Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับโปรแกรมสำเร็จรูปในการทำงาน - Coggle Diagram
ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับโปรแกรมสำเร็จรูปในการทำงาน
ความหมายและความสำคัญของโปรแกรมสำเร็จรูป
1. ความหมายของโปรแกรมสำเร็จรูป
โปรแกรมสำเร็จรูป หรือซอฟต์แวร์สำเร็จ (Package Software) เป็นโปรแกรมประยุกต์
ในเชิงพาณิชย์ที่พัฒนาขึ้นมาโดยไม่ได้เจาะจงสำหรับหน่วยงานใดหน่วยงานหนึ่งแต่พัฒนาขึ้นมา
สำหรับงานทั่ว ๆ ไปที่ผู้ใช้สามารถซื้อไปติดตั้งด้วยตัวเองได
2. ความสำคัญของโปรแกรมสำเร็จรูป
2.1 โปรแกรมสำเร็จรูปก่อนการวางจำหน่ายในท้องตลาด จะต้องผ่านการทดสอบ
มาตรฐานของการทำงานเสมอ ทำให้ผลิตภัณฑ์ส่วนใหญ่ได้มาตรฐาน
2.2 ผู้ขายมีบริการหลังการขาย การบำรุงรักษา และให้การสนับสนุนระบบอย่างต่อเนื่องที่
จะทำให้ระบบได้มีการพัฒนาให้ทันสมัยเหมาะสมกับการเปลี่ยนแปลงด้านเทคโนโลยีและการพัฒนาด้าน
ธุรกิจ
2.3 กรณีที่เป็นศูนย์คอมพิวเตอร์สำหรับกิจการทางด้านธุรกิจการผลิตข่าวสารต่าง ๆเพื่อส่งให้ลูกค้าจะทำได้สะดวกรวดเร็ว โดยการใช้โปรแกรมสำเร็จรูป ทำรายงาน หรือเอกสารต่าง ๆ ใน
แบบเดียวกัน
2.4 โปรแกรมสำเร็จรูปส่วนมากใช้ภาษาระดับสูงในการเขียนหรือพัฒนาโปรแกรม ซึ่ง
ภาษาประเภทนี้สามารถนำมาใช้กับเครื่องคอมพิวเตอร์รุ่นต่าง ๆ ได้ในกรณีที่ต้องการนำโปรแกรม
สำเร็จรูปไปใช้กับเครื่องคอมพิวเตอร์ที่มีความแตกต่างกันในลักษณะของเครื่องแต่ละผู้ผลิต เพียงแต่ต้องแก้ไขหรือปรับการใช้โปรแกรมเพียงเล็กน้อย หรือในบางกรณีอาจจะไม่ต้องแก้ไข
2.5 ข้อมูลที่จัดทำขึ้นในโปรแกรมหนึ่งสามารถส่งไปยังอีกโปรแกรมหนึ่งได้ทำให้ผู้ใช้
สามารถทำงานได้ตามที่ต้องการอย่างต่อเนื่อง เช่น พิมพ์ในโปรแกรม Word สามารถนำไปแสดงผล
ด้วยโปรแกรมนำเสนองาน PowerPoint ได้ เป็นต้น
2.6 รูปแบบการเรียกใช้คำสั่งของแต่ละโปรแกรมมีลักษณะคล้ายกัน เมื่อผู้ใช้เรียนรู้การใช้โปรแกรมหนึ่งแล้ว จะใช้คำสั่งเพื่อการทำงานในลักษณะเดียวกันกับอีกโปรแกรมหนึ่งในชุด
โปรแกรมสำเร็จรูปเดียวกันนี้ได้
3. ประเภทของโปรแกรมสำเร็จรูป
3.1 โปรแกรมประมวลผลคำ (Word Processing Program)
เป็นโปรแกรมประยุกต์สำหรับการสร้าง แก้ไข เพิ่ม ลบ และจัดการรูปแบบเอกสาร
ทำให้เอกสารมีรูปแบบที่สวยงาม น่าสนใจ และจัดข้อมูลเป็นแฟ้มข้อมูล (File) ที่สามารถแก้ไขเพิ่มเติม
ได้ภายหลัง และสั่งพิมพ์ทางเครื่องพิมพ์ได้ด้วย
3.2 โปรแกรมตารางคำนวณ หรือโปรแกรมสเปรดชีต (Spreadsheet)
