SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN - SIC DE LA POLICÍA NACIONAL

sistema de almacenamiento

EDIFICIOS Y DEPOSITOS DESTINADOS PARA ARCHIVOS

Quien

responsables de archivo

intermedio

central

actividad

realizar una inspección de la infraestructura

finalidad

determinar cuáles son los factores de riesgo

fortalezas de las locaciones

corregir las inconsistencias o deterioros detectados

Aspectos estructurales y de carga a tener en cuenta.

conformados por

sistemas

elementos

definen

comportamiento general de las construcciones ante las características del terreno

Sistemas de suministro

Norma Técnica Colombiana NTC 5921:2012

los sistemas de suministro de electricidad, gas y especialmente agua no se deben ubicar al interior de los depósitos documentales ni cerca de ellos

permisos

solo en las áreas técnicas que requieran dichos suministro

en procura de no ser un riesgo para el deposito

tener en cuenta que la ubicación de instalaciones hidráulicas y sanitarias

Actividades y medidas de prevención

edificios destinados para archivo

Evaluar periódicamente el estado de conservación de los materiales constructivos y acabados del edificio

Establecer las necesidades y prioridades de mantenimiento, reparación o renovación que requieren las instalaciones, programar y coordinar las acciones correctivas de los edificios con la dependencia correspondiente

Conocer y usar los planos de la edificación para la ubicación y registro de los factores de alteración

A partir de los resultados de la inspección, definir las necesidades y prioridades de mantenimiento, reparación, renovación o incluso de reubicación de los espacios de archivo

Durante el desarrollo de los procedimientos para el mantenimiento de los pisos, muros, puertas, ventanas, tuberías y tomas eléctricas, existe la posibilidad que pueda levantarse material particulado, por lo cual se hace necesario cubrir las cajas y la documentación suelta con telas impermeables o plástico, hasta que terminen estas actividades

En caso de requerir de un mantenimiento de la estantería o archivadores, donde se requiera reubicar la documentación, es necesario ubicar una estantería provisional con el propósito de no colocar la documentación en el suelo y/o sitios inadecuados o que generen riesgo a la información

Aplicar el programa de limpieza en las diferentes áreas de la edificación y hacer seguimiento, para establecer si es útil o debe replantearse

Resulta de vital importancia que cuando surjan problemas relacionados con redes hidráulicas y/o eléctricas sean atendidas de forma inmediata. Por eso la unidad debe contar con el personal o los recursos necesarios para evitar que pequeños problemas puedan aumentar debido a la demora en la corrección de dichos percances

Medidas de prevención para Depósitos de Archivo

Las instalaciones para los depósitos deben construirse con materiales resistentes al uso y a la corrosión

La pintura de los depósitos y la de las dependencias y áreas de trabajo se debe renovar mínimo cada dos años para evitar que los restos de pintura desgastada caigan sobre la documentación y los funcionarios y además debe ser ignífuga para que proteja a la estructura de la edificación y a la documentación en caso de incendios.

Los accesos y alrededores a las instalaciones de archivo se deben mantener limpios, libres de acumulación de basuras y deberán tener superficies pavimentadas o recubiertas con materiales que faciliten el mantenimiento sanitario que impidan la generación de polvo, el estancamiento de aguas o la presencia de otras fuentes de contaminación, así como el ingreso y refugio de plagas y animales domésticos.

Realizar programas regulares de mantenimiento de las instalaciones eléctricas y asegurarse que las salidas de emergencia sean de fácil acceso y de abertura desde el interior.

Las instalaciones eléctricas deben ser las mínimas, sólo las fuentes de luz necesarias, con sus controles e interruptores por fuera del recinto.

Las instalaciones hidráulicas, para control de incendios (hidrantes), deben ubicarse por fuera de los depósitos del Archivo.

La protección contra los efectos del agua incluirá la verificación constante de los sistemas hidráulicos como canales, goteras, terrazas, ventanas, etc. Hay que asegurar el mantenimiento de las canalizaciones y evitar las redes de evacuación o suministro de agua en las placas de las salas de almacenamiento. Prever un pozo o un sistema de evacuación de aguas para las salas subterráneas.

Los pisos deben estar construidos con materiales que no generen sustancias o contaminantes tóxicos, resistentes, no porosos, impermeables, no absorbentes, no deslizantes y con acabados libres de grietas o defectos que dificulten la limpieza, desinfección y mantenimiento sanitario

Las uniones entre las paredes y entre estas y los pisos y entre las paredes y los techos deben estar selladas para impedir la acumulación de suciedad

Las locaciones deben estar provistas de alarmas contra incendios y de sistema cerrado de televisión si hay los recursos

Se debe proveer la señalización necesaria que ayude a orientar en caso de riesgo; a prevenir conductas indebidas (la de fumar, el desaseo, el uso de agua en casos de desastre), y a fomentar las conductas a realizarse (prioridades de evacuación, rutas, buen trato de las unidades documentales, etc.).

Las ventanas deben estar cubiertas con una película que disminuya la cantidad de luz y radiación ultravioleta que ingresan a los depósitos o áreas de archivo

Las puertas de los depósitos deben contar con guardapolvo para minimizar la entrada del mismo

Sistemas de almacenamiento – “ESTANTERÍA”

verificar periódicamente que la estantería en la cual reposa o se encuentran ubicadas las unidades de conservación documental (cajas, carpetas, soportes),

NO

presenten fisuras

bordes con aristas o irregularidades que pongan en riesgo el material documental

Cumplir

condiciones técnicas (elementos y materiales constructivos) definidas en los Acuerdos No. 049 del 05 de mayo del 2000 y el Acuerdo No. 037 del 20 de septiembre de 2002, expedidos por parte del AGN.

responsables de archivos de gestión

ejecutan

actividades de inspección

verificación de los acabados y corrección de las novedades

deterioro o inconsistencias evidenciadas en la estantería

solucionar de manera oportuna las fallas observadas respecto a los ensambles, piezas, uniones

tomar las medidas correctivas necesarias para evitar posibles daños sobre la información y/o las mismas instalaciones físicas.