Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
หน่วยที่1 ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับโปรแกรมสำเร็จรูปในการทำงาน - Coggle…
หน่วยที่1 ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับโปรแกรมสำเร็จรูปในการทำงาน
ความหมายและความสำคัญของโปรแกรมสำเร็จรูป
ความหมายของโปรแกรมสำเร็จรูป
โปรแกรมสำเร็จรูป หรือซอฟต์แวร์สำเร็จ (Package Software)
เป็นโปรแกรมประยุกต์ในเชิงพาณิชย์ที่พัฒนาขึ้นมาโดยไม่ได้เจาะจงสำหรับหน่วยงานใดหน่วยงานหนึ่ง แต่พัฒนาขึ้นมาสำหรับงานทั่ว ๆ ไปที่ผู้ใช้สามารถซื้อไปติดตั้งด้วยตัวเองได้
ความสำคัญของโปรแกรมสำเร็จรูป
แบ่งออกเป็น 6 ประการ ดังนี้
3) กรณีที่เป็นศูนย์คอมพิวเตอร์สำหรับกิจการทางด้านธุรกิจการผลิตข่าวสารต่าง ๆ เพื่อส่งให้ลูกค้าจะทำได้สะดวก รวดเร็ว โดยการใช้โปรแกรมสำเร็จรูป ทำรายงาน หรือเอกสารต่าง ๆ ในแบบเดียวกัน
6) รูปแบบการเรียกใช้คำสั่งของแต่ละโปรแกรมมีลักษณะคล้ายกัน เมื่อผู้ใช้เรียนรู้การใช้โปรแกรมหนึ่งแล้ว จะใช้คำสั่งเพื่อการทำงานในลักษณะเดียวกันกับอีกโปรแกรมหนึ่งในชุดโปรแกรมสำเร็จรูปเดียวกันนี้ได้
2) ผู้ขายมีบริการหลังการขาย การบำรุงรักษา และให้การสนับสนุนระบบอย่างต่อเนื่องที่จะทำให้ระบบได้มีการพัฒนาให้ทันสมัยเหมาะสมกับการเปลี่ยนแปลงด้านเทคโนโลยีและการพัฒนาด้านธุรกิจ
5) ข้อมูลที่จัดทำขึ้นในโปรแกรมหนึ่งสามารถส่งไปยังอีกโปรแกรมหนึ่งได้ทำให้ผู้ใช้สามารถทำงานได้ตามที่ต้องการอย่างต่อเนื่อง เช่น พิมพ์ในโปรแกรม Word สามารถนำไปแสดงผลด้วยโปรแกรมนำเสนองาน PowerPoint ได้ เป็นต้น
1) โปรแกรมสำเร็จรูปก่อนการวางจำหน่ายในท้องตลาด จะต้องผ่านการทดสอบมาตรฐานของการทำงานเสมอ ทำให้ผลิตภัณฑ์ส่วนใหญ่ได้มาตรฐาน
4) โปรแกรมสำเร็จรูปส่วนมากใช้ภาษาระดับสูงในการเขียนหรือพัฒนาโปรแกรม ซึ่งภาษาประเภทนี้สามารถนำมาใช้กับเครื่องคอมพิวเตอร์รุ่นต่างๆ ได้ในกรณีที่ต้องการนำโปรแกรมสำเร็จรูปไปใช้กับเครื่องคอมพิวเตอร์ที่มีความแตกต่างกันในลักษณะของเครื่องแต่ละผู้ผลิต เพียงแต่ต้องแก้ไขหรือปรับการใช้โปรแกรมเพียงเล็กน้อย หรือในบางกรณีอาจจะไม่ต้องแก้ไข
ประเภทของโปรแกรมสำเร็จรูป
จะแบ่งโปรแกรมสำเร็จรูปตามกลุ่มผู้ใช้งาน ออกเป็น 6 ประเภท ดังนี้
1) โปรแกรมประมวลผลคำ (Word Processing Program)
