Produzir estatísticas dos alunos, gerando mapas descritivos dos alunos, das turmas, dos turnos escolares e disciplinas, atualizados mensalmente, o mesmo deve ser feito com o quadro de professores e funcionários. Esses mapas são fundamentais para se ter uma visão geral da escola, para subsidiar uma melhor tomada de decisão na gestão.
O uso de ferramentas da informatização na gestão da escola, requer a familiaridade dos diretores com essa ferramenta e suas possibilidades de arquivamento, catalogação, mapeamento, análise e descrição de informações, de modo que possa orientar a secretaria da escola nesse trabalho, assim como estimular e orientar na divulgação dos mapas e descrições de informações disponíveis.
Os diários de classe fornecem dois conjuntos de informação: um referente ao aluno e outro referente ao processo de orientação de sua aprendizagem dada pelo professor. Esse registro tem o objetivo de permitir o monitoramento e avaliação do processo ensino-aprendizagem.
Destaca-se, a partir dos diários de classe, a necessidade de tabular e acompanhar a frequência dos alunos diariamente, de modo que se possa tomar as providências necessárias a eventuais casos de faltas seguidas de alunos.