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Codificación de los equipos: La codificación se acostumbra hacerla en un sistema alfanumérico a fin de poder identificar más fácilmente los equipos en la planta
Elaboración de la hoja de vida de los equipos: Esta hoja debe contener todos los datos del equipo, tales como motores, tipo de voltaje, ajustes especiales, numero de serie, modelo, código de la máquina, características principales de los repuestos
Hoja de mantenimiento: En esta hoja se describirán las revisiones de mantenimiento (preventivo o predictivo), debe incluir desde las revisiones más simples hasta las más complicadas.
Programa de mantenimiento: Aquí deben quedar consignados todos los pasos a seguir para lograr que los equipos a cargo funcionen sin interrupciones. Se deben dar instrucciones claras y precisas al personal de mantenimiento.