เป็นโปรแกรมประยุกต์สำหรับการสร้าง แก้ไข เพิ่ม ลบ และจัดการรูปแบบเอกสาร ทำให้เอกสารมีรูปแบบที่สวยงาม น่าสนใจ และจัดข้อมูลเป็นแฟ้มข้อมูล (File) ที่สามารถแก้ไขเพิ่มเติมได้ภายหลัง และสั่งพิมพ์ทางเครื่องพิมพ์ได้ด้วย
2) โปรแกรมตารางคำนวณ หรือโปรแกรมสเปรดชีต (Spreadsheet)
เป็นโปรแกรมที่มีความสำคัญอย่างมากในการเรียนและการทำงานในองค์กรต่าง ๆ เป็นโปรแกรมที่มีความสำคัญอย่างมากในการเรียนและการทำงานในองค์กรต่าง ๆ เอกสาร และจัดรูปแบบได้ง่าย
3) โปรแกรมจัดการฐานข้อมูล (Data Base Management Program)
เป็นโปรแกรมที่ช่วยในการสร้าง หรือดูแลฐานข้อมูล เพื่อให้สามารถจัดเก็บข้อมูลและเรียกใช้ข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว
4) โปรแกรมนำเสนอข้อมูล (Presentation Program)
เป็นโปรแกรมที่ใช้ในสร้างงานนำเสนอข้อมูลด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์ โดยการสร้างเอกสารที่ประกอบด้วยตัวอักษร รูปภาพ แผนผัง ภาพเคลื่อนไหว
5) โปรแกรมด้านกราฟิก (Graphic Program) เป็นโปรแกรมที่ที่มีเครื่องมือช่วยในการตกแต่งงานกราฟิกต่าง ๆ ซึ่งสามารถจำแนกได้เป็น 2 ประเภทย่อย คือ
โปรแกรมสำหรับสร้างและตกแต่งภาพ
โปรแกรมช่วยออกแบบ
6) โปรแกรมด้านการติดต่อสื่อสาร (Communication Program)
เป็นโปรแกรมที่ใช้ในการติดต่อสื่อสารกับบุคคลอื่นได้สะดวก รวดเร็ว ช่วยประหยัดเวลา และค่าใช้จ่ายได้ด้วยการสื่อสารอาจอยู่ในรูปของไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ (Email) ที่สามารถส่งจดหมายถึงผู้รับได้ในทันที สามารถใช้แทนการส่งข้อความ ทางโทรศัพท์ หรือโทรสาร
บทบาทของโปรแกรมสำเร็จรูป
โปรแกรมสำเร็จรูปมีบทบาทต่อผู้ใช้ทั่วไป ผู้ปฏิบัติงานและองค์การ ดังนี้
1) บทบาทในการเป็นเครื่องมือเพื่อช่วยเพิ่มประสิทธิผลของพนักงานโปรแกรมสำเร็จรูปได้เป็นเครื่องมือที่สำคัญและขาดไม่ได้ในการทำงานสำนักงานที่ใช้เพื่อเพิ่มประสิทธิผลของพนักงานให้สูงขึ้น ตัวอย่างที่สามารถเห็นได้อย่างชัดเจน เช่น การใช้โปรแกรมประมวผลคำ ซึ่งเป็นโปรแกรมสำเร็จรูปเพื่อจัดพิมพ์เอกสารต่าง ๆ เช่น จดหมาย บันทึกข้อความ หรือรายงานที่ใช้ในสำนักงาน
2) บทบาทในการเป็นองค์ประกอบสำคัญในสำนักงานอัตโนมัติ
โปรแกรมสำเร็จรูปถูกนำมาใช้เป็นองค์ประกอบที่สำคัญในระบบสำนักงานอัตโนมัติ โดยปัจจุบันพบว่า ช่วยเพิ่มประสิทธิผลของคนในการทำงาน ด้วยการใช้โปรแกรมสำเร็จรูปอย่างมาก เช่น โปรแกรมประมวลผลคำ โปรแกรมตารางคำนวณ โปรแกรมบริหารฐานข้อมูล โปรแกรมนำเสนองาน และโปรแกรมอื่น ๆ
