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PROCEDIMIENTO DE LA FOLIACIÓN - Coggle Diagram
PROCEDIMIENTO DE LA FOLIACIÓN
Se diviide en
19 procedimientos
3.
En el momento en que se esta númerando, se debe colocar dicho número en la esquina superior derecha en la cara recta del folio.
4.
Se numera de manera legible, sin tachones ni enmendaduras, en un espacio que se encuentre en blanco sin alterar la información contenida en cada folio.
2.
En documentos que contienen texto por ambos lados, se debe colocar el número correspondiente únicamente por la cara recta del folio, evitando caracteres como A,B, etc.
5.
Se debe escribir sin fuerza sobre el papel para no causar ningún daño a este soporte.
7.
Se foliara mapas, dibujos, planos, etc, con su número consecutivo y se dejara la correspondiente constancia de sus características.
6.
No se folia pastas ni hojas-guarda en blanco
8.
Los anexos impresos que se encuentren se numerarán, como un solo folio y se dejará su correspondiente constancia en la cual debe ir el titulo, año y número total de páginas.
11.
Se colocaran en un sobre de protección, soportes como diapositivas, negativos, radiografías, o soportes similares. Se deberá hacer la foliación al sobre evitando marcas en el.
12.
En caso de unidades de conservación que ya vienen empastados, foliados o paginados de fábrica, puede aceptarse como mecanismo de control sin necesidad de refoliar a mano.
10.
Cuando hayan fotografías sueltas, estas se deben foliar por su cara vuelta, utilizando lapiz de mina negra y blanda, correspondiendo un número consecutivo para cada una de ellas, se debe dejar constancia de las características del documento.
9.
Cuando se encuentran documentos de formato pequeño adheridos a una hoja se deberá escribir su respectivo número consecutivo y se deja la constancia de su titulo, año y número de páginas.
13.
En unidades documentales que se encuentran foliadas por impresora, se dejara esta foliación solo en el caso de que en la unidad de conservación no haya mas de una, de lo contrario deberá refoliarse.
14.
Si existen errores en la foliación, deberá anularse este error con una línea oblicua sobre el númedro errado y deberá corregirse dicho eror debajo del número que contendrá la línea oblicua.
15.
Primero se debrá foliar y despues empastar o proceso técnico de reprografia.
16.
Se retirarán aquellos documentos que se encuentren sueltos o en blanco en el acervo documental del archivo historico, pero si se encuentran empastados y cosidos deberán foliarse.
19.
No se deben foliar documentos en soportes distintos al papel, pero si dejar constancia de su existencia.
1.
Se numera de manera consecutiva sin repetir ningún número.
18.
No se folian ni se retiran folios sueltos en blanco cuando estos cumplen una función de conservación.
17.
No se debn numerar los folios que se encuentran totalamente en blanco y que se encuentren cosidos y empastados. Pero si se debe dejar su correspondiente constancia en el area de notas del instrumento de control de consulta.