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Uso de la tecnología de información para la coordinación y el control -…
Uso de la tecnología de información para la coordinación y el control
Evolución de la tecnología de información
En años recientes, el uso del software para almacenamiento de datos y de inteligencia
de negocios ha ampliado la utilidad de esos datos acumulados. El almacenamiento de datos es el uso de enormes bases de datos que combinan todos los datos de la empresa y permiten que los usuarios tengan acceso directamente a ellos, creen reportes y obtengan respuestas a las preguntas de tipo “qué sucedería si…”.
El software de inteligencia de negocios ayuda a los usuarios a encontrar sentido a todos esos datos. La inteligencia de negocios se refiere al análisis de alta tecnología de los datos de una empresa con el fin de tomar mejores decisiones estratégicas
De esta manera, la tecnología de la información ha evolucionado hacia sistemas más complejos para la toma de decisiones gerenciales y el control de las organizaciones
Información para la toma de decisiones y el control
Mediante la aplicación de sistemas más complejos basados en la computadora, los gerentes disponen de herramientas para mejorar el desempeño de los departamentos y de la organización como un todo.
Un sistema de información gerencial (MIS, por sus siglas en inglés), es un sistema basado en la computadora que proporciona información y apoyo para la toma de decisiones gerenciales
El sistema de reporte de la información, la forma más común del MIS, proporciona a los gerentes de nivel medio reportes que resumen los datos y apoyan la toma de decisiones cotidiana.
Un sistema de información ejecutiva (EIS, por sus siglas en inglés) es un nivel más alto de aplicación que facilita la toma de decisiones en los niveles más altos de la gerencia.
Un sistema de apoyo a las decisiones (DSS, por sus siglas en inglés), proporciona beneficios específicos a los gerentes en todos los niveles de la organización. Esos sistemas interactivos basados en la computadora dependen de modelos de decisión y de bases de datos integradas.
Otro uso básico de la información en las organizaciones es para el control. Los sistemas de control eficaces implican el uso de la retroalimentación a fin de determinar si el desempeño organizacional cumple con los estándares establecidos que ayuden a la organización a alcanzar sus metas.
Los sistemas de control administrativo se definen ampliamente como las rutinas formales, los reportes y los procedimientos que utilizan la información para mantener o alterar los patrones en las actividades organizacionales.
Nivel y enfoque de los sistemas de control
Los gerentes consideran tanto el control de la organización en general como el control de los departamentos, los equipos y las personas. Algunas estrategias de control aplican a los niveles superiores de una organización, donde el interés es por toda la organización o por las principales divisiones
Nivel organizacional: balanced scorecard
El balanced scorecard (BSC) es un sistema de control administrativo muy completo que equilibra las medidas financieras tradicionales con las medidas operativas relacionadas con los factores críticos de éxito de una empresa.
El balanced scorecard se ha convertido en el sistema de control administrativo fundamental para muchas organizaciones, como Hilton Hotels, Allstate, British Airways y Cigna Insurance. British Airways vincula su uso del balanced scorecard con el modelo de control de la retroalimentación
Nivel departamental: control del comportamiento frente a control del resultado
El control del comportamiento se basa en la observación por parte del gerente de las acciones de los empleados, para ver si la persona sigue los procedimientos deseados y desempeña las tareas como se lo indicaron. ¿Las personas llegan a tiempo al trabajo? ¿Se mantienen enfocadas en sus tareas o pasan mucho tiempo socializando con sus colegas? ¿Visten en forma apropiada para el trabajo? ¿Desempeñan sus puestos conforme a métodos establecidos o a las instrucciones del supervisor?
Un segundo enfoque del control es prestarle menos atención a lo que hacen las personas que en lo que logran. El control del resultado se basa en monitorear y recompensar los resultados, y los gerentes pueden dar menos atención a la forma en que se obtienen esos resultados. Con el control del resultado, los gerentes no supervisan a los empleados en el sentido tradicional.
Con el control de los resultados, la tecnología de la información no se utiliza para monitorear y controlar el comportamiento de los empleados, sino más bien para evaluar los resultados del desempeño.