เป็นโปรแกรมที่มีความสำคัญอย่างมากในการเรียนและการทำงานในองค์กรต่าง ๆ
โปรแกรมนี้ถูกออกแบบให้สามารถใช้เก็บข้อมูลในลักษณะตาราง คำนวณได้สะดวก สร้างแบบฟอร์มของ
เอกสาร และจัดรูปแบบได้ง่าย
3.3 โปรแกรมจัดการฐานข้อมูล (Data Base Management Program)
เป็นโปรแกรมที่ช่วยในการสร้าง หรือดูแลฐานข้อมูล เพื่อให้สามารถจัดเก็บข้อมูล
และเรียกใช้ข้อมูลได้อย่างรวดเร็วผู้ใช้ไม่ต้องสร้างแฟ้มข้อมูลที่ซ้ำซ้อนกัน ตัวอย่างโปรแกรมจัดการ
ฐานข้อมูลที่นิยมใช้ เช่น Microsoft Access, Microsoft SQL, Oracle, MySQL และ FoxPro เป็นต้น
3.4 โปรแกรมนำเสนอข้อมูล (Presentation Program)เป็นโปรแกรมที่ใช้ในสร้างงานนำเสนอข้อมูลด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์ โดยการสร้าง
เอกสารที่ประกอบด้วยตัวอักษร รูปภาพ แผนผัง ภาพเคลื่อนไหวนิยมใช้ในการนำเสนอข้อมูลในการ
จัดการเรียนการสอน การประชุม สัมมนา หรือเสนองานขาย
3.5 โปรแกรมด้านกราฟิก (Graphic Program)ซึ่งสามารถจำแนกได้เป็น 2 ประเภทย่อย
3.5.1 โปรแกรมสำหรับสร้างและตกแต่งภาพ เป็นโปรแกรมที่ช่วยในการสร้างภาพหรือตกแต่งภาพให้เปลี่ยนแปลงไปจากภาพต้นฉบับทั้งในด้านบวกและด้านลบ
3.5.2 โปรแกรมช่วยออกแบบ เป็นโปรแกรมที่ช่วยงานด้านการออกแบบงานต่าง ๆ
เช่น งานเขียนแบบด้านสถาปัตยกรรมและวิศวกรรม โดยใช้โปรแกรม AutoCADสำหรับการวาด
แผนผังภาพไดอะแกรม (Diagram)
3.6 โปรแกรมด้านการติดต่อสื่อสาร (Communication Program)
เป็นโปรแกรมที่ใช้ในการติดต่อสื่อสารกับบุคคลอื่นได้สะดวก รวดเร็ว ช่วยประหยัดเวลา และค่าใช้จ่ายได้ด้วยการสื่อสารอาจอยู่ในรูปของไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ (Email) ที่สามารถส่งจดหมายถึงผู้รับได้ในทันที
การติดตั้งชุดโปรแกรมสำนักงาน Office 2019
1. ความต้องการฮาร์ดแวร์ขั้นต่ำของโปรแกรม Office 2019
ไมโครซอฟท์ได้เปลี่ยนรูปแบบการติดตั้ง Office 2019 เป็นเทคโนโลยีคลิก-ทู-รัน
(Click-to-run) ซึ่งติดตั้งโดยใช้โปรแกรม Office Deployment Tool (ไฟล์ EXE) แบบเดียวกับที่ใชติดตั้งชุดโปรแกรม Microsoft 365 เวอร์ชันเดสก์ท็อป แทนไฟล์ไอเอสโออิมเมจ (ISO Image) ที่ใช้
เทคโนโลยี Windows Installer (ไฟล์ MSI) และจะทำงาน (Run) ได้เฉพาะบนระบบปฏิบัติการWindows 10 และ Windows Server รุ่นใหม่เท่านั้น
2. ขั้นตอนก่อนการติดตั้ง
2.1 ตรวจสอบว่าเครื่องคอมพิวเตอร์ของผู้ใช้เป็นระบบปฏิบัติการ Windows 10 เท่านั้น
2.2 เครื่องคอมพิวเตอร์ของผู้ใช้อยู่ในสถานะเชื่อมต่ออินเตอร์เน็ตได้ สำหรับเปิดใช้งาน
