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GESTIÓN DE LOS PROVEEDORES, by: William GCM, by: William GCM, 4 - Coggle…
GESTIÓN DE LOS PROVEEDORES
Dependiendo del proceso, un laboratorio puede
ser considerado proveedor o como cliente
Es probable identificar dos tipos de
proveedores: externos e internos
Las relaciones entre cliente y proveedor deben
caracterizarse por el reconocimiento de:
importancia del proveedor en la consecución
de los objetivos de la org
desarrollo de relaciones que beneficien
a las dos partes, negocios gana-gana
adopción de una conducta de confianza, transparencia y honestidad
RELACIONES CLIENTE-PROVEEDOR
la cadena “proveedor-cliente”
no es sencilla
Caso 1
Proveedor externo
Laboratorio que
suministra
reactivos
Cliente interno
Área administrativa encargada
de recepción de materiales
comprados
Caso 2
Proveedor interno
Área de preparación del
paciente, identificación
y toma de muestra
Cliente interno
Área de conservación y
transporte de muestras
Cliente interno
Laboratorio de
Química Clínica
Cliente interno
Laboratorio de
Virología
Caso 3
Proveedor interno
Laboratorio de Retrovirus
(etapa analítica)
Cliente interno
Secretaría
Área de elaboración del
informe con resultado
(etapa posanalítica)
En salud pública y en el caso particular de las redes de laboratorios es importante enfatizar las interacciones entre los diferentes niveles de proveedores y clientes
PROVEEDORES INTERNOS
para lograr satisfacer al cliente externo la
organización debe de operar diferentes procesos
involucran al personal en una serie concatenada de
relaciones entre proveedores internos y clientes internos
Para que un proceso satisfaga las expectativas del
último destinatario que es el cliente externo
se requiere que se hayan satisfecho las
necesidades y expectativas de todos los
clientes internos que trabajan en el proceso
cada empleado tiene que identificar a sus
clientes internos, con quienes debe precisar los
requerimientos del producto en cuestión
acordados y establecidos los requisitos, el empleado/proveedor debería efectuar su
propio control de calidad
asegurándose de cumplir con los requisitos y
de ese modo dejar satisfecho a su cliente
"Calidad en el trabajo diario
método cuyo objetivo es garantizar que las
actividades realizadas por cada una de las
áreas y personas de la organización se
ejecuten de manera eficaz y eficiente
productos y servicios que logren satisfacer las
necesidades y expectativas de los clientes internos
PROVEEDORES EXTERNOS
suministran equipos y
materiales
papel
jeringas
reactivos
equipos
muebles
proveen servicios
transporte de muestras
soporte técnico para equipos
calibraciones
soporte informático
mantenimiento edilicio
también pueden ser fuentes proveedoras de
información clínico-epidemiológica
unidades bioestadísticas
del Ministerio
definir cuáles son los insumos más relevantes para
asegurar la calidad de nuestras prestaciones
diversos sistemas de alerta
Los proveedores exitosos han adoptado una
cultura en la que sus empleados comparten los
compromisos y riesgos de los clientes
entre comprador y proveedor debe existir
mutua confianza y cooperación
Diez principios de control de calidad
para las relaciones comprador-proveedor
(Ishikahwa, revisar)
ADQUISICIÓN DE PRODUCTOS O SERVICIOS
La entrega de un producto o servicio por parte de un proveedor a un cliente es una etapa intermedia de las relaciones continuas que se establecen entre ambos actores
Para evitar discontinuidades en la prestación de
servicios se debe incluir en la planificación del
SC, procedimientos y actividades que fortalezcan
las relaciones con los proveedores
la adquisición no es más que una parte de un proceso de retroalimentación entre cliente y proveedor
están imbricadas distintas etapas
evaluación
calificación
selección de proveedores
Contratación
debe cumplir con la reglamentación de la
organización y con las legislaciones aplicables
la contratación entre organizaciones
no puede ser improvisada
cada organización debe contar con
procedimientos documentados donde
consten todos los aspectos
información transparente sobre
arreglos para la entrega
mantenimiento
asesoría técnica
auditorías
Plazos de los contratos
los institutos de salud pública no han
encontrado de su agrado los contratos
de compras a largo plazo
reducen la oportunidad de renegociar
mejores condiciones o la de
considerar otros proveedores
los proveedores prefieren
contratos a largo plazo
permite planificar la adquisición de insumos
y otras actividades relacionadas con la
producción y logística de entrega
definir en forma conjunta los plazos adecuados que permitan beneficios mutuos para ambas partes
Planificación de la interacción
con los proveedores
