SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN - SIC DE LA POLICÍA NACIONAL
sistema de almacenamiento
EDIFICIOS Y DEPOSITOS DESTINADOS PARA ARCHIVOS
Quien
responsables de archivo
intermedio
central
actividad
realizar una inspección de la infraestructura
finalidad
determinar cuáles son los factores de riesgo
fortalezas de las locaciones
corregir las inconsistencias o deterioros detectados
Aspectos estructurales y de carga a tener en cuenta.
conformados por
sistemas
elementos
definen
comportamiento general de las construcciones ante las características del terreno
Sistemas de suministro
Norma Técnica Colombiana NTC 5921:2012
los sistemas de suministro de electricidad, gas y especialmente agua no se deben ubicar al interior de los depósitos documentales ni cerca de ellos
permisos
solo en las áreas técnicas que requieran dichos suministro
en procura de no ser un riesgo para el deposito
tener en cuenta que la ubicación de instalaciones hidráulicas y sanitarias
Actividades y medidas de prevención
edificios destinados para archivo
Evaluar periódicamente el estado de conservación de los materiales constructivos y acabados del edificio
Establecer las necesidades y prioridades de mantenimiento, reparación o renovación que requieren las instalaciones, programar y coordinar las acciones correctivas de los edificios con la dependencia correspondiente
Conocer y usar los planos de la edificación para la ubicación y registro de los factores de alteración
A partir de los resultados de la inspección, definir las necesidades y prioridades de mantenimiento, reparación, renovación o incluso de reubicación de los espacios de archivo
Durante el desarrollo de los procedimientos para el mantenimiento de los pisos, muros, puertas, ventanas, tuberías y tomas eléctricas, existe la posibilidad que pueda levantarse material particulado, por lo cual se hace necesario cubrir las cajas y la documentación suelta con telas impermeables o plástico, hasta que terminen estas actividades
En caso de requerir de un mantenimiento de la estantería o archivadores, donde se requiera reubicar la documentación, es necesario ubicar una estantería provisional con el propósito de no colocar la documentación en el suelo y/o sitios inadecuados o que generen riesgo a la información
Aplicar el programa de limpieza en las diferentes áreas de la edificación y hacer seguimiento, para establecer si es útil o debe replantearse
Resulta de vital importancia que cuando surjan problemas relacionados con redes hidráulicas y/o eléctricas sean atendidas de forma inmediata. Por eso la unidad debe contar con el personal o los recursos necesarios para evitar que pequeños problemas puedan aumentar debido a la demora en la corrección de dichos percances
Medidas de prevención para Depósitos de Archivo
Las instalaciones para los depósitos deben construirse con materiales resistentes al uso y a la corrosión
La pintura de los depósitos y la de las dependencias y áreas de trabajo se debe renovar mínimo cada dos años para evitar que los restos de pintura desgastada caigan sobre la documentación y los funcionarios y además debe ser ignífuga para que proteja a la estructura de la edificación y a la documentación en caso de incendios.
Los accesos y alrededores a las instalaciones de archivo se deben mantener limpios, libres de acumulación de basuras y deberán tener superficies pavimentadas o recubiertas con materiales que faciliten el mantenimiento sanitario que impidan la generación de polvo, el estancamiento de aguas o la presencia de otras fuentes de contaminación, así como el ingreso y refugio de plagas y animales domésticos.
Realizar programas regulares de mantenimiento de las instalaciones eléctricas y asegurarse que las salidas de emergencia sean de fácil acceso y de abertura desde el interior.
Las instalaciones eléctricas deben ser las mínimas, sólo las fuentes de luz necesarias, con sus controles e interruptores por fuera del recinto.
Las instalaciones hidráulicas, para control de incendios (hidrantes), deben ubicarse por fuera de los depósitos del Archivo.
La protección contra los efectos del agua incluirá la verificación constante de los sistemas hidráulicos como canales, goteras, terrazas, ventanas, etc. Hay que asegurar el mantenimiento de las canalizaciones y evitar las redes de evacuación o suministro de agua en las placas de las salas de almacenamiento. Prever un pozo o un sistema de evacuación de aguas para las salas subterráneas.
Los pisos deben estar construidos con materiales que no generen sustancias o contaminantes tóxicos, resistentes, no porosos, impermeables, no absorbentes, no deslizantes y con acabados libres de grietas o defectos que dificulten la limpieza, desinfección y mantenimiento sanitario
Las uniones entre las paredes y entre estas y los pisos y entre las paredes y los techos deben estar selladas para impedir la acumulación de suciedad
Las locaciones deben estar provistas de alarmas contra incendios y de sistema cerrado de televisión si hay los recursos
Se debe proveer la señalización necesaria que ayude a orientar en caso de riesgo; a prevenir conductas indebidas (la de fumar, el desaseo, el uso de agua en casos de desastre), y a fomentar las conductas a realizarse (prioridades de evacuación, rutas, buen trato de las unidades documentales, etc.).
Las ventanas deben estar cubiertas con una película que disminuya la cantidad de luz y radiación ultravioleta que ingresan a los depósitos o áreas de archivo
Las puertas de los depósitos deben contar con guardapolvo para minimizar la entrada del mismo
Sistemas de almacenamiento – “ESTANTERÍA”
verificar periódicamente que la estantería en la cual reposa o se encuentran ubicadas las unidades de conservación documental (cajas, carpetas, soportes),
NO
presenten fisuras
bordes con aristas o irregularidades que pongan en riesgo el material documental
Cumplir
condiciones técnicas (elementos y materiales constructivos) definidas en los Acuerdos No. 049 del 05 de mayo del 2000 y el Acuerdo No. 037 del 20 de septiembre de 2002, expedidos por parte del AGN.
responsables de archivos de gestión
ejecutan
actividades de inspección
verificación de los acabados y corrección de las novedades
deterioro o inconsistencias evidenciadas en la estantería
solucionar de manera oportuna las fallas observadas respecto a los ensambles, piezas, uniones
tomar las medidas correctivas necesarias para evitar posibles daños sobre la información y/o las mismas instalaciones físicas.