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:checkered_flag: Implantação de Sistema GED AcleyFilho Inc. - Coggle…

- - - - Implantação de um sistema GED para controle e gerenciamento de documentos.
    - - Organizar e manter a integridade dos documentos e/ou informações por meio do GED (Gestão Eletrônica de Documentos)
    - - Apoio dos executivos da instituição.
      - Comunicação e colaboração de todos os membros do projeto
      - Conscientização dos usuários finais sobre a importância do sistema.
      - Servidor e hardware compatíveis para o funcionamento do sistema GED.
    - - Localizar e acompanhar o documento e/ou informação em todas as fases de forma rápida, segura, mantendo sua integridade, fazendo com que o conhecimento seja compartilhado, que os arquivos sejam armazenados de forma patronizada e que estejam integrados.
    - - Definir a ordem e/ou prioridade dos departamentos ou processos que estarão sendo incluídos no projeto;
      - Coletar requisitos para iniciar o planejamento do projeto efetuando entrevistas, reuniões, workshops com as partes interessadas;
      - Inventário do volume, qualidade e tipos de documentos existentes na Instituição;
      - Tratamento, definição da chave de indexação e digitalização de todos os documentos físicos;
      - Identificação e análise do fluxo das informações, hoje existentes;
      - Utilização de uma metodologia, para o acompanhamento do tráfego e padronização das informações em todos os setores.
    - - Jean Oliveira
    - - Mapeamento Inicial / Estudo do cenário atual - Inicio: 08/04– Entrega: 11/04
      - Consultoria - Inicio: 11/04– Entrega: 06/05
      - Instalação Web - Inicio: 06/05– Entrega: 15/06
      - Instalação Servidor - Inicio: 06/05– Entrega: 15/06
      - Implantação - Inicio: 15/06– Entrega: 10/07
      - Encerramento - Inicio: 10/07 – Entrega: 17/07
    - - O projeto deve ser acompanhado pelos seus membros que avaliarão cada fase, de acordo com os critérios definidos pelas regras de verificação das entregas estabelecidas pela equipe do projeto.
      - Disponibilidade de 2 horas semanais dos membros do projeto para posicionamento da situação, apontamento de dificuldades, sugestões de soluções e decisões futuras.
      - Disponibilidade de 2 horas diárias das áreas durante o levantamento.
      - Sensibilização dos setores para a importância da participação no projeto.
    - - Mês 1 - R$ 1254mil
      - Mês 2 - R$ 823mil
      - Mês 3 - R$ 935mil
      - Mês 4 - R$ 835mil
      - Total - R$ 3847mil
    - - O investimento não pode ser superior a R$ 4 milhões e o tempo de alocação dos participantes no projeto não poderá ser excedido há um ano.
  - - - Área: Diretoria
      - Cargo: Diretor Presidente
    - - Área: Diretoria
      - Cargo: Diretora Financeira
    - - Área - TI
      - Cargo: Diretor de TI
    - - Área - TI
      - Cargo: Engenheiro de Software
    - - Área - TI
      - Cargo: Engenheiro de Hardware
    - - Área - Engenharia
      - Cargo: Gerente de Engenharia
    - - Área - Consultoria
      - Cargo: Gerente de Projetos
    - - Área - Consultoria
      - Cargo: Analista Sênior
- - - - Requisitos
        
        Avaliação da dimensão do item documental
        
        Os documentos planos em folha simples podem ser escaneados.
        
        Os documentos encadernados, não utilizam este dispositivo.
      - Premissas
        
        Treinamento às pessoas indicadas pelos gestores sobre a nova ferramenta de GED + equipamento adequado
      - Critérios de Aceitação
        
        Será considerada finalizada a fase de indexação com a confirmação que os documentos selecionados constem no servidor conforme foi especificada sua identificação.
- - - - Integração com o ERP
      - Desempenho em rede
      - Realização de testes de estresses e conexões de rede.
      - Interface amigável
    - - Requisitos
        
        Inventário, classificação e definição dos documentos físicos a serem digitalizados.
        
        Definição dos softwares necessários.
        
        Número de usuários que utilizarão o sistema.
        
        Área geográfica dos usuários relacionados no item três.
        
        Análise da infraestrutura necessária, onde ficarão lotados os servidores;
        
        Estrutura e arquitetura de rede que comporte o número de acessos.
        