สิทธิ์การใช้งานคีย์(Activate Key License)
2.3 กรณีเครื่องคอมพิวเตอร์มีการติดตั้ง Office 2016 ให้ทำการถอนการติดตั้ง ก่อนติดตั้ง
Version 2019
3. ขั้นตอนการติดตั้งชุดโปรแกรม Office 2019
3.1 เริ่มการติดตั้งโปรแกรม
ดับเบิลคลิกที่ไฟล์ install.bat ในโฟลเดอร์ที่เปิดไว้ เพื่อเปิดโปรแกรมติดตั้ง เมื่อ
โปรแกรมเริ่มการติดตั้ง จะปรากฏหน้าต่างสถานะการติดตั้งโปรแกรม รอจนกว่าเสร็จสิ้นกระบวนการ
ติดตั้งประมาณ 10-15 นาที
3.2 หลังการติดตั้งโปรแกรม
กระบวนการติดตั้งโปรแกรมสำเร็จ จะพบหน้าต่างแสดงข้อความ “You’re all
set! Office is installed now” จากนั้นกดปุ่มคำสั่ง “Close” เพื่อปิดโปรแกรมติดตั้งเพียงเท่านี้ผู้ใช้ก็พร้อมที่จะใช้งานได
การเลือกใช้โปรแกรมสำเร็จรูปในการทำงาน
1. ปัญหาการเลือกใช้โปรแกรมสำเร็จรูป
การเลือกโปรแกรมสำเร็จรูปมาใช้งานในหน่วยงานเป็นเรื่องสำคัญที่ผู้ใช้หรือองค์การ
จะต้องให้ความสำคัญและพิจารณาอย่างรอบคอบั้งนี้เนื่องจากการลงทุนในด้านซอฟต์แวร์หรือ
โปรแกรมดังกล่าวเป็นการลงทุนที่ค่อนข้างสูง
1.1 แหล่งของรายชื่อและผู้ผลิตโปรแกรมสำเร็จรูป
การได้มาซึ่งรายชื่อและผู้ผลิตโปรแกรมสำเร็จรูปเป็นปัจจัยหนึ่งของความสำเร็จใน
การจัดหาโปรแกรมสำเร็จรูปมาใช้งาน ทั้งนี้เนื่องจากเป็นการเปิดโอกาสให้องค์การหรือหน่วยงานผู้ใช้
นั้น ๆ ได้ทำการแสวงหาและมีตัวเลือกในการตัดสินใจได้มากยิ่งขึ้น
1.2 ราคาของโปรแกรมสำเร็จรูป
งบประมาณที่ต้องใช้ในการจัดหาโปรแกรมสำเร็จรูปมาใช้ นับเป็นปัจจัยที่สำคัญ
อีกประการหนึ่ง ที่สะท้อนให้เห็นถึงความสำเร็จในการจัดหาโปรแกรมสำเร็จรูปมาใช้
1.3 ความสอดคล้องและตรงความต้องการ
ดังได้กล่าวมาแล้วนั้นว่า โปรแกรมสำเร็จรูปที่ดีไม่จำเป็นจะต้องเป็นโปรแกรมที่มี
ราคาแพงเกินไป หากแต่จะต้องเป็นโปรแกรมที่สอดคล้องและตรงกับการทำงานและความต้องการใช้งานของผู้ใช้มากที่สุด
1.4 ความนิยมในโปรแกรมสำเร็จรูปที่เลือก
ในสภาพความเป็นจริงแล้ว ความนิยมในโปรแกรมสำเร็จรูปตัวใดตัวหนึ่งเป็นเรื่องที่
ผู้ใช้หรือหน่วยงานผู้ใช้ต่างมีความอิสระในการตัดสินใจเลือกซื้อ และโปรแกรมสำเร็จรูปที่ได้รับความนิยมสูงสุด ไม่ใช่ว่าจะเป็นโปรแกรมสำเร็จรูปที่ดีเยี่ยมที่สุด
2. องค์ประกอบการเลือกใช้โปรแกรมสำเร็จรูปในการทำงาน
โปรแกรมสำเร็จรูปเป็นปัจจัยสำคัญหนึ่งในการดำเนินกิจการไม่ว่าจะเป็นภาครัฐหรือ
ภาคเอกชน
2.1 ปัจจัยที่ควรพิจารณาเกี่ยวกับการเลือกซื้อโปรแกรมสำเร็จรูป
