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LA GESTIÓN DE LOS PROCESOS. EL SISTEMA DE CONTROL DE LA GESTIÓN POR…
LA GESTIÓN DE LOS PROCESOS. EL SISTEMA DE CONTROL DE LA GESTIÓN POR PROCESOS.
Ventajas
Facilita la Orientacion al Cliente
Mejora la eficacia y eficiencia de las actividades
Ayuda a estructurar las actividades de la organización
Permite mejorar el seguimiento y el control de los resultados obtenidos
Facilita la planificación, el establecimiento de objetivos de mejora y la consecución de los mismos
La gestión por procesos es la planificación, depuración y control de los procesos de trabajo. Esta gestión por procesos constituye una óptima estrategia de mejora de la gestión de calidad, puesto que sirve para aumentar el rendimiento y la capacidad de las organizaciones.
Enfoque de Sistema de procesos
Descripción de Procesos
Seguimiento y Medicion de los Procesos
Identificación y Secuencia de Procesos
Mejora de los Procesos
Su importancia radica en que los resultados se alcanzan con más eficiencia cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso. La gestión basada en procesos fue uno de los grandes aportes de la gestión de la calidad cuando nació como evolución del aseguramiento de la calidad.
Principales Factores
Infliencia en la Mision y Estrategia
Cumplimiento de requisitos legales o reglamentarios
Influencia en Factores Clave de Éxito
Los riesgos economicos y de insatisfaccion
Los efectos en la calidad del producto/servicio
Utilización intensiva de recursos
Influencia en la Satisfacción del cliente
Proceso, Subproceso y Procedimiento
Subproceso:
Es una parte bien definida y delimitada de un proceso. Una actividad o una secuencia ordenada de actividades con entidad propia dentro de un proceso.
Procedimiento:
Es la forma especifica de llevar a cabo una actividad, un subproceso o un proceso. Los procedimientos se plasman por escrito en documentos que explican paso a paso que debe hacerse.
Proceso:
Es un conjunto de actividades y recursos interrlacionados que transforman elementos de entrada en elementos de salida o resultados
Pasos para llevar a cabo una gestión por procesos
Identificación de procesos.
A partir del análisis de todas las interacciones existentes con el personal de la organización y clientes externos se realiza un inventario de los procesos
Clasificación
Entre los procesos que se han identificado, hay que definir cuáles son los procesos claves, los procesos estratégicos y los procesos de apoyo.
Sensibilización y formación
El Equipo Directivo recibe formación relativa a la gestión por procesos y son la herramienta de cambio para las personas que dependen de ellos. La gestión por objetivos se basa en conseguir que todos los empleados de la empresa se sientan comprometidos en este proceso y no se sientan obligados.
Relaciones entre procesos.
Se debe establecer una matriz de relaciones ente procesos. Entre los diferentes procesos se pueden compartir instrucciones, información, recursos, equipos, etc.
Compromiso de la dirección
La dirección tiene que ser consciente de la necesidad de esta sistemática de gestión por procesos. El factor crítico en este punto es la necesidad de formarse y capacitarse para dirigir el cambio
Mapa de procesos
Se ha de visualizar la relación entre los procesos por lo que se emplean diagramas en bloques de todos los procesos que son necesarios para el sistema de gestión de calidad.
Alinear la actividad a la estrategia
Los procesos clave permiten implantar de forma sistemática nuestra política y estrategia. Para ello, se crea una matriz de doble entrada con los objetivos estratégicos y los grupos de interés, de tal modo que queda definida la relación que existe entre ellos.
Establecer en los procesos unos indicadores de resultados.
Las decisiones se tienen que basar en información sobre los resultados alcanzados y las metas previstas, que permitirán analizar la capacidad de los procesos y sistemas; así como saber el cumplimiento de las expectativas de los grupos de interés y comparar nuestra propia organización con el rendimiento de otras. Para contar con esa información hay que definir qué KPIs son los más ajustados a nuestras necesidades y han de ser medidos.
Realizar una experiencia piloto.
Este paso constituye la prueba de fuego para desarrollar la implantación.
Implementar el Ciclo PHVA para mantener resultados
Esta metodología se emplea de forma inicial en el área piloto escogida. Tras haber conseguido la dinámica de mantenimiento en ese proceso clave, se eligen otros y se amplía el área de actuación hasta llegar a todos los procesos de la organización.