        Definição do tempo de resposta do sistema pelo cliente, desta forma a responsabilidade pela arquitetura também é seu critério.
      - Premissas
        
        Espaço físico disponível para estrutura de hardware.
      - Critérios de Aceitação
        
        Será considerada finalizada a fase hardware após a aquisição e testes dos sistemas da instituição e de acordo do gerente da área de TI confirmando o funcionamento conforme especificado.
    - - Testes
        
        Hardware;
        
        Teste de software (sistema GED) no servidor e nas estações clientes;
        
        Testes de estresses do aplicativo;
        
        Testes de estresses da rede;
        
        Testes de estresses dos hardwares de apoio envolvidos;
        
        Testes de estresses da Web.
      - Apresentação e análise dos resultados
        
        O sistema consegue atingir o objetivo?
        
        Qual o número máximo de transações realmente possível?
        
        Se a plataforma de execução se degradar (por exemplo, uma falha parcial de rede, falta de espaço em disco, etc.), como o sistema se comportará?
      - Critérios de Aceitação
        
        Será finalizada a fase após o de acordo do gerente de TI atestando a conformidade dos testes
      - Parametrizações
        
        Usuários e seus perfis
        
        Usuário Leitor Privado
        
        Usuário Redator
        
        Usuário de Comitê Fixo
        
        Usuário de Comitê Variável
        
        Usuário Administrador de Documentos
        
        Usuário Administrador de Centro de Administração
        
        Campos obrigatórios: Data, Palavras chaves, Comentário Adicional, Tipo de acessos
        
        Processo de Alerta
        
        Gestão de revisão de documentos
        
        Critérios de Aceitação
        
        Será finalizada a fase quando todos os usuários forem cadastrados no sistema com seus respectivos perfil
        
        Suporte
        
        Àrea de suporte deve acompanhar toda implantação e após a entrega do projeto um técnico da consultoria junto a um especialista da empresa (Help Desk) ficará disponível para dar suporte à operação.
  - - - Requisitos
        
        Inventário e classificação dos documentos existentes a serem digitalizados.
        
        O cliente deverá ter uma política de segurança, já estabelecida.
        
        O cliente deverá ter uma política de backup, já estruturada.
        
        Mapeamento dos processos, dos tipos de documentos relacionados no inventário.
        
        O cliente utilizará o software via internet, pagando um valor recorrente pelo uso.
        
        O sistema deverá ser customizado e integrado aos nossos aplicativos existentes.
        
        Integração com ERP e CRM.
      - Características / funcionalidades
        
        Velocidade de transmissão
        
        Os documentos sensíveis ao tempo podem receber uma prioridade alta e ser expedidos através do sistema.
        
        Gerenciamento do fluxo de papéis
        
        Estabelecer trilhas eletrônicas de autoria além de relatórios de gerenciamento gerados para a revisão do andamento do trabalho.
        
        Permitir a definição de referências cruzadas para os documentos
        
        Recuperar documentos de um disco óptico simultaneamente
      - Integração com outros sistemas
        
        Integração com o sistema de ERP da empresa;
        
        Formatos proprietários
        
        Flexibilidade
        
        Custos adicionais não estão inclusos
        
        Caso o software fique aquém do esperado, o custo da solução ideal ficará por conta do cliente
      - Após resultados de análises
        
        Definição dos tipos de licença;
        
        Análise e implantação do fluxo dos documentos no sistema;
        
        Definição dos prazos de circulação;
        
        Definição dos prazos da tabela de temporalidade;
        
        Definição do perfil dos usuários;
        
        Definição dos níveis de acesso;
        
        Definição da política e do software de backup;
        
        Definição da política de mudança de fornecedor, para a disponibilização da base de dados.
      - Critérios de Aceitação
        
        Será finalizada a fase software após confirmação que o mesmo atende os requisitos citados na especificação e aprovado pelo gerente de TI confirmando o funcionamento correto.
    - - A instalação de software (sistema GED) no servidor e nas estações clientes e testá-lo é de responsabilidade do revendedor que executa essas atividades.
    - - Será considerada finalizada a fase de instalação quanto todos da instituição tiver acesso sistema de documentos implantado.
- - - - Hardware;
      - Teste de software (sistema GED) no servidor em todas as estações mapeadas no clientes;
      - Testes de estresses do aplicativo;
      - Testes de estresses da rede;
      - Testes de estresses dos hardwares de apoio envolvidos;
      - Testes de estresses da Web.
    - - O sistema consegue atingir o objetivo?
      - Qual o número máximo de transações realmente possível?
      - Se a plataforma de execução se degradar, como o sistema se comportará?