หากพูดถึงโปรแกรมสำเร็จรูปในการทำงาน คนส่วนใหญ่มักนึกถึง Microsoft
Office โดยอัตโนมัติ อย่างไรก็ตามโปรแกรมนี้ไม่ใช่ตัวเลือกเดียวที่ช่วยแก้ไขปัญหาในที่ทำงาน ยังมี
ชุดโปรแกรมสำเร็จรูปอื่น ๆ ที่สามารถทำให้ผู้ใช้หรือหน่วยงานของคุณทำงานได้อย่างราบรื่น
2.2 ขั้นตอนการเลือกซื้อโปรแกรมสำเร็จรูป
ในการเลือกใช้โปรแกรมสำเร็จรูปมาใช้งาน ผู้ใช้อาจเริ่มต้นจากการแบ่งโปรแกรม
สำเร็จรูปออกเป็น 2 กลุ่มใหญ่ๆ คือ โปรแกรมสำเร็จรูปทั่ว ๆ ไปที่มีราคาต่ำและโปรแกรมสำเร็จรูปเฉพาะงาน ซึ่งมีราคาสูง ในการเลือกซื้อโปรแกรมสำเร็จรูปทั่ว ๆ ไปที่มีราคาต่ำมาใช้งานอาจไม่
จำเป็นต้องอาศัยขั้นตอนหรือกระบวนการอะไรที่ยุ่งยากซับซ้อนมากนัก เฉพาะงานซึ่งมีราคาสูงนั้นการเลือกซื้อโปรแกรมแต่ละครั้งอาจจะหมายถึงการลงทุนเป็นจำนวนที่มาก
2.3 เหตุผลความจำเป็นในการเลือกใช้ชุดโปรแกรมสำนักงาน Microsoft Office
ในเอกสารประกอบการสอน
ทำไมเราจึงไม่ร่วมมือช่วยกันสนับสนุนให้คนไทยทั้งประเทศ หันมาใช้โปรแกรมที่ถูก
กฎหมาย หรือโปรแกรมฟรี ในกลุ่มโปรแกรมโอเพนซอร์สแทน และทำไมโรงเรียน วิทยาลัย มหาวิทยาลัยหรือสถาบันการศึกษา เอกเชน จึงไม่มีการเรียนการสอนการใช้โปรแกรมที่เป็นโอเพนซอร์สแบบจริงจัง
ตั้งแต่ระดับชั้นอนุบาลจนถึงปริญญาตรี
โปรแกรมสำเร็จรูปทั่วไปสำหรับการทำงาน
1. โปรแกรมสำเร็จรูปเพื่องานเอกสารและการพิมพ์
1.1 โปรแกรมประมวลผลคำแบบออฟไลน โปรแกรมประมวลผลคำแบบออฟไลน์ ในเอกสารนี้ผู้เขียนหมายถึง โปรแกรม
ประมวลผลคำที่ติดตั้งและใช้งานบนเครื่องคอมพิวเตอร์เท่านั้น ไม่สามารถทำงานแบบออนไลน์ได
1.2 โปรแกรมประมวลผลคำแบบออนไลน ปรแกรมประมวลผลคำแบบออนไลน์ เป็นโปรแกรมที่ผู้ใช้สามารถใช้งานได้บน
อุปกรณ์ที่หลากหลาย ทุกที่ ทุกสถานที่ ๆ เข้าถึงอินเทอร์เน็ตได้ ไม่เฉพาะเครื่องคอมพิวเตอร์เท่านั้น
2. โปรแกรมสำเร็จรูปเพื่อจัดทำตารางคำนวณ
โปรแกรมสำเร็จรูปเพื่อจัดทำตารางคำนวณ (Spreadsheets Package Program) เป็นซอฟต์แวร์ประยุกต์เพื่องานทั่วไปอีกประเภทหนึ่งที่ช่วยยให้ผู้ใช้สามารถใช้คอมพิวเตอร์ในการวิเคราะห์
วางแผน หรือจัดทำสถานการณ์จำลองได
2.1 ความหมายและความสำคัญของโปรแกรมตารางคำนวณ
โปรแกรมตารางคำนวณ (Spreadsheet Program) หรือ ตารางทำงานและตารางคำนวณอิเล็กทรอนิกส์บ้าง (สำหรับในเอกสารประกอบการสอนนี้ผู้เขียนจะใช้คำว่า
โปรแกรมตารางคำนวณ เพื่อให้สอดคล้องกับคำอธิบายรายวิชา และใช้โปรแกรม Microsoft Excel)
2.2 คุณสมบัติของโปรแกรมตารางคำนวณ
