O sistema de custos é, dessa maneira, a coleta, classificação e organização de dados no que se refere aos custos de serviços e produtos da organização, de forma a transformar tais informações em relatórios de dados estatísticos e padronizados.
Martins vai no mesmo sentido, afirmando que “O sistema representa um conduto que recolhe dados em diversos pontos, processa-os e emite, com base neles, relatórios na outra extremidade.” (MARTINS, 2001).