3) บทบาทในด้านการศึกษาและให้ความบันเทิง
นอกจากบทบาทในสำนักงานแล้ว พบว่าโปรแกรมสำเร็จรูปยังมีการนำไปใช้เพื่อการศึกษาและความบันเทิงภายในครอบครัว ได้แก่ บทเรียนทางคอมพิวเตอร์ และเกมส์คอมพิวเตอร์
โปรแกรมสำเร็จรูปทั่วไปสำหรับการทำงาน
1. โปรแกรมสำเร็จรูปเพื่องานเอกสารและการพิมพ์
เป็นโปรแกรมประยุกต์เพื่อใช้งาน
ทั่วไปประเภทหนึ่งที่ช่วยให้ผู้ใช้คอมพิวเตอร์สามารถเปลี่ยนความคิดของตนเองในงานต่าง ๆ ให้เปลี่ยนไปอยู่ในรูปของข้อความ สื่อสิ่งพิมพ์ ทั้งนี้เพื่อให้บุคคลอื่นสามารถรับรู้ อ่าน และเข้าใจความคิดนั้น ๆ สามารถแบ่งออกได้เป็น 2 กลุ่ม คือ
โปรแกรมประมวลผลคำแบบออฟไลน์
ความหมายของโปรแกรมประมวลผลคำ
โปรแกรมประมวลผลคำ หรือที่นิยมเรียกกันว่า โปรแกรมเวิร์ดโพรเซสเซอร์ เป็นโปรแกรมที่ช่วยสร้างเอกสารประเภทต่าง ๆ ได้อย่างสะดวก
เช่น
Microsoft Word , Apache OpenOffice Writer , LibreOffice Writer , WPS Office Writer
โปรแกรมประมวลผลคำแบบออนไลน์
โปรแกรมประมวลผลคำแบบออนไลน์
เป็นโปรแกรมที่ผู้ใช้สามารถใช้งานได้บน
อุปกรณ์ที่หลากหลาย ทุกที่ ทุกสถานที่ ๆ เข้าถึงอินเทอร์เน็ตได้ ไม่เฉพาะเครื่องคอมพิวเตอร์เท่านั้น
เช่น
Google Docs (กูเกิ้ล ด๊อก) , WPS Cloud Writer , Microsoft Word Online
2. โปรแกรมสำเร็จรูปเพื่อจัดทำตารางคำนวณ
โปรแกรมสำเร็จรูปเพื่อจัดทำตารางคำนวณ (Spreadsheets Package Program) เป็นซอฟต์แวร์ประยุกต์เพื่องานทั่วไปอีกประเภทหนึ่งที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถใช้คอมพิวเตอร์ในการวิเคราะห์ วางแผน หรือจัดทำสถานการณ์จำลองได
ความหมายและความสำคัญของโปรแกรมตารางคำนวณ
ความหมาย
โปรแกรมตารางคำนวณ (Spreadsheet Program)
หมายถึง โปรแกรมประเภทสเปรดชีต หรือตารางคำนวณ บางตำราเรียกว่า ตารางงาน สำหรับผู้เขียนจะใช้คำว่า “ตารางคำนวณ” มีลักษณะเป็นตาราง เหมาะสำหรับบันทึกเก็บข้อมูลที่เป็นตัวเลขลงในช่องตารางเรียกว่า “เซลล์” เพื่อนำข้อมูลเหล่านั้นมาวิเคราะห์หรือคำนวณค่า โดยอ้างอิงจากตำแหน่งของเซลล์และใช้กระบวนการทางคณิตศาสตร์มาคำนวณหาผลลัพธ์ได้โดยอัตโนมัติ
คุณสมบัติของโปรแกรมตารางคำนวณ
สร้างและแสดงรายงานของข้อมูล ตัวอักษร และตัวเลข