โปรแกรมตารางคำนวณเปนโปรแกรมที่เหมาะสมกับงานการคิดคํานวณที่หลากหลาย และสามารถนําไปประยุกตใชในการคํานวณตาง ๆ ไดมากมาย
2.3 ประโยชน์ของโปรแกรมตารางคำนวณ
โปรแกรมตารางคำนวณ หรือที่รู้จักกันว่า “Excel” มีประโยชน์กับผู้ใช้แทบทุกสาขาอาชีพ ไม่ว่าจะเป็นนักบัญชีซึ่งสามารถนำ Excel มาช่วยคำนวณรายรับรายจ่ายและงบการเงินได้
2.4 ตัวอย่างโปรแกรมสำเร็จรูปเพื่อจัดทำตารางคำนวณ
โปรแกรมสำเร็จรูปเพื่อจัดทำตารางคำนวณที่ได้รับความนิยมและใช้กันแพร่หลายทั้งในรูปแบบเสียค่าใช้จ่ายในการซื้อลิขสิทธิ์ใช้งาน และไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายในการใช้งานที่สามารถทดแทนได้ด้วยกลุ่มโอเพนซอร์ส
3. โปรแกรมสำเร็จรูปเพื่อนำเสนองาน
3.1 ความหมายและความสำคัญของโปรแกรมนำเสนองาน
โปรแกรมนำเสนองาน เป็นโปรเเกรมในการนําเสนอได้หลายรูปเเบบ ทั้งในรูปเเบบ ข้อความ ภาพ หรือเสียงโดยตัวโปรเเกรมนั้นสามารถนําสื่อเหล่านี้มาผสมผานได้อย่างลงตัวเเละมีประสิทธิภาพมากที่สุด
3.2 ความสำคัญของโปรแกรมนำเสนองาน
การสร้างงานนำเสนอข้อมูล ถือว่าเป็นสิ่งที่จำเป็นและมีความสำคัญอย่างมากกับงานทุกสาขาอาชีพ จะเห็นได้ว่าในการประชุม สัมมนาของหน่วยงานภาครัฐหรือภาคเอกชน
3.3 ประโยชน์ของโปรแกรมนำเสนองาน
ผู้ใช้ต้องมีความรู้ความเข้าใจในเนื้อหาที่จะบรรยายเป็นอย่างดี จึงจะสามารถถ่ายทอดไปถึงผู้รับสารได้อย่างมีประสิทธิภาพโดยการนำโปรแกรมนำเสนองานมาเป็นเครื่องมือช่วยในการนำเสนอ
3.4 ตัวอย่างโปรแกรมสำเร็จรูปเพื่อนำเสนองาน
ในปัจจุบันโปรแกรมที่ใช้ในการสร้างงานนำเสนอ มีให้เลือกใช้งานกันหลายโปรแกรม สำหรับทางเลือกช่องทางการนำเสนอผลงานมี 2 ช่องทาง คือ แบบออฟไลน์ (Offline)โดยรวมใช้โปรแกรม PowerPoint นำเสนองานหรือโปรแกรมสร้างสื่อ CAI เป็นต้น และช่องทางแบบออนไลน์ (Online) คือ ใช้เว็บไซต์ในการนำเสนองาน
บทบาทของโปรแกรมสำเร็จรูป
1. บทบาทในการเป็นเครื่องมือเพื่อช่วยเพิ่มประสิทธิผลของพนักงาน
ในปัจจุบันโปรแกรมสำเร็จรูปได้เป็นเครื่องมือที่สำคัญและขาดไม่ได้ในการทำงาน
สำนักงานที่ใช้เพื่อเพิ่มประสิทธิผลของพนักงานให้สูงขึ้น
2. บทบาทในการเป็นองค์ประกอบสำคัญในสำนักงานอัตโนมัต
โปรแกรมสำเร็จรูปถูกนำมาใช้เป็นองค์ประกอบที่สำคัญในระบบสำนักงานอัตโนมัติ
โดยปัจจุบันพบว่า ช่วยเพิ่มประสิทธิผลของคนในการทำงาน
3. บทบาทในด้านการศึกษาและให้ความบันเทิง
นอกจากบทบาทในสำนักงานแล้ว พบว่าโปรแกรมสำเร็จรูปยังมีการนำไปใช้เพื่อ
การศึกษาและความบันเทิงภายในครอบครัว ได้แก่ บทเรียนทางคอมพิวเตอร์ และเกมส์คอมพิวเตอร