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Mapeo de procesos, mejoramiento de procesos y gestión de procesos
Funciones y Responsabilidades de los interesados
La mejora exitosa del proceso requiere compra del empleado
Principio del empleado involucrado
Los empleados conocen el trabajo y si se les da la oportunidad contribuyen con ideas para el mejoramiento.
Los empleados involucrados en el desarrollo de cambios recomendadatos ayudarán, no se resistirán.
Ocurre
Proveer entradas a procesos existentes
Ayudar en la implementación de procesos rediseñados
Participaciones del equipos de mejoramiento de procesos
Creando mejorar incrementales
¿Por qué se involucran los empleados?
Remover cuellos de botella
Aumentar comunicación
Manejar frustraciones
Aprender nuevas técnicas
¿Qué hacer para generar compromiso?
Involucramiento activo
Delegar toma de decisiones
Responsabilidades de los administradores de proyectos
Dirigir las etapas de implementación del proceso
Apoyar recomendaciones del equipo de mejora
Definir los límites del proceso
Asegurarse que el trabajo se haga
Administrador de proyectos
Conoce el proceso que se está diseñando
Senior de la empresa
Autorizado a compromenter recursos
Responsabilidades del equipo de mejora de procesos
Monitorear la implementación del diseño
Desarrollar planes de implementación
Recolectar y verificar datos relacionados al proceso
Equipo compuesto por
Tecnólogo de información
Candidato inconformista
Especialista en recursos humanos
Responsabilidades del facilitador
Define la agenda
Facilita reuniones del equipo de mejora de procesos
Puede ser interno o externo
Entrena y capacita miembros del equipo del proceso
Características
Habilidades de liderazgo de equipo
Extremo conocimiento de las herramientas de mejoras de proceso
Pensamiento lógico y organizado
Administradores Senior
Pueden interrumpir un esfuerzo de mejora de procesos
Deben asignar tiempo adecuado y recursos suficientes para que el trabajo se realice
Sus habilidades son
Honrar el pasado
Crear una visión de la nueva organización
Comunicación
Responsabilidades
Resolver disputas internas
Gestiona realineación de estrategias
Decidir cuales recomendaciones aceptar
¿Quienes están involucrados?
Ejecutivos seniors dentro del área de rediseño
Ejecutivos de otros departamentos y los altos niveles necesarios
Participación del gerente
Director del proyecto
Dentro del equipo debe ceder la participación
Fuera del equipo proporciona recursos, elimina obstáculos y sirve de enlance
Supervisores y administradores medios
Mantiene a las personas informadas
Involucrar a las personas
Escuchar
Introducción a la mejora de procesos
Seleccionar la metodología de cambio correcta
Six Sigma
Problemas de calidad
Reingeniería de procesos de negocios (BPR)
Lean
Reducción de tiempo
Se utiliza en manufactura generalmente
Matriz de proceso de selección
Pasos
Generar criterios de selección
Problemas de tiempo
Capacidad de respuesta
Ahorro de costos
Frustración del personal
Quejas
Viabilidad o factibilidad
Calificar los problemas de acuerdo con los criterios( del 1 al 5)
Generar una lista de procesos candidatos a mejoramiento
Ayuda a decidir cuál proceso mejorar primero
El proceso de mejoramiento incia encontrando los procesos rotos.
Síntomas de procesos rotos
Empleados frustrados
Redundancia de datos
Clientes no están felicies
Procesos no son medidos ni controlados
Procesos toman mucho tiempo
Señalamiento entre departamentos
Nadie administra el proceso total
Metodoloía de diez pasos para el rediseño de procesos
Creación del equipo
Administrador de Proyectos
Equipo de mejoramiento de procesos
Facilitador
Tecnólogo de información
Reunión con el equipo
Creación del diagrama de flujo
Preguntas de buenas prácticas
Indicar pasos o recorrido
Introducción al resideño de proceso
Definir el alcance del proyecto
Reunión con el Administrador Senior
Reunión con empleados afectados
Entrevista con el cliente
Buscar las necesidades, deseos y requerimientos
Benchmarking y Mejores prácticas
Un grupo para averiguar sobre competidores
Un grupo para buscar organizaciones similares
Un grupo para buscar procesos similares
Rediseño de hoja limpia
Cada miembro del equipo escribe una historia de proceso ideal
Presentar el rediseño al Administrador Senior
Para aprobación
Compartir el rediseño con el staff y los clientes
Para ver reacciones y comentarios
Implementar el rediseño
Instalación de métricas y mejora continua
Métricas
Retroalimentaciones
Algunas características para crear un resideño exitoso
Personal calificado
Cambios impulsados por los resultados para los clientes
Alta dirección comprometida
Involucramiento de los empleados