Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
TOPIK 1: ELEMEN PENGURUSAN PROJEK - Coggle Diagram
TOPIK 1: ELEMEN PENGURUSAN PROJEK
1.0 Elemen Pengurusan Projek
3 peringkat pengurusan projek yang utama
Perancangan
Peringkat pengurusan projek yang utama
Merangkumi aktiviti menentukan objektif projek
Memudahkan pengurus dan pasukannya menjalankan projek
Penjadualan
Menganggarkan jangkamasa yang diperlukan untuk menyiapkan projek
Anggaran tempoh menyiapkan projek dibuat melalui perbandingan dengan objektif projek
Jika masa yang ditetapkan melebihi masa yang dihadkan, tempoh persiapan projek mesti dikurangkan dengan cara tambah tenaga kerja atau kerja lebih masa (OverTime)
Penjadualan perlu dilakukan kerana :-
tentukan dan hubungkaitkan antara aktiviti
kenalpasti hubungan sebelumnya antara aktiviti
tetapkan jangkamsa untuk siapkan aktiviti untuk mengelak kerugian dari segi masa dan kos
mengoptimumkan penggunaan sumber tenaga dan bahan mentah
Carta Gantt seringkali digunakan dalam penjadualan sesuatu projek kerana :-
dapat kenalpasti semua aktiviti yang telah dirancang
kenalpasti pelaksanaan aktiviti pekerjaan yang ditunjukkan
kenalpasti anggaran masa untuk setiap aktiviti
kenalpasti jangkamasa keseluruhan projek
Pengawalan
Memastikan semua aktiviti dikenalpasti
Memastikan semua aktiviti dapat disiapkan dalam masa yang ditetapkan
Memastikan sumber-sumber yang diperlukan dikenalpasti
Memastikan perubahan dalam jadual akan berlaku sekiranya terdapat sebarang
perubahan atau pembaharuan dalam projek
1.1 Perancangan dan Kitar Kawalan
Tujuan perancangan projek adalah untuk menentukan kaedah yang akan digunakan bagi
merancang sesuatu projek.
Untuk memastikan kejayaan sesuatu
perancangan, ia bergantung kepada keputusan yang memerlukan pengumpulan
sebanyak mungkin maklumat-maklumat seperti :-
1.1.1 Bahan
Kuantiti dan kualiti
Penghantaran bahan
Jenis bahan
1.1.2 Tenaga manusia (pekerja)
Tenaga kerja mesti mencukupi
Projek mungkin tidak akan dilaksanakan tanpa tenaga kerja
1.1.3 Mesin
Diperlukan dalam melaksanakan projek.
Diperoleh melalui pembelian peralatan atau penyewaan
1.1.4 Kewangan
Syarikat yang mempunyai kedudukan kewangan yang kukuh
akan diberi mandat untuk menyiapkan sesuatu projek.
Melibatkan penilaian kos bermula daripada pembinaan hinggalah selesai sesuatu
projek seperti kos pembinaan, gaji pekerja, penyewaan mesin dan sebagainya.
1.1.5 Masa
Pemilik biasanya menginginkan tarikh permulaan, tarikh penyiapan dan tarikh
penting yang lain yang terdapat di dalam dokumen tawaran
Had masa juga telah
ditetapkan untuk menyiapkan sesuatu projek.
1.2 Pembangunan Pelan Projek
bermula daripada penerimaan dokumen-dokumen
kontrak dan akan menyediakan senarai-senarai aktiviti yang terdiri daripada aktiviti
pengeluaran dan aktiviti perolehan.
1.2.1 Aktiviti Pengeluaran
Dokumen kontrak ini menyatakan butiran yang diperlukan untuk
membangunkan sesuatu projek berdasarkan sumber setiap aktiviti.
Daripada
senarai aktiviti rangkaian pembangunan projek disediakan.
Memberikan satu jadual yang dapat berfungsi sebagai pelan asas untuk
melaksanakan kerja-kerja projek.
1.2.2 Aktiviti Perolehan
Perancangan dan keseluruhan proses penjadualan mesti dikaitkan dengan kos
projek yang memerlukan analisa selanjutnya
Masa perlaksanaan untuk sesuatu
pembangunan pelan projek berkait rapat dengan sumber yang diperlukan.
Semakin pendek masa untuk perlaksanaan, semakin banyak keperluan sumber dan sebaliknya
1.3 Perlaksanaan Pelan Projek
i) Konsep projek
Projek boleh dikategorikan sebagai projek besar, sederhana dan kecil.