ช่วยอำนวยความสะดวกในด้านการคำนวณต่าง ๆ
สร้างกราฟ (Chart) ในรูปแบบต่าง ๆ เพื่อใช้ในการแสดงและการเปรียบเทียบ
สามารถในการค้นหาและแทนที่ข้อมูล
มีความสามารถในการจัดการข้อมูลและฐานข้อมูล
มีระบบขอความช่วยเหลือ (Help) ที่จะคอยช่วยให้คำแนะนำ
ประโยชน์ของโปรแกรมตารางคำนวณ
มีความสามารถด้านการคำนวณ โปรแกรม Microsoft Excel
สร้างรายงานสรุปผลในมุมมองต่าง ๆ เช่น ตารางสรุปยอดขาย
มีความสามารถในการจัดการข้อมูลและฐานข้อมูล
ใช้สำหรับจัดรูปแบบตามเงื่อนไขกับข้อมูลของผู้ใช้ได้สะดวกมากยิ่งขึ้น
สร้างกราฟ นำเสนอข้อมูลในรูปแบบต่าง ๆ เช่น กราฟแท่ง กราฟเส้น
สร้างตารางทำงาน ด้วยการจัดตารางสวยงามในรูปแบบต่าง ๆ
สามารถจัดเก็บข้อมูลเบื้องต้น ที่มีจำนวนข้อมูลไม่เกิน 1 ล้านแถว
ความสามารถด้านการใช้ฟังก์ชัน เช่น ฟังก์ชันเกี่ยวกับตัวอักษรตัวเลข
ความสามารถในการเรียงลำดับข้อมูล Excel สามารถคัดเลือกเฉพาะข้อมูลที่ต้องการมาวิเคราะห์ได
ความสามารถในการพิมพ์งานออกทางเครื่องพิมพ์ Excel
ความสามารถในการแปลงข้อมูลในตารางให้เป็นเว็บเพจ
ตัวอย่างโปรแกรมสำเร็จรูปเพื่อจัดทำตารางคำนวณ
Microsoft Excel , OpenOffice Calc ,LibreOffice Calc LibreOffice Calc , Excel Online
3. โปรแกรมสำเร็จรูปเพื่อนำเสนองาน
ความหมายและความสำคัญของโปรแกรมนำเสนองาน
ความหมายของโปรแกรมนำเสนองาน
เป็นโปรเเกรมในการนําเสนอได้หลายรูปเเบบ ทั้งในรูปเเบบ ข้อความ ภาพ หรือเสียง โดยตัวโปรเเกรมนั้นสามารถนําสื่อเหล่านี้มาผสมผานได้อย่างลงตัวเเละมีประสิทธิภาพมากที่สุด
ความสำคัญของโปรแกรมนำเสนองาน
สรุปความสำคัญของโปรแกรมนำเสนองานดังนี้
ความสำคัญสำหรับผู้ส่งสาร
ประหยัดแรงงาน
เตรียมการได้ล่วงหน้า
ประหยัดเวลา ไม่จำเป็นต้องวาดภาพประกอบคำบรรยาย
ผู้ใช้เกิดความมั่นใจ ว่าสามารถสื่อความหมายกับผู้รับสารได้ตรงกัน
ความสำคัญด้านการศึกษา
ช่วยเพิ่มคุณภาพในการจัดการเรียนการสอน
ทำให้การจัดเรียนการสอนสะดวกรวดเร็วกว่าวิธีดั้งเดิม
ทำให้เกิดเครือข่ายของความรู้
ความสำคัญด้านการถ่ายทอดข้อมูลข่าวสารความรู้ และการอบรม
เป็นเครื่องประกันประสิทธิภาพการจัดเรียนการสอน
เป็นเครื่องมือสื่อสารระหว่างผู้สอนกับผู้เรียน
เป็นเครื่องมือเตรียมความพร้อมระหว่างผู้สอนกับผู้เรียน
เป็นเครื่องมือการพัฒนาการจัดเรียนการสอน
ความสำคัญสำหรับผู้รับสาร
