Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
PEGE i organització de esdeveniments - Coggle Diagram
PEGE i organització de esdeveniments
Situació
Pla estratègic de Gestió d'Esdeveniments
Estratègia de relacions públiques
Pla de comunicació
Etapes del PEGE
Temporització
Definició dels escenaris on
s’ubicaran les diferents accions
Definició pressupostària global
Operativa global
Definició dels públics objectius
Accions a posteriori
Definició dels objectius del
conjunt d’esdeveniments
Planificació del document en pàgines
Protocol previ ( Personalitats a qui cal convidar, assistents (llistes provisionals), confecció d’invitacions, data de remissió, informació o no als mitjans de comunicació: notes de premsa
Protocol durant ( Responsables de rebre els convidats, realització de l’acte, incloent-hi la col·locació dels convidats )
Descripció tècnica ( Lloc, local, forma d'organitzar-lo, projecte de calendari, persones que intervenen )
Documentació de l'acte ( Documentació oficial , en cas de què l’acte exigeixi documentació reglamentada, documentació protocol·lària: notes de premsa, cartells anuncis, programa, invitacions, etc, documentació administrativa: inscripció, carpetes, registre de participants, etc )
Característiques i finalitat de l'acte
Mitjans personals ( Servei de protocol, personal administratiu, personal subaltern, personal especialista )
Índex
Mitjans materials ( Oficines informativa i administrativa, mobiliari per als salons, vehicles, etc )
Nom de l'acte, data i lloc, empresa, organitzadors, responsables d'execució
Mitjans econòmics ( Local i decoració, acte en si, personal, despeses generals, documentació )
Programa ( Guió principal que recull el desenvolupament del acte )
Pràctiques habituals
Preesdeveniment
Marcar els objectius a aconseguir.
Crear el nom.
Localitzar el lloc de celebració.
Contactar amb les diferents empreses col·laboradores i proveïdors.
Nomenar els comitès organitzadors.
Seleccionar i contractar el personal necessari.
Postesdeveniment
Avaluació de l’esdeveniment.
Resposta dels mitjans de comunicació.
Propostes de millora.
Execució
Posada en escena de tot allò que s’ha planificat
Fase d'organització
Disseny de la convocatòria.
Disseny d’experiències i activitats.
Disseny de les eines de difusió.
Disseny de documents i plantilles: 4.1 Full de planificació. 4.2 Factures, contractes i tota la documentació administrativa. 4.3 Organigrama i dades de contacte.
Disseny de la pàgina web.
Compte enrere
2-1 dies abans
Comprovar constantment les llistes d’assistents.
Comprovar si s’ha seguit la política de pagaments a proveïdors.
Comprovar les polítiques de cancel·lació informar als proveïdors i al client puntualment.
Comprovar el muntatge in situ.
Traslladar i col·locar la identitat visual corporativa.
Reunir el personal intern i, si és possible, el personal subcontractat a través de proveïdors.
Repassar exhaustivament el programa, explicant a cadascun dels membres del personal intern la seva tasca de forma detallada
Establir formes i moments de comunicació amb el personal intern en el transcurs de l’acte
Assignar el material i el vestuari al personal intern
Tenir localitzat el possible personal substitut
Informar al client sobre la possibilitat de cancel·lar el Pla B segons les condicions, i les seves derivacions
Dia D
Arribar al lloc de l’esdeveniment unes cinc o sis hores abans.
Revisar el muntatge general (escenografia, taules, imatge corporativa, càtering, etc.)
Supervisar les proves del material audiovisual i de la megafonia.
En cas que hi hagi taula de recepció, supervisar que el material estigui ordenat alfabèticament segons els cognoms dels assistents.
Confirmar les posicions i el material de comunicació amb el personal intern.
Comunicar-se amb el client des del moment que arribar al lloc de l’esdeveniment.
Confirmar la situació dels assistents a través del personal intern (arribada dels VIPS a l’accés principal, entrada dels autocars de l’aparcament, etc.)
Tenir un contacte directe amb la persona responsable dels mitjans de comunicació.
Mantenir-se localitzable per a qualsevol eventualitat i explicar el client les posicions del personal intern.
Identificar-se i preparar-se als assistents en cas que s’hagi pactat prèviament en el client.
Controlar, en segon terme, l’arribada dels assistents.
Controlar, sempre en segon terme, la dinàmica de l’acte (ritme del servei, continuïtat en el guió de l’esdeveniment, està tan clar a l’hora pactada, etc.)
No cal adreçar-se constantment al client en preguntes sobre la operativa. En cas de necessitat, serà el client qui pregunti.
Controlar el final de l’acte.
Acomiadar personalment el client.
Controlar la marxa dels darrers assistents.
Controlar el procés de desmuntatge del lloc.
Comprovar possibles desperfectes de la sala, del material, etc.
Recuperar el material d’identitat visual corporativa.
Accions postesdeveniment
En cas d’haver-les fet durant l’esdeveniment (enquestes a assistents), validar-ne els resultats.
En cas de fer-les després de l’esdeveniment, pactar la metodologia (correu, telèfon, e-mail, dinàmiques de grup) i el calendari.
Dur a terme les accions previstes incidint en els següents punts, entre d’altres: ( Consecució dels objectius corporatius, contingut de l’esdeveniment, qualitat de l’operativa de l’acte, comunicació prèvia i comunicació durant l’acte, ritme de l’esdeveniment, menús, allotjament, tracte rebut, valor de l’esdeveniment per als assistents, efectes aconseguits per l’esdeveni-ment. )
És el moment de dur a terme una reunió amb el client per tal de tractar els següents aspectes: tancament del programa, repàs del preu real incloent-hi els extres, repàs dels darrers pagaments, exposició de la valoració interna en contraposició a la valoració externa, pactar possibles accions futures post-esdeveniment