Ia boleh jadi terhad kepada satu sektor yang khusus atau merentasi beberapa sektor
Semua projek mempunyai ciri yang sama
ii) Matlamat yang segera
menekankan kepada matlamat yang telah ditetapkan dengan
tujuan untuk menyelesaikan masalah yang mendesak dan yang sudah dikenalpast
iii) Tidak berulang-ulang
Pelaksanaan projek berbeza dengan pentadbiran biasa yang rutin dalam sesebuah
organisasi atau agensi kerajaan.
Kebiasaannya diuruskan oleh badan yang ditubuh khas untuk mengendalikan aktiviti projek
iv) Ketidakpastian
Masalah ini
berkaitan dengan adanya kemungkinan penyesuaian perlarasan yang perlu dibuat
ke atas rekabentuk teknikal, ekonomi atau pengurusannya.
1.4 Pemantauan Kemajuan Projek
dibuat untuk mengekalkan tempoh masa sasaran.
dibuat dengan maklumat sasaran dan keluaran dicatat untuk dibuat
perbandingan.
pembetulan rancangan perlu dibuat ke atas kesilapan
kerja yang tidak diduga seperti kelewatan akibat bencana dan sebagainya.
1.4.1 Pemantauan Kemajuan
Selepas maklumbalas dari tapak didapati, penilaian data perlu dibuat untuk
mengekalkan tempoh masa sasaran.
Kejayaan sesuatu kerja bergantung kepada
keputusan yang dibuat dan kepakaran dalam membuat penjadualan
. Penilaian dibuat berdasarkan keluaran hasil kerja berbanding dengan sasaran, seterusnya
peratus pencapaian dibuat berdasarkan perkara ini
1.4.2 Tindakan Pembetulan
Selepas tindakan penilaian dibuat ke atas sesuatu projek, suatu rancangan
pembetulan perlu dibuat bagi mencapai matlamat sasaran sepenuhnya
Pembetulan dibuat ke atas kesilapan kerja yang tidak diduga
1.5 Kawalan Projek
Aspek pengawalan projek yang perlu diambil kira ialah :-
Tahap kawalan
Ciri ciri tahap kawalan
Menyediakan jadual sasaran
Mengawasi projek
Penilaian dan peramalan
Tempoh kawalan kemaskini
Tempoh masa kemaskini
1.6 Integrasi Kos
Penentuan kos adalah penting dalam melaksanakan sesuatu projek
Di antara perkara-perkara yang penting semasa
membuat perancangan kos ialah :-
Kos bahan mentah, gaji pekerja, pengangkutan barang-barang, penyewaan mesin
atau pembelian mesin, tapak pembinaan dan sebagainya.
Kesan perubahan jangkamasa di mana pengusaha-pengusaha diperlukan
Memikirkan risiko atau keuntungan untuk mengelakkan daripada berlakunya
kerugian atau risiko-risiko lain.
Membuat jadual anggaran kasar ke atas kos yang perlu dalam melaksanakan
sesuatu projek.
Tempoh penyiapan juga diperlukan kerana akan mempengaruhi jumlah kos
1.8 Membuat Laporan dan Taklimat
Laporan tentang projek yang siap akan dibentangkan dalam bentuk :-
Gambarajah
Sesuai
digunakan untuk kegunaan pejabat kerana membenarkan kemasukan nilai keseluruhan projek yang dijadualkan serta kesannya ke atas perancangan.
Kelemahannya ialah ia tidak menunjukkan julat masa yang nyata apabila aktiviti
dijalankan.
Carta Bar
digunakan untuk asas penyediaan dan analisis sumber manusia,
peralatan dan jadual kewangan.
Gambarajah Skala-Masa
berkait rapat dengan persembahan carta bar.
Ramai perancang gemar menggunakan persembahan ini kerana dapat
menunjukkan perhubungan di antara aktiviti dan masa pelaksanaannya.
1.7 Penjadualan Maklumat dan Nilai Dapatan
Setelah menerima maklumbalas dari tapak, pihak penjadualan akan menilai data dan
menentukan apa yang perlu dilakukan untuk mengekalkan tempoh yang telah
ditetapkan
Kepakaran penjadualan adalah penting kerana kejayaan akan bergantung
kepada keputusan yang akan dibuat
Proses penilaian biasanya dimulai dengan penghasilan jadual-jadual daripada maklumat
yang telah diperolehi.
Penjadual akan memeriksa output yang diperolehi daripada
komputer ataupun pejabat.
Sebarang kelewatan output akan dibuat perbandingan tarikh
mula dan tamat yang baru dengan tarikh mula dan tamat yang telah ditetapkan.