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Comunicación en la organización - Coggle Diagram
Comunicación en la organización
La necesidad de saber de los gerentes
Para ser efectivos, los gerentes requieren de la información necesaria para desempeñar sus funciones y actividades gerenciales
Es evidente que deben ser selectivos al elegir dicha información, y una forma sencilla de empezar es preguntarse: ¿qué es lo que en verdad necesito saber para mi trabajo?, o ¿qué sucedería si no recibo esta información con regularidad?
Es cierto que no hay un sistema de comunicación que pueda aplicarse universalmente, sino que éste debe adaptarse a las necesidades del administrador.
El flujo de la comunicación en la organización
En una organización efectiva la comunicación fluye en varias direcciones: hacia abajo, hacia arriba y cruzada.
Tradicionalmente se destacó la comunicación descendente, pero hay bastante evidencia de que habrá problemas si sólo fluye hacia abajo
De hecho, puede sostenerse que para ser efectiva debe empezar en el subordinado, lo que significa que primordialmente debe ser ascendente.
La comunicación también fluye horizontal y diagonalmente
Comunicación descendente
La comunicación descendente fluye desde quienes están en los niveles superiores hacia los inferiores en la jerarquía organizacional.
Este tipo de comunicación existe sobre todo en organizaciones con una atmósfera autoritaria.
Los medios utilizados para la comunicación oral descendente incluyen instrucciones, discursos, reuniones, teléfono, altavoces y hasta comunicación informal.
Comunicación ascendente
La comunicación ascendente viaja desde los subordinados hacia los superiores y sube por la jerarquía organizacional.
Por desgracia a menudo los gerentes entorpecen este flujo en la cadena de comunicación, ya que filtran los mensajes y no transmiten la información —en especial las noticias desfavorables— a sus jefes; sin embargo, su transmisión objetiva es esencial para propósitos de control.
La alta gerencia necesita saber de manera específica los hechos del desempeño de la producción, información de marketing, datos financieros, lo que piensan los empleados de niveles inferiores, etcétera.
La comunicación ascendente es sobre todo no directiva y, por lo común, se encuentra en ambientes organizacionales participativos y democráticos.
Comunicación cruzada
La comunicación cruzada combina el flujo horizontal de información, entre personas al mismo nivel organizacional o a uno similar, con el flujo diagonal, entre los de diferentes niveles que no tienen relaciones de reporte directas entre ellos.
Este tipo de comunicación se utiliza para acelerar el flujo de información, mejorar la comprensión y coordinar los esfuerzos para el logro de los objetivos organizacionales.
Hay mucha comunicación que no sigue la jerarquía organizacional, sino que cruza la cadena de mando.
El ambiente de la empresa ofrece muchas posibilidades de comunicación oral, desde las reuniones informales del equipo de futbol de la compañía y la hora del almuerzo que los empleados pasan juntos, hasta conferencias más formales y reuniones de comités y del consejo.
Comunicación escrita, oral y no verbal
La evidencia demuestra que el receptor entenderá y recordará con mayor precisión un mensaje que se repite a través de varios medios. Al seleccionar el medio debe considerarse al comunicador, la audiencia y la situación: un ejecutivo que se siente incómodo frente a una gran audiencia puede elegir la comunicación escrita en lugar de un discurso; en cambio, a las audiencias que no leen un memorando se les puede motivar mediante la comunicación oral directa.
Comunicación escrita
La comunicación escrita tiene la ventaja de proporcionar registros, referencias y defensas legales.
Se puede preparar con cuidado un mensaje y luego dirigirlo a una gran audiencia mediante el correo masivo.
Este tipo de comunicación también puede promover la uniformidad en las políticas y los procedimientos y, en algunos casos, reducir costos.
En consecuencia, puede tomar mucho tiempo saber si un mensaje se ha recibido y entendido de manera apropiada.
Las desventajas son que los mensajes escritos pueden crear montañas de papel o perderse en la bandeja de entrada del correo electrónico, estar mal expresados por redactores ineicaces y no brindar realimentación inmediata.
Comunicación oral
Mucha información se comunica de manera oral, y esto puede ocurrir cuando se reúnen dos personas o en la presentación de un gerente ante una gran audiencia, que puede ser formal o informal y planeada o accidental
Su principal ventaja es que posibilita el rápido intercambio con realimentación inmediata; las personas pueden hacer preguntas y aclarar puntos; en una interacción cara a cara se puede notar el efecto, y una reunión con el superior puede dar al subordinado una sensación de importancia.
Es evidente que las reuniones informales o planeadas contribuyen a comprender los problemas.
Sin embargo, la comunicación oral también tiene desventajas: no siempre ahorra tiempo, como lo sabe cualquier gerente que haya asistido a reuniones en las que no se logra resultado o acuerdo alguno, y que pueden ser costosas en términos de tiempo y dinero.
Comunicación no verbal
Las personas se comunican de maneras muy distintas.
Lo que alguien dice puede verse reforzado (o contradicho) por su comunicación no verbal, como las expresiones faciales y los gestos corporales.
Es de esperarse que la comunicación no verbal apoye a la verbal, pero no siempre es así; un gerente despótico puede golpear la mesa con el puño al anunciar que se aplicará la administración participativa: comunicaciones contradictorias que seguro crearán una carencia de credibilidad.
De igual modo, los gerentes pueden declarar que tienen una política de puertas abiertas, pero luego hacen que su secretaria filtre con cuidado a las personas que quieren verlos: esto crea incongruencia entre lo que dicen y lo que hacen.
Éste es un ejemplo del ruido mencionado en el modelo del proceso de
Es evidente que la comunicación no verbal puede apoyar o contradecir a la comunicación verbal, y dar lugar al refrán de que las acciones a menudo hablan más fuerte que las palabras.
Métodos de comunicación
Existen diferentes métodos y canales de comunicación: algunos son verbales, otros son escritos y los hay que utilizan tecnología de la información.
Van desde la comunicación en persona, hasta las reuniones de grupo y los diversos tipos de comunicación escrita mencionados.
La tecnología se emplea para ciertos tipos de comunicación, como los teléfonos alámbricos e inalámbricos, el fax, el correo de voz, el correo electrónico, así como la teleconferencia y la videoconferencia.
Se destacaron algunas ventajas y desventajas de diversos tipos de comunicación, entre ellas la rapidez de la realimentación, la facilidad de uso, el costo y tiempo, así como la formalidad e informalidad.
Quizá no quiera invitar a una persona distinguida por correo electrónico; en cambio, para las comunicaciones informales o en las que el tiempo es esencial (y se dispone de la tecnología) quizá se quiera utilizar el correo electrónico en lugar del regular.
