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Correo electrónico: ¿comunicación virtual o virtuosa?
EL CORREO ELECTRÓNICO COMO MEDIO DE COMUNICACIÓN Y LAS NUEVAS HABILIDADES Y LAS PERMANENTES VIRTUDES QUE REQUERIMOS FORMAR EN NUESTRAS EMPRESAS PARA SU MEJOR APROVECHAMIENTO
El estudio de la Universidad de California en Los Ángeles, realizado en el 2000 denominado "Explorando el Futuro" y que es considerado el estudio sobre el uso de internet más importante de Estados Unidos de América, estima que el número de buzones de correo electrónico a escala mundial alcanzó los 700 millones el año pasado. Mientras que en 1998 el servicio postal americano trasladó 101 000 millones de cartas, el número de mensajes electrónicos alcanzó la cifra de cuatro millones de millones.
También es cierto que la tendencia de las aplicaciones tecnológicas va a permitir el trabajo a distancia o teletrabajo, ya varias empresas a escala mundial es están modificando sus políticas laborales para no tener que ver a sus empleados en su oficina sino coordinar su trabajo de manera remota.
VIRTUDES NECESARIAS PARA UNA EFICAZ COMUNICACIÓN Y SU APLICACIÓN AL USO DEL CORREO ELECTRÓNICO
¿Qué es una virtud?
David Isaacs, autor del libro La educación de las virtudes humanas, dice al res pecto: "Las virtudes morales naturales son adquiridas. Es decir, el hombre puede esforzarse para desarrollar la virtud más y mejor.. Nos conviene pensar en todas las virtudes como virtudes sociales pues ayudan a cada persona a ser más señor de sí mismo para mejor servir a los demás."
Generosidad
Se refiere a la actuación desinteresada a favor de otras personas, teniendo en cuenta la utilidad y la necesidad de la aportación para esas personas, aunque implique un esfuerzo
Veracidad
Es la capacidad de reconocer y decir la verdad. Ser veraz, generar confianza respecto de nuestra palabra. Implica no dejarse guiar por opiniones ni por actitudes subjetivas.
Sinceridad
Es manifestar a la persona idónea y en el momento adecuado lo que se ha hecho, lo que se ha visto, lo que se piensa, lo que siente, etc., con claridad, respecto de una situación personal o de los demás.
Prudencia
En el trabajo y en las relaciones con los demás, implica recoger una información que enjuicia de acuerdo con criterios rectos y verdaderos, ponderando las con secuencias favorables y desfavorables para uno mismo y para los demás antes de tomar una decisión, y luego actuar o dejar de actuar de acuerdo con lo decidido.
Respeto
Actuar o dejar de actuar, procurando no perjudicar ni dejar de beneficiarse uno mismo ni los demás, de acuerdo con los derechos, la condición y las circunstancias de cada uno.
Flexibilidad
Adaptación del comportamiento con sensibilidad a la circunstancia o situación de cada persona, sin abandonar por ello los elementos de estilo personal al comunicarnos.
Responsabilidad
Es la capacidad existente en todo sujeto activo de derecho para reconocer y aceptar las consecuencias de un hecho realizado libremente.
Confianza
Es la capacidad de generar esperanza firme en nuestra persona.
PRÁCTICAS PARA EL BUEN USO DEL CORREO ELECTRÓNICO EN LA EMPRESA
Normar su uso como herramienta de trabajo
Las empresas e instituciones que cuentan con correo electrónico van en aumento, y de igual forma la cantidad de mensajes ajenos a la productividad in tema. Desafortunadamente, el uso del correo electrónico puede confundirse con trabajo a través de una computadora, lo cual se presta a malgastar tiempos laborales en cuestiones personales.
Destinar tiempo para consulta, lectura y atención de correos
La lectura de correos electrónicos suele requerir algo más que "unos minutos". Como parte de la planeación diaria de cualquier usuario, deberá destinar un horario específico a su correo electrónico, siempre y cuando no se le presente la necesidad urgente de enviar algún mensaje. Debemos motivar a los colaborado res de nuestras organizaciones a consultar el buzón de su correo electrónico al menos en dos ocasiones por día.
Directorios y subdirectorios para ordenar el correo recibido
Es conveniente aprovechar la opción de ordenarlos en directorios y subdirectorios de acuerdo con el tema. Esto, además, permite verificar el avance de algún proyecto en especial.
Para mensajes urgentes
Si un asunto es urgente y de alta importancia, debe anexarse el icono corres pendiente, o bien complementar la comunicación con una llamada telefónica
Respetar la confidencialidad
El correo electrónico debe ser abierto únicamente por la persona o personas que ha(n) sido marcada(s) como destinatario(s).