ช่วยทำให้ผู้รับสารหรือผู้ฟังเกิดความสนใจมากขึ้น
ช่วยทำให้ผู้รับสารรับข้อมูลข่าวสารได้มากขึ้น
ช่วยทำให้ผู้รับสาร เข้าใจเรื่องราวได้เร็วขึ้น
ช่วยทำให้เข้าใจเรื่องราวที่ยุ่งยากหรือสลับซับซ้อนได้ง่ายขึ้น
สามารถย่อสิ่งที่มีขนาดใหญ่มากให้เล็กลง เช่น เครื่องบิน รถไฟ เรือเดิน
ตัวอย่างโปรแกรมสำเร็จรูปเพื่อนำเสนองาน
เช่น Microsoft PowerPoint , OpenOffice Impress ,LibreOffice Impress , Google Sheet
การเลือกใช้โปรแกรมสำเร็จรูปในการทำงาน
แม้ว่าในปัจจุบันจะมีโปรแกรมสำเร็จรูปที่เป็นโปรแกรมประยุกต์เพื่อใช้งานทั่วไปวางจำหน่าย หรือจะมีให้ใช้งานมากมาย อีกทั้งผู้ใช้และองค์การส่วนใหญ่ที่ใช้คอมพิวเตอร์ในการทำงานนิยมที่จะจัดหาโปรแกรมสำเร็จรูปมาใช้งานของตนมากกว่าที่จะทำการพัฒนาโปรแกรมประยุกต์ตัวใหม่ขึ้นมาใช้งานเอง อย่างไรก็ตามสิ่งนี้ก็ไม่ได้หมายความว่า ผู้ใช้ทุกคน หรือองค์การทุกองค์การจะประสบความสำเร็จกันทั่วหน้าในเรื่องการจัดหาโปรแกรมสำเร็จรูปมาใช้งาน
. ปัญหาการเลือกใช้โปรแกรมสำเร็จรูป
ปัญหาสำคัญในการเลือกใช้โปรแกรมสำเร็จรูปที่ผู้ใช้หรือองค์กรที่ต้องการใช้โปรแกรมสำเร็จรูปมักพบเสมอ ๆ มีอยู่หลายประการ ได้แก่
1 แหล่งของรายชื่อและผู้ผลิตโปรแกรมสำเร็จรูป
อาจเป็นเพราะขาดแหล่งข้อมูลของการประชาสัมพันธ์จากผู้ผลิตรทำให้ผู้ใช้ไม่ทราบข่าวสารเหล่านั้น ส่งผลให้ไม่ทราบจะไปซื้อโปรแกรมสำเร็จรูปที่ไหน**
2 ราคาของโปรแกรมสำเร็จรูป
ราคาของโปรแกรมสำเร็จรูปอาจขึ้นอยู่กับชื่อเสียงของบริษัทผู้พัฒนาระดับและประเภทของบริการหลังการขายที่ผู้ซื้อจะได้รับ
ผู้ใช้หรือหน่วยงานของผู้ใช้โปรแกรมสำเร็จรูปควรจะต้องทำการกำหนดวัตถุประสงค์ของการใช้งานโปรแกรมสำเร็จรูปนั้น ๆ ให้ชัดเจนเสีย
ก่อน
3 ความสอดคล้องและตรงความต้องการ**
ผู้ใช้หรือหน่วยงานของผู้ใช้โปรแกรมสำเร็จรูปควรจะต้องทำการกำหนดวัตถุประสงค์ของการใช้งานโปรแกรมสำเร็จรูปนั้น ๆ ให้ชัดเจนเสียก่อน
4 ความนิยมในโปรแกรมสำเร็จรูปที่เลือก
ดังเช่นที่เคยเกิดขึ้นกับระบบปฏิบัติการของเครื่องคอมพิวเตอร์มาแล้ว หากแต่อาจจะใช้งานง่าย หรือมีปัญหาการใช้งานน้อยกว่าโปรแกรมสำเร็จรูปตัวอื่น ๆ ก็เป็นได้
องค์ประกอบการเลือกใช้โปรแกรมสำเร็จรูปในการทำงาน
