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Administración Exitosa de proyectos - Coggle Diagram
Administración Exitosa de proyectos
13. Estructuras organizacionales
Se clasifican en tres y son: :check:Funcional (Empleados realizan la misma función), :check:autónomo(Su proyecto funciona como entidad propia y de :check:matriz (Híbrido entre funcional y autónomo)
Funcional
: :no_entry:Solo se producen productos estándar, :no_entry: Se forma un proyectofuncional.
Autónomo
: :no_entry: Se forma un proyecto único, :no_entry: Se usa el doble de recursos por lo que los costos pueden ser ineficientes.
Matriz
: :no_entry:Los recursos se asignan temporalmente, :no_entry: Trabaja correctamente con compañías que poseen varios proyectos al mismo tiempo, :no_entry: Su intermediario es el cliente y la compañía
Cada administrador es el responsable de la manera en la que se realizan actividades.
11. El equipo del proyecto
Se define al
equipo
como un grupo de individuos que trabajan en unión con el fin de lograr algo. Los equipos también pasan por fases: :check:Formació, :check:Conficto, :check:Normalización y :check:Desarrollo
Barreras que evitan la eficacia en el equipo de trabajo
:red_cross:Falta de funciones y responsabilidad, :red_cross:Falta de estructuración del proyecto, :red_cross: falta de compromiso comunicación y liderazgo.
Todos los miembros que intervengan en el equipo deben colaborar para que exista un ambiente positivo de paz y eficaz.
2. Identificación y selección de proyectos
Los proyectos se identifican de varias formas
::check: Durante la planeación de la organización, :check: Operaciones normales de negocio, :check:Respuesta de eventos inesperados, :check:Resultado de la necesidad de un grupo de individuos.
Pasos en el proceso de selección
: 1.Desarrollar criterios para la evaluación del proyecto, 2.Enumerar suposiciones, 3.Recolectar información y 4. Evaluación de los criterios mencionados. Posterior a esto se autoriza el proyecto y el patrocinador acepta la solicitud
En la
solicitud de propuesta
se definen los requisitos del proyecto y se solicita propuestas a los contratistas.
En la RFP se incluye el propósito y objetivo del proyecto
No todos los ciclos de vida del proyecto requieren una propuesta, a veces solo pasan por fase de inicio, planeación y desarrollo.
12. Comunicación y documentación del proyecto
La comunicación puede darse de dos formas: cara a cara o a través de un medio, como las redes sociales, para transmitir el mensaje que se desea es necesario que este sea breve, claro y conciso
La comunicaación constituye: :warning: Foro de discusión, :warning: aclaración, :warning:comprensión y :warning:retroalimentación
El escuchar es muy importante para a comunicación ya que la ausencia de este puede causar distracciones en la conversación
Las reuniones de proyecto son otra herramienta para la comunicación, entre las tres más comunes tenemos: :check: Revisión de status :check:Resolución de problemas y :check: reuniones de división de diseño
En el transcurso de un proyecto, se observan diferentes tipos de documentos como: :pencil2:Epsecificaciones, :pencil2:manuales o :pencil2:planos.
1.Conceptos de administración de proyectos
Un
proyecto
es un esfuerzo por lograr un objetivo específico a través de un conjunto de actividades
*Tiene patrocinador o cliente, plazo específico, grado de incertidumbre, utiliza variados recursos.
Factores que restringen el éxito del proyecto
Alcance, :check:Calidad, :check:Skateholders, :check:Programa, :check:Presupuesto, :check:Recursos, :check:Riesgos, :check:Satisfacción al cliente
El ciclo de vida del proyecto tiene cuatro fases:
Inicio
,
planeación
,
realización
y
cierre
La administración de proyectos:
planea
,
organiza
,
coordina
,
lidera
y
controla
9. Cierre del proyecto
Cando el trabajo está culminado y el cliente ha aceptado los entregables se puede determinar que el proyecto a finalizado, que es su última etapa, ciclo de cierre.
En esta etapa influye: :check:cierre de acciones, :check:pagos finales, :check:evaluación a los trabajadores y :check:evaluación al proyecto. En esta etapa el reconocimiento es muy importante hacia los trabajadores, pues el esfuerzo que hicieron merita ser premiado.
El objetivo de la evaluación hacia los participantes que intervinieron en el proyecto es identificar si se obtuvo experiencia y aprendizaje en todo el transcurso del proyecto.
