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FLEXA - Coggle Diagram
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FLEXA
D.PESSOAL
EVENTUAL
EVENTOS
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Datas comemorativas | Trabalho de interação interna, Empresa x Família (Valores da Empresa)
Participação da Fisical |
- Organização Equipe, materiais, horários (Marketing)
Contratações
- Encaminhar funcionário para exame médico admissional
- Apresentar a relação de documentos necessários para contratação
- Informações básicas, horário, Uniforme, período de experiência
- Solicitar contrato de experiência a contabilidade
- Informar a direção da Empresa data de encerramento de contrato para que o funcionário seja avaliado
Demissões
- Solicitar a contabilidade aviso de desligamento
- Informar o funcionário que será desligado
- Assinar aviso de desligamento
- Solicitar que o funcionários faça exame demissional
- Solicitar carteira de trabalho ao funcionário
- Enviar último controle de ponto do funcionário a contabilidade
- Aguardar a rescisão, e efetuar pagamento em até 10 dias após comunicado de desligamento
DIÁRIO
Fiscal
Nota Fiscal | emitir notas fiscais dos pacientes conforme pagamento, sempre que for pagamento em cartão de crédito e sempre que for solicitado pelo paciente
Recepção
- Apoio no início do dia 7h as 8h
Geral
- Horário | conferir entrada e saída dos funcionários;
- Limpeza | Controlar a limpeza da clínica junto com o serviço de apoio
Atendimento
- Controle de qualidade do Atendimento
- Contato direto com os fisioterapeutas junto com Livia, mediação de problemas com paciente, fisio e recepção
MENSAL
Folha de Pagamento
- Ponto Eletrônico | Conferir relógio de ponto, enviar as horas;
- Adiantamentos | sempre que houver, enviar para contabilidade para vir descontado no contra-cheque
- Faltas | Sempre que houver, o atestado tem que ser entregue em até 24h para contabilidade, caso não tenha atestado, verificar com a gestão se será lançado falta ou será compensado
- Contra-Cheques | Quando chegar da contabilidade conferir e encaminhar para o financeiro efetuar o pagamento
- Cadastro | os funcionários devem manter cadastro atualizado, desta forma sempre deve ser conferido se houve algum tipo de mudança (ex. endereço, telefone, documento, etc)
ÁREA TÉCNICA
COMERCIAL
Parcerias
- Com outros profissionais
- Cursos
MARKETING
Divulgação
- Reunião com equipe de atendimento para reforçar os procedimentos existentes na clínica
- Redes sociais, indicar e aprovar a pauta de divulgação fotos e texto
- Fazer lives, e/ou stories para as mídias
- Participar de eventos onde exista visibilidade para Clínica
TÉCNICA
Qualidade de Atendimento
- Treinamento da equipe
- Ajustes no atendimento
- Grupos de estudo
- Gerenciamento técnico da equipe
- Avaliação de produtividade
- Controle de número de atendimento
- Apoio a recepção na gestão com os fisios e pacientes
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FINANCEIRO
MENSAL
Contabilidade | VSM
- Enviar movimento financeiro (caixa/banco | até dia 05
- Solicitar | Guias de impostos
- Arquivar documentação financeira e fiscal
- Solicitar as certidões e declarações para arquivo
DIARIO
- Fechamento CAIXA | Fechar caixa da recepção diariamente, observar os lançamentos de valores parcelados, número de cheque, cartão, nº de parcelas, valores e data.
- Encerrar CAIXA | Transferir para o caixa empresa conforme origem (BIO e SMART), conferir saldo
- Depósitos | efetuar depósitos bancários dos cheque dia anterior e pré-datados, após a compensação dar a baixa dos cheques no caixa geral, como recebido
- Pagamentos | Lançar todos os pagamentos efetuados no dia, montar movimento contábil para contador e arquivo
- DROPBOX | Todos os documentos devem ser scaneados e colocados no dropbox, nomenclatura usual, e pastas corretas (precisamos criar)
SEMANAL
- Contas a Pagar | Controle de contas a pagar,
- Conciliar movimento dos cartões: verificar o extrato do cartão, conciliar com o extrato do banco, conferir as taxas de cartão e fazer a baixa dos recebimentos.
- Depósito cheques: scanear os cheques antes de enviar para depósito, preencher o cheque de forma nominal a empresa ou de acordo com a conta a ser depositada, preencher o verso com a identificação do banco
- Comissão : recepção e fisio dermatofuncional
- Produção por atendimento : fisio pilates
ADM E FINANCEIRO
FINANCEIRO
- Pagamento das contas
- Negociação com os bancos
- Negociação com fornecedores
- Controle de contas a receber
- Compra de material
ADMINISTRATIVO
Planejamento
- Novas estratégias de atendimento
- Criação de promoções e planos especiais
- Novas atividades
APOIO GERAL
Diário
- Banheiros
- Salas de atendimento
Sábado
- faxina recepção
- Lavar banheiros
- Molhar as plantas
ASSESSORIA CONTABIL
Fiscal
- Manter a contabilidade atualizada
- Apresentar certidões de acordo com as válidades
- Receber os documentos para contabilizar e devolver quando receber do mês seguinte
- Orientar administrativo e fiscal, em relação as notas fiscais e informações aos pacientes
Pessoal
- Esocial atualizado
- Documentação de contratação e demissões
- Folha de pagamento
- Calendário de férias
- Orientação com as ocorrências com funcionários
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