1 ปัจจัยที่ควรพิจารณาเกี่ยวกับการเลือกซื้อโปรแกรมสำเร็จรูปหากพูดถึงโปรแกรมสำเร็จรูปในการทำงาน คนส่วนใหญ่มักนึกถึง MicrosoftOffice โดยอัตโนมัติ อย่างไรก็ตามโปรแกรมนี้ไม่ใช่ตัวเลือกเดียว ที่ช่วยแก้ไขปัญหาในที่ทำงาน ยังมีชุดโปรแกรมสำเร็จรูปอื่น ๆ ที่สามารถทำให้ผู้ใช้หรือหน่วยงานของคุณทำงานได้อย่างราบรื่น ดังนั้น
โปรแกรมใดจะเหมาะสมที่สุดกับความต้องการของคุณในปัจจุบันและอนาคต
2 ขั้นตอนการเลือกซื้อโปรแกรมสำเร็จรูปในการเลือกใช้โปรแกรมสำเร็จรูปมาใช้งาน ผู้ใช้อาจเริ่มต้นจากการแบ่งโปรแกรมสำเร็จรูปออกเป็น 2 กลุ่มใหญ่ๆ คือ โปรแกรมสำเร็จรูปทั่ว ๆไปที่มีราคาต่ำและโปรแกรมสำเร็จรูปเฉพาะงาน ซึ่งมีราคาสูง ในการเลือกซื้อโปรแกรมสำเร็จรูปทั่ว ๆ ไปปที่มีราคาต่ำมาใช้งานอาจไม่จำเป็นต้องอาศัยขั้นตอนหรือกระบวนการอะไรที่ยุ่งยากซับซ้อนมากนัก
ปฏิบัติการติดตั้งชุดโปรแกรมสำนักงาน Office 2019
ความต้องการฮาร์ดแวร์ขั้นต่ำของโปรแกรม Office 2019
ไมโครซอฟท์ได้เปลี่ยนรูปแบบการติดตั้ง Office 2019 เป็นเทคโนโลยีคลิก-ทู-รัน
(Click-to-run) ซึ่งติดตั้งโดยใช้โปรแกรม Office Deployment Tool (ไฟล์ EXE) แบบเดียวกับที่ใช้ติดตั้งชุดโปรแกรม Microsoft 365 เวอร์ชันเดสก์ท็อป แทนไฟล์ไอเอสโออิมเมจ (ISO Image) ที่ใช้เทคโนโลยี Windows Installer (ไฟล์ MSI) และจะทำงาน (Run) ได้เฉพาะบนระบบปฏิบัติการWindows 10 และ Windows Server รุ่นใหม่เท่านั้น
ขั้นตอนก่อนการติดตั้งก่อนที่ผู้ใช้ทำการติดตั้ง ให้เตรียมการดังต่อไปนี้
ตรวจสอบว่าเครื่องคอมพิวเตอร์ของผู้ใช้เป็นระบบปฏิบัติการ Windows 10 เท่านั้น
ครื่องคอมพิวเตอร์ของผู้ใช้อยู่ในสถานะเชื่อมต่ออินเตอร์เน็ตได้ สำหรับเปิดใช้งาน
สิทธิ์การใช้งานคีย์(Activate Key License)
กรณีเครื่องคอมพิวเตอร์มีการติดตั้ง Office 2016 ให้ทำการถอนการติดตั้ง ก่อนติดตั้ง
Version 2019
ขั้นตอนการติดตั้งชุดโปรแกรม Office 2019
เริ่มการติดตั้งโปรแกรมดับเบิลคลิกที่ไฟล์ install.bat ในโฟลเดอร์ที่เปิดไว้ เพื่อเปิดโปรแกรมติดตั้ง เมื่อโปรแกรมเริ่มการติดตั้ง จะปรากฏหน้าต่างสถานะการติดตั้งโปรแกรม รอจนกว่าเสร็จสิ้นกระบวนการติดตั้งประมาณ 10-15 นาที ตามภาพที่ 1.24 และภาพที่ 1.25 ตามลำดับ
หลังการติดตั้งโปรแกรมกระบวนการติดตั้งโปรแกรมสำเร็จ จะพบหน้าต่างแสดงข้อความ “You’re all
set! Office is installed now” จากนั้นกดปุ่มคำสั่ง “Close”เพื่อปิดโปรแกรมติดตั้งเพียงเท่านี้ผู้ใช้ก็พร้อมที่จะใช้งานได้