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Umzugsplanung Speckenbeker Weg - Coggle Diagram
Umzugsplanung Speckenbeker Weg
Baumaßnahmen
besondere Bedarfe (bspw. Spezialräume für MA*innen etc.)
rechtzeitige Planung der Umbaumaßnahmen
rechtzeitige Durchführung der Maßnahmen
Zuschüsse
Zuschüsse für Umbauten beantragen (über GMSH)
Barrierefreiheit herstellen
Telefonie
ggf. neue gemeinsame Telefonnummer (für Behördenzentrum) beantragen
Antrag, Telefonnummernkreis ummelden (anderes Netzwerk), spätestens 3 Monate vor Umzug
Aufbau der neuen Telefonanalage beantragen (es sei denn, es gibt flächendeckend PC-Telefonie)
AP 01 IT
MFG
Umzug durch RICOH beauftragen
Scanner
Beamer, Konferenzinfrastruktur (VidKo etc.)
WLAN-Infrastruktur
Landesnetz
IT-Lager (Umzug und neue Bestückung)
Server
Mobiliar | Umzug oder Neubeschaffung -> Entscheidung muss noch 2020 erfolgen
Neuausstattung der Liegenschaft
Bestellung neuer Möbel (muss spätestens 6 Monate vor Einzug erfolgen)
Lieferfristen neuer Möbel etc. klären
Vorabklärung der rechtlichen Anforderungen (Schreibtischgröße etc.)
Finanzierung (Erstausstattung) klären
Umzug der Bestandsmöbel
Flexibilität bei DeskSharing
Höhenverstellbare Tische
Flexible Stühle
Bürocontainer
Montage an Wände
Whiteboards/Pinnwände nicht mehr
Kalender etc.
Thermostate
Externe Dienstleister
Information der Dienstleister (bspw. Pforte) (Personal an neuem Standort oder auch kein Bedarf mehr (spätestens 3 Monate vor Umzug))
Schließdienst läuft über GMSH
AP 06 Post und Adresse
Kurierdienst ummelden
Postfach (wird aktuell von "Beihilfe" auf "DLZP" umgemeldet)
Vordrucke Beihilfe ändern
Gesamtübersicht der Adressverwendung (hat Hr. Placke (Stempel, Briefe, Signaturen)
Prüfung, ob pauschal Umstellung auf Postfach möglich ist
Prüfen, mit welchem Vorlauf Adressänderungen kommuniziert werden müssen
Stempel-Nutzung prüfen
Briefkasten (Platz und Zeitstempel)
Besuchsverkehr
Sprechzeiten und Adressen noch auf Formularen
AP 02 Mobilität
Liste der SBH-Plätze aktualisieren (SBH-Anspruch durch SG 10 erklären)
DienstPKW
Parkflächen
Strom-Tankstelle
DienstFahrräder
AG Mobilität gründen
Abfrage/Umfrage
Verteilungskonzepte
Kurzzeitparken
Kontingent für kurzfr. Buchung
Sozialpunkte
neue Mobilitätsimpulse
Fahrradstellplätze
besondere Bedarfe / Menschen mit Behinderungen
Übersicht der besonderen Bedarfe (SG 10)? Seh-/Geh-Behinderungen
AP 04 Archive und Altakten
Übersicht erstellen (Fr. Piniklinstein/Hr. Drosse)
nicht Archivgut im Archiv prüfen und ggf. entsorgen
Aufstellung nach Regalmetern, Nutzer*innen
Aufstellung sonstigen Archivguts etc.
Allgemeine Akten | Archivierungsbedarf bewerten
nicht Archivierungswürdiges ans Landesarchiv, sonst entsorgen
Digitalisierungsmöglichkeiten bewerten und ggf. initiieren
Umzug physischer Akten planen
Fachbereichsakten
Archivräume leeren (Hr. Käning)
Information und Mitbestimmung
Besichtigungstermin Gremien
Einrichtung
Silberlinge neu organisieren
Entsorgung regeln
Neue Anforderungen
Licht
Sonnenschutz / Rollos außen
Tageslichtlampen/-röhren
Abstimmung mit FaSi/Betriebsarzt (wg. Erfahrungen)
AP 03 Belegungsplanung
Alternativen skizzieren
Entscheidungsparameter erheben
Einzelzimmer