10. El administrador del proyecto
Su responsabilidad es comprobar que el cliente se encuentre satisfecho y que el proyecto tenga excelencia en calidad. También está encargado de promover el liderazgo en la planeación, organización y control del esfuerzo laboral.
Cualidades que debe poseer el administrador
: :check:Inspirador, :check:Comprometido con la capacitación y desarrollo personal :check:comunicador efectivo y :check:habilidades intrapersonales.
Uno de sus principales delegaciones es controlar cambios para que cualquier obstáculo que impida lograr el objetivo sea mayor
4. Definición de alcance, calidad, responsabilidad y secuencia de las actividades
El alcance del proyecto define lo que se debe hacer. Este documento contiene requisitos del cliente, declaración de trabajo, criterios de aceptación y desglose del trabajo.Valioso para establecer una relación entre stakeholders.
La calidad del proyecto debe cumplir con: :check:especificaciones, :check: estándares, :check:códigos a utilizar y cumplir.
Se usará un
diagrama de red
para otorgar una secuencia a las actividades y lograr un alcance en el avane del proyecto.
6. Utilización de recursos
Pueden incluir: :check:personas, :check:materiales, :check:suministros, :check:equipos, :check:herramientas e :check:instalaciones.
Algunas actividades pueden necesitar los mismos recursos al mismo tiempo, sin embargo, no siempre todos se encuentran disponibles, por lo que se tendrá que esperar hasta que se consiga la cantidad apta para el trabajo.
La restricción de recursos sirve para formar un diagrama de red en el que la secuencia y relaciones están basados en la limitación de recursos. Para esto se tienen
dos métodos:
-Nivelación de recursos o suavizado: minimiza fluctuaciones de recursos.
-Programación de recursos limitados: Programa más corto cuando la cantidad de recursos es fija.
8. Administración de riesgos
Si se presenta un riesgo en el proyecto, puede poner en juego los objetivos que se tenían planteados. Para evitar esto la administración: identifica, evalúa, supervisa y otorga una respuesta ante los riesgos que se presentan.
Es necesario estimar cuál es el grado de riesgo en el impacto para los objetivos, para esto se debe hacer una planificación donde en caso de que esto ocurra no provoque un fuerte impacto en el proyecto
En el transcurso del proyecto es recomendable realizar una supervisión y evaluación con el fin de verificar si existe algún riesgo que pueda poner en peligro la culminación del proyecto.
5.Desarrollo del programa
¿Qué es un programa?
Es un calendario para el plan que se tiene establecido, es decir, este no puede ser creado sin la presentación del plan.
Se necesita calcular: :check:Tipo y cantidad de recursos, :check:Tiempo que requerirá la actividad, :check:Cuando se calcule los recursos, se debe tomar en cuenta la disponibilidad de estos, lo que influirá en el tiempo de realización.
Es más fácil y recomendable calcular la duración de actividades en el corto plazo y en el transcurso del tiempo se puede ir elaborando con mayor precisión
Este programa otorga un horario para cada actividad, es decir muestra el inicio (Es) que se calcula con base en el tiempo del proyecto y el final de cada una de estas (LF) que se obtiene al sumar la duración de una actividad.
Para resultados se debe comparar el progreso actual con el que se tenía previsto en la planificación.
7. Determinación de costos, presupuesto y valor agregado
Proceso de elaboración del proyecto
1. Determinar el costo presupuestado total (TBC) y 2. Desarrollar un presupuesto escalonado
El costo total del proyecto se calcula en fase de inicio, en la fase de planificación se resaltan actividades específicas y se crea un plan de red
El TBC en el trabajo es la suma de los costos calculados de todas las actividades específicas que lo conforman
Es inusual que los costos de las actividades sea superior a la cantidad de fondos que el cliente estimó
3. Desarrollo de las propuestas del proyecto
Los contratistas compiten con otros por lo que se debe tomar en cuenta la certeza de cálculo de costos, riesgo valor de proyecto, presupuesto y competencia en cuanto al precio del proyecto.
Las propuestas se organizan en tres categorías
: :check:Técnica, :check:Administrativa y de :check:Costos
Factores que un contratista debe tomar en cuenta al tomar una decisión
: competencia, riesgos, misión de negocios, habilidad en sus capacidades, reputación con el cliente, fondos disponibles, disponibilidad de recursos.
Generar confianza es fundamental para desarrollar relaciones exitosas con socios y clientes.
La propuesta del proyecto debe contener: necesidades, suposiciones, alcance, entregables, recursos, riesgos y beneficios esperados.