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"Importancia de los sistemas de información" - Coggle Diagram
"Importancia de los sistemas de información"
En esta era ya no funcionan las formas antiguas de hacer negocios. Los procesos de administración, producción y distribución de artículos, así como los servicios, se han vuelto más dinámicos y complicados.
Estamos viviendo una época en la que lo importante es la comprensión y el intercambio de la información, sin importar la forma en que ésta se presente; a veces tampoco es importante el volumen o el tamaño de la misma.
Es indispensable emparejar la tecnología de la información con el modo de hacer negocios, dado que sin datos precisos las empresas corren el riesgo de no tomar las decisiones correctas.
Las empresas deben tener modernos sistemas de información, administración y operación para que prosperen y sobrevivan en los mercados internacionales.
La finalidad de un buen sistema de información es proporcionar, a los ejecutivos encargados de la toma de decisiones, información que les sirva para confirmar la validez de las estrategias que se están siguiendo.
Los sistemas deben proporcionar información clave para la toma de decisiones; esta información debe ser sencilla, clara, expedita, veraz, precisa, consistente y fácil de analizar e interpretar.
Es necesario precisar en qué consiste la información clave, cómo puede obtenerse, quiénes son los responsables de elaborarla, en qué formato y con qué frecuencia se va a presentar, quiénes tendrán acceso a ella y con qué detalle y confidencialidad podrá ser consultada.
Es conveniente que la información que generan el sistema de contabilidad y la dirección administrativa se automatice desde que comienzan las operaciones de una empresa. Cuando ésta crece y no se automatiza la información, a veces se vuelve muy complicado pasar de un sistema manual a uno computarizado.
Un sistema de información y control tanto administrativo como operacional bien diseñado, debe contemplar como mínimo lo siguiente:
Ser fácil de utilizarse.
Estar estructurado lógicamente.
Tener procedimientos y una estructura de reportes.
Proporcionar información completa sobre las diferentes áreas y productos de la empresa
Tener un mecanismo de retroalimentación que permita conocer los avances en los programas de todas las áreas.
Asegurar que las políticas y reglas establecidas sean cumplidas.
Algunos ejemplos de información general que puede proporcionar un buen sistema de información son:
Información diaria
Diferencias en conciliaciones bancarias. Estadísticas y comparativos de las diferentes áreas según el giro. Pagos realizados en efectivo y cheques. Saldos en caja, chequeras e inversiones. Ventas en efectivo y crédito.
Información semanal
Avances en programas y proyectos de cada área. Conciliaciones de caja chica. Cuentas por cobrar y pagar. Informes ejecutivos de cada una de las áreas de la empresa. Modificaciones a la plantilla del personal.
Información mensual
Análisis detallado de inventarios, compras, ventas, producción y presupuesto. Áreas críticas o con problemas.
Balance, estado de resultados y origen y aplicación de recursos. Situación del mercado. Situación de la competencia.
Información trimestral, semestral y anual
Avances de nuevos proyectos. Comparativo con el mismo mes, trimestre o semestre del año anterior. Concentrado y comparativo de la información semanal y mensual Información sobre clientes, distribuidores, proveedores y empleados. Información sobre líneas de productos. Investigación y desarrollo (tecnología de punta). Modificación de regulaciones e impuestos por la autoridad. Nuevos productos nacionales e internacionales en el mercado. Tendencias de los mercados.
La persona encargada del sistema de información debe tener un perfil que le permita manejar las relaciones públicas con los responsables de la información de las demás áreas y con los directivos. Los conocimientos y la experiencia en el manejo del área son un requisito indispensable.
En las empresas grandes y medianas, por lo general existe el área encargada de la informática de la empresa. Esta área es la idónea para concentrar todos los datos que genera el sistema de información para los accionistas, directores y el personal de la empresa. En las empresas pequeña y micro debe haber un responsable que cubra las necesidades de cómputo de la empresa misma.
Controles
Desde el inicio de operaciones de una empresa es necesario establecer un sistema de dirección y control simple pero eficaz. El control es el establecimiento de programas y sistemas que permiten medir resultados. En cambio, el objetivo del control es proporcionar apoyo técnico y administrativo para lograr la consecución de los objetivos señalados en los programas.
Algunas preguntas que deben hacerse los directivos con relación al control son:
Qué, cuándo y para qué se debe controlar. 2. Quién debe controlar. 3. Cuándo y dónde se debe controlar. 4. Con qué frecuencia y prioridad. 5. Con qué profundidad. 6. Cómo puede controlarse. 7. Cuáles son los criterios de medición e indicadores. 8. Cuál es el mínimo de información necesaria para controlar la empresa. 9. Cuáles son los indicadores clave que definen la información realmente relevante. 10. Qué información es requerida diaria, mensual, trimestral, semestral y anualmente. 11. Qué indicadores necesitan ser comparados. 12. Qué información se necesita para realizar una evaluación integral de la empresa.
Programas de trabajo
Éstos son un instrumento clave para conocer, periódicamente, los avances y corregir de inmediato el rumbo cuando se detecta una desviación. Hay varias cosas que los distinguen: determinan el tiempo en que debe ser cubierta una actividad, tienen un responsable, una cantidad asignada de recursos para su cumplimiento y calculan los beneficios que habrá de producir.
Para elaborar un programa de trabajo hay que saber:
♦ Cuáles son los objetivos. ♦ Qué actividades hay que llevar a cabo. ♦ Establecer prioridades. ♦ Cuáles son los tiempos de realización (inició y terminación). ♦ Qué recursos materiales y financieros son necesarios. ♦ Quién es el personal responsable de su ejecución. ♦ Cuáles son los beneficios esperados. ♦
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Informática
El objetivo de la informática dentro de las empresas es usar diversas herramientas que permitan incrementar la productividad y la competitividad.
Actualmente, el desarrollo de la informática permite a las empresas contar con tecnología de punta accesible por su costo en hardware y software.
La realidad de la informática actual rebasa cualquier expectativa concerniente al intercambio irrestricto de información. Resultan en verdad impresionantes el auge y el crecimiento de las tecnologías relacionadas con la información, pues abarcan todos los campos del conocimiento y la comunicación humana.
Cada día, un mayor número de gente usa estas formas de consulta que hacen más eficientes los procesos educativos, mercantiles y de investigación.
Hay empresas que venden todo tipo de hardware y software que dan información sobre créditos y tasas de interés razonables.