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Implantação projeto GED, Inventário e classificação dos documentos -…

- - - - Tratamento arquivístico, a seleção, a identificação e a organização
      - Tipos documentais existentes no acervo e sua quantificação
      - Características físico-quimicas de cada tipo de documento
      - Tipo de equipamento de captura digital à ser utilizado
    - - Definição equipamento de captura
        
        Escâneres de mesa (Não se aplica à documentos encadernados)
        
        Requisitos
        
        Avaliação da dimensão do item documental
        
        Os documentos planos em folha simples podem ser escaneados
        
        Os documentos encadernados, não utilizam este dispositivo
        
        Premissas
        
        Treinamento às pessoas indicadas pelos gestores sobre a nova ferramenta de GED
- - - - Aquisição do Hardware
        
        Requisitos
        
        Inventário, classificação e definição dos documentos físicos a serem digitalizados
        
        Definição dos softwares necessários
        
        Número de usuários que utilizarão o sistema
        
        Usuário Leitor privado
        
        Usuário redator
        
        Usuário de comitê fixo
        
        Usuário de comitê variável
        
        Usuário administrador de documentos
        
        Usuário administrador de centro de administração
        
        Área geográfica dos usuários relacionados no item três
        
        Paramêtrização
        
        Campos obrigatórios para cadastro
        
        Data
        
        Palavras-chave
        
        Comentário adicional
        
        Tipos de acesso
        
        Análise da infraestrutura necessária, onde ficarão lotados os servidores
        
        Piloto 1
        
        Infraestrutura para implementação dos hardwares
        
        Estrutura e arquitetura de rede que comporte o número de acessos
        
        Definição do tempo de resposta do sistema pelo cliente
      - Testes
        
        Hardware
        
        Software
        
        Testes de estresses do aplicativo
        
        Testes de estresses da rede
        
        Testes de estresses dos hardwares de apoio envolvidos
        
        Testes de estresses da Web
- - - - Inventário e classificação dos documentos existentes a serem digitalizados
      - O cliente deverá ter uma política de segurança, já estabelecida
      - O cliente deverá ter uma política de backup, já estruturada
      - Mapeamento dos processos, dos tipos de documentos relacionados no inventário
      - O cliente utilizará o software via internet, pagando um valor recorrente pelo uso
      - O sistema deverá ser customizado e integrado aos nossos aplicativos existentes
      - Integração com ERP e CRM
    - - Interface com outros sistemas eletrônicos
      - Integração com o ERP da empresa
- - - - Requer ensinar aos usuários finais os mecanismos do sistema conforme sua alçada
      - Treinamento deve ser no local de trabalho
      - Cada grupo de usuários deve receber instruções necessárias para assegurar conforto com o novo sistema GED
      - O tempo do treinamento deverá variar de acordo com o perfil dos usuários
    - - Manual para Operação do Sistema para o Usuário Final
      - Manual para Operação do Sistema pelo Administrador
      - Manual para Operação do Software: captura e digitação
    - - Piloto II
      - TESTES
        
        Hardware
        
        Teste de software (sistema GED)
        
        Testes de estresses do aplicativo
        
        Testes de estresses da rede
        
        Testes de estresses dos hardwares de apoio envolvidos
        
        Testes de estresses da Web
      - ACOMPANHAMENTO