเอกสาร เช่น หนังสือพิมพ์วารสาร ส่วนใหญ่จำทำตัวอักษรตัวแรก
เป็นตัวอักษรใหญ่ เพื่อให้สะดุดตา และดึงดูดความสนใจ
การเน้นข้อความตัวใหญ่ด้วยคำสั่ง Drop Cap หรือตัวอักษรหล่น เป็นการจัดรูปแบบ
อักษรหรือข้อความเริ่มต้นในย่อหน้าแรกให้โดดเด่นขึ้น เช่น ทำเป็นตัวอักษรตัวใหญ่ ตัวหนา ตกจากบรรทัดปกติ เป็นต้น เ
การพิมพ์ข้อความในโปรแกรม Word 2019
1. การพิมพ์ แก้ไข และลบข้อความ
นหน้าต่างเอกสารโปรแกรม Word 2019 จะแสดง Curser (เคอร์เซอร์) กะพริบอยู่ซึ่ง
มีหมายความว่า สามารถพิมพ์ข้อความทั้งภาษาไทย ภาษาอังกฤษตัวเลข หรือข้อมูลต่าง ๆ ลงไปใน
เอกสารได้ทันท
2. คำสั่งที่ใช้ในงานพิมพ์บ่อย ๆ
ผู้เขียนจะสรุปคำสั่งที่มีการใช้งานบ่อย ๆ สำหรับพิมพ์งานเอกสารในโปรแกรม Word
2019 ด้วยกรณีศึกษา ดังต่อไปนี้
2.1 ในกรณีที่ผู้ใช้พิมพ์ข้อความผิด แล้วต้องการแก้ไขข้อความนั้น
2.2 กรณีใช้คำสั่งในการจัดการข้อความที่มีการใช้งานบ่อย ๆ
3. การใช้งานแป้นพิมพ์คีย์ลัด ในการจัดการข้อความ
ผู้เขียนได้รวบรวมการใช้งานแป้นพิมพ์คีย์ลัดที่ครอบคลุมการใช้โปรแกรม Word 2019
ซึ่งผู้เขียนได้นำแป้นพิมพ์คีย์ลัดเฉพาะคำสั่งที่สำคัญมานำเสนอเพื่อให้ผู้ใช้สามารถใช้เลือกใช้งาน
โปรแกรมได้อย่างผู้ชำนาญ
4. การพิมพ์ด้วยกล่องข้อความ
Text box (กล่องข้อความ) เป็นวัตถุที่ผู้ใช้สามารถเพิ่มลงในเอกสาร ซึ่งช่วยให้สามารถ
ใส่และพิมพ์ข้อความได้จากทุกที่ด้วยไฟล์ของเครื่องคอมพิวเตอร์กล่องข้อความอาจเป็นประโยชนสำหรับการวาดความสนใจไปยังข้อความที่เฉพาะเจาะจงและยังใช้ประโยชน์เมื่อต้องการย้ายข้อความ
ไปส่วนต่าง ๆ ในเอกสาร มีรายละเอียดการใช้คำสั่ง ดังนี้
4.1 การแทรกกล่องข้อความ
4.2 การปรับแต่งกล่องข้อความ
5. การค้นหาและแทนที่ข้อความที่พิมพ์
การค้นหาและการแทนที่ข้อความนี้ ในโปรแกรม Word 2019 จะทำงานทั้ง 2 ลักษณะ
คู่กันเสมอ ซึ่งมักถูกใช้งานในกรณีที่ต้องการแก้ไขข้อความในเอกสาร แต่ไม่ทราบว่าข้อความที่ต้องการค้นหาอยู่จุดใดบ้างในเอกสาร การค้นหาและการแทนที่ข้อความจะทำให้การทำงานต่าง ๆ บนเอกสาร
สะดวกรวดเร็วยิ่งขึ้น สามารถค้นหาได้ทุก ๆ ตำแหน่งบนเอกสาร ทำให้ไม่ต้องเสียเวลาเปิดดูทีละหน้า
เพื่อค้นหาสิ่งที่ต้องการ โดยมีขั้นตอนดังนี
5.1 Find (การค้นหา)
5.2 Replace (การแทนที่)
การตกแต่งหน้าเอกสาร
1. การแทรกหน้าเอกสาร
ในโปรแกรม Word 2019 ผู้ใช้สามารถเพิ่มหน้าหรือลบหน้าเอกสารได้ด้วยตนเอง โดยการเพิ่มตัวแบ่งหน้าหรือลบตัวแบ่งหน้า ดังต่อไปนี้
1.1 การเพิ่มหน้าเอกสาร
1.2 การลบหน้าเอกสาร
2. การจัดหน้าเอกสารเป็นคอลัมน
Columns (คอลัมน์) คือ คำสั่งที่ใช้ในการแบ่งข้อความในหน้าเอกสารออกเป็นส่วน ๆในแนวตั้ง ซึ่งอาจจะแบ่งออกเป็นส่วน ๆ ที่เท่ากัน หรือไม่เท่ากันก็ได้ เช่น การข้อความในนิตยสารการพิมพ์นามบัตร เป็นต้น
3. การใส่เส้นขอบหน้าเอกสาร
การใส่เส้นขอบหน้าเอกสารจะทำให้เอกสารนั้นดูโดดเด่นและมีความน่าสนใจมากยิ่งขึ้นโดยสามารถใส่สีเส้นหรือรูปภาพเพื่อเพิ่มความสวยงาม เหมาะสมกับการสร้างปกรายงาน หัวข้อการ
ประชุม การสร้างป้ายประชาสัมพันธ์ เป็นต้น
4. การตกแต่งเอกสารด้วยลายน้ำ
การแทรก Watermark (ลายน้ำ) คือ การเพิ่มข้อความ หรือ รูปภาพลงในพื้นหลังของเอกสาร ที่เป็นการฝังลงในเอกสารทุกหน้า เพื่อเป็นการป้องกันการคัดลอกเอกสารหรือสามารถนำไปใช้กับเอกสารอื่น ๆ ตามต้องการ หรือเป็นการเพิ่มข้อความด้านหลังของเอกสาร เพื่อเพิ่มความสวยงามให้เอกสาร Word มีขั้นตอนดังนี้
4.1 การแทรก Watermark ตามตัวอย่าง
4.2 การกำหนดข้อความลายน้ำด้วยตนเอง
5. การใส่สีพื้นหลังในหน้าเอกสาร
ในการจัดทำเอกสารให้มีความสวยงาม น่าสนใจ ผู้ใช้อาจจะต้องใส่สีพื้นหลังให้กับหน้าเอกสาร ซึ่งสามารถใช้ทำเป็นปกรายงาน หรือออกแบบไฟล์งานเอกสารไว้อ่านบนหน้าจอเครื่องคอมพิวเตอร์ก็ได้