Adición de valor estratégico: Fortalecimiento de la coordinación interna
Las aplicaciones externas de tecnología de la información para fortalecer la coordinación entre clientes, proveedores y socios incluyen sistemas para la administración de la cadena de suministro y la empresa integrada, herramientas para mejorar las relaciones con el cliente y diseño de organizaciones de e-business
La empresa integrada es una organización que utiliza tecnología de la información avanzada para permitir una estrecha coordinación dentro de la empresa, así como con proveedores, clientes y socios
Enlaces de la información. La aplicación de los sistemas de la cadena de suministro permite que las organizaciones logren el equilibro adecuado de niveles bajos de inventario y capacidad de respuesta hacia el cliente
Relaciones horizontales. El propósito de integrar la cadena de suministro es que todos trabajen en estrecha colaboración, avanzando en filas cerradas para satisfacer las demandas del cliente en lo concerniente al producto y el tiempo.
El fortalecimiento de las relaciones con el cliente es de un interés particular para muchas organizaciones y, con este propósito, los gerentes aplican una variedad de herramientas de TI
Adición de valor estratégico: Fortalecimiento de la coordinación externa
Las principales aplicaciones de la tecnología de la información para la coordinación interna son las intranets, las herramientas Web 2.0, los sistemas de administración del conocimiento y la planeación de los recursos empresariales (ERP)
Intranets
Una forma prevaleciente del networking corporativo es una intranet, un sistema de
información privado a nivel de toda la empresa, que utiliza los protocolos y estándares de comunicación de Internet y de la World Wide Web, pero que sólo es accesible para las personas dentro de la empresa
Herramientas Web 2.0
A menudo se hace referencia colectivamente a esta segunda generación de tecnologías de internet como Web 2.0. Los servicios web se refieren a una variedad de software que les facilita a las personas intercambiar información y hacer operaciones de negocios a través de internet.
Un blog es un sitio web que permite a una persona colocar (ya se utiliza la palabra postear, como verbo para designar esta actividad) en él ideas y opiniones acerca de cualquier cosa
Un wiki es similar a un blog y utiliza un software para crear un sitio web que permite que las personas creen, compartan y editen el contenido por medio de una interacción basada en un navegador.
La creación de redes sociales, también conocidas como medios sociales o contenido generado por el usuario, es una extensión de los blogs y los wikis.
La administración del conocimiento es una nueva forma de pensar acerca de organizar y
compartir los recursos intelectuales y creativos de una organización.
El conocimiento explícito es el conocimiento
sistemático formal que se puede codificar, escribir y pasar a otros en forma de documentos
El conocimiento tácito se basa en la experiencia personal, reglas
empíricas, intuición y criterio
Diseño organizacional de e-business
E-business se puede definir como cualquier negocio que tiene lugar mediante procesos electrónicos a través de una red de computadora, en vez de que ocurra en un espacio físico. Por consiguiente, todas las tecnologías basadas en computadora que hemos discutido hasta ahora son aspectos de e-business
Una división interna ofrece una estrecha integración entre la operación en internet y la operación tradicional de la organización. La organización crea una unidad separada dentro de la empresa, que funciona dentro de la estructura y con la guía de la organización tradicional
Las sociedades ofrecen un terreno intermedio, permitiendo que las organizaciones obtengan
algunas de las ventajas y superen algunas de las desventajas de las opciones puramente internas o de spin-off.
Con el fin de proporcionar a la operación en internet una mayor autonomía, flexibilidad y enfoque, algunas organizaciones eligen la creación de una empresa separada escindida o spin-off.
Impacto de la tecnología de la información en el diseño organizacional
Los gerentes y los teóricos de la organización han estudiado la relación entre la tecnología y el diseño y el funcionamiento de la organización durante más de medio siglo. En años recientes, los avances en la tecnología de la información han tenido un mayor impacto en la mayoría de las organizaciones
Organizaciones más pequeñas. Algunos negocios basados en internet existen casi totalmente en el ciberespacio; no hay una organización formal en términos de un edificio con oficinas, escritorios, etcétera
Estructuras descentralizadas de la organización. Aun cuando la filosofía administrativa y la cultura corporativa tienen un impacto considerable sobre la decisión de si se utiliza la TI para descentralizar la información y la autoridad
Coordinación horizontal mejorada. Tal vez uno de los resultados más grandes de la TI es su potencial para mejorar la coordinación y la comunicación dentro de la empresa.
Relaciones interorganizacionales mejoradas. La TI también puede mejorar la coordinación horizontal y la colaboración con partes externas, como proveedores, clientes y socios.
Estructuras mejoradas de red. El alto nivel de colaboración interorganizacional necesario en una estructura de organización de red, sería imposible sin el uso de una TI avanzada