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FUNDAMENTOS DE LOS ARCHIVOS Y LA ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS
Información
conocimiento que los hombres perciben por medio de uno o más de sus sentidos.
documento
“todo registro de información, independientemente del soporte físico”
de archivo
información contenida en cualquier soporte y tipo documental, producida, recibida y conservada por cualquier organización o persona
carácter triple
organico
seriado
único
por su información o mensaje
documento informativo
documento probatorio
documento dispositivo
atributos
caracteres internos
formas de constancia
formas archivistas
formas esenciales
caracteres externos
tipo de escritura y su materialidad
sellos
formato
forma(original o copia)
quienes los usan
oficinas de gobierno y sector privado
para
documentar acciones, confirmar decisiones, establecer derechos y responsabilidades y comunicar información.
deben de estar bien administrados
para
asegurar su protección, se conservan y custodian en los archivo
tipo documental
“clase de documentos que se distinguen
por la semejanza de sus características físicas, y/o intelectuales”,
soporte de los documentos
papel
acetato de celulosa o poliéster
rollos de microfilme
microfichas
discos o cintas
películas o videos
cintas magnéticas
discos óptimos
sistemas para interpretar la información
Sistema operativo analógico, grabable y legible
documento informático
Sistema operativo analógico, grabable y legible
documento audiovisual).
Sistema operativo textual, manuscrito, o impreso,
grafías, dibujos, esgrafiados).
procedimiento administrativo
documento
iniciación
impulso
instrucción
resolución
comunicación
archivo
Es uno o más conjuntos de documentos acumulados en un proceso natural por una persona o institución en el transcurso de su gestión
tipos
de acuerdo con el soporte de los documentos
Audiovisuales
Cartográficos
Fotográficos
de acuerdo al carácter de la documentación, del sector que la genere
Oficiales: Archivos federales, archivos estatales, archivos municipales.
Particulares: Archivos de asociaciones civiles, archivos sindicales, archivos familiares, etc.
atendiendo el ciclo vital de los documentos
Administrativos o de trámite
De concentración
Históricos
atendiendo a la materia de la información
científicos
económicos
de arte
de salud
de educación
de acuerdo con el productor de los documentos
Locales: archivos municipales, archivos parroquiales
Regionales: archivos estatales
Nacionales: Archivo General de la Nación
Internacionales: Archivo General de Indias, en Sevilla. Archivo de la ONU
son el testimonio de los derechos y obligaciones de los ciudadanos
administración
correcto planteamiento de sus relaciones
con los ciudadanos
proceso administrativo
organización
dirección
planeación
control
administración de documentos
conjunto de principios, procedimientos y métodos administrativos orientados a la economía y eficiencia del manejo documental
contempla la sistematización y reglamentación del manejo de los documentos
archivística
selección documental
El flujo y la transferencia de documentos
La teoría de las tres edades (ciclo vital de la documentación
elementos que la componen
legislación
necesidad de disposiciones legales y de normas que reglamenten el manejo de documentos
estructura
organización jerárquica de todos los
elementos que componen un sistema de archivos
programa
administración de documentos considera la elaboración de programas
administración
metodología de la administración al desarrollo
de los programas de archivo
ciclo vital de la documentación
Fase semiactiva
Fase histórica
Fase activa o de vigencia administrativa
Depuración (baja documental)