La cooperación entre proveedores y clientes demanda múltiples canales de comunicación
ambas partes deben desarrollar la planificación
de los sistemas de comunicación y control
que regirán sus actividades conjuntas
incluir en esta planificación, al menos:
cuantificación de los requisitos de calidad,
confiabilidad y sostenibilidad
definición clara de defectos
establecimiento de los niveles de calidad
establecimiento de un sistema de
identificación, detección y rastreo de lotes
Actividades de cooperación
Durante la ejecución del contrato, existen muchas tareas cooperativas que las partes involucradas pueden desarrollar para construir y fortalecer la confianza mutua
no significa la aceptación de
cualquier entrega del proveedor
sino que el proveedor tiene la responsabilidad de verificar que los suministros satisfagan los requerimientos del cliente
Las tareas de cooperación
pueden incluir:
Evaluación de las muestras iniciales del producto
Vigilancia de la calidad del proveedor
Evaluación del producto entregado
Acciones sobre productos que no están conformes
Mejoramiento de la calidad del proveedor
GESTIÓN DE LOS PROVEEDORES
la relación cliente-proveedor es un proceso
de retroalimentación en el que la selección
de un proveedor debe basarse en
la calificación que el laboratorio haya
realizado de él, fundamentándose en
la información sobre dicho proveedor
la evaluación de la calidad de los productos o servicios adquiridos a este proveedor seleccionado
La calificación como proveedor
aprobado nunca puede ser definitiva
un proveedor calificado puede dejar de
cumplir las especificaciones requeridas
Selección de los proveedores
algunas metas del
proveedor son:
Proporcionar productos o servicios
de la calidad requerida
Hacer las entregas a tiempo
Ofrecer y prestar un buen precio
no es mejor proveedor el que
ofrece el mejor precio
es mejor que sea bueno en todos los aspectos
o que al menos no sea débil en ninguno
si el el área de compras no cuente con
suficiente información sobre el proveedor:
Verificar en el mercado la reputación del posible proveedor
Verificar la experiencia de otros clientes
Programar visitas a las instalaciones del proveedor
El área de compras debe contar con listas
de posibles proveedores para los diferentes
bienes y servicios que se requieren
Calificación de los proveedores
garantizar que los productos o servicios cumplen
con los estándares de calidad requeridos
"Calificado" es el estado adjudicado a un
proveedor que ha demostrado su capacidad
de cumplir con los requisitos
ha recibido una puntuación equivalente o superior
a los parámetros previstos como aceptables
el proceso de calificación juzga si un proveedor es capaz de cumplir con los requisitos especificados por un cliente
El primer paso es la clara especificación
de materiales y servicios, la calidad del
proveedor es vital
luego definir de una manera más exacta los
productos y servicios que se van a requerir
Evaluación continua de los proveedores
tiene lugar cuando ya ha venido entregando
productos o servicios a la organización
sirve para calificar de manera
global el desempeño del proveedor
resulta muy útil en los casos en que un
laboratorio recibe materiales aportados
por entidades promotoras
Los objetivos de la evaluación
incluyen
retroalimentar al proveedor respecto al
cumplimiento de los requisitos de calidad
orientar sus procesos de mejora y facilitar
los acuerdos sobre compras futuras
En la relación con el proveedor pueden utilizarse
diferentes indicadores de desempeño:
Porcentaje de lotes rechazados
Porcentaje de unidades defectuosas
Costos originados por calidad deficiente
Tiempo promedio para resolver un problema
Porcentaje de pedidos incompletos
Disposición para resolver problemas
Velocidad de respuesta
LABORATORIOS DE DERIVACIÓN
es probable que un laboratorio derive muestras
a otro para la realización de análisis
Los laboratorios de derivación realizan las determinaciones analíticas de muestras de pacientes que han sido tomadas en otros laboratorios
garantizar los siguientes aspectos
Que los requisitos de cada etapa pre-analítica,
analítica y pos-analítica estén establecidos,
documentados y comprendidos
Que se mantenga la capacidad e idoneidad
del laboratorio de derivación para cumplir
con los requisitos establecidos en el contrato
Que estén definidas las respectivas
responsabilidades en la interpretación
de los exámenes
El laboratorio que deriva o el centro que toma las muestras debe tener un registro de las verificaciones realizadas al laboratorio de derivación
puede deberse a
diferentes causas
acceso a prácticas de
alta complejidad
realización de pruebas con métodos
más específicos y más sensibles
aumento repentino de la carga de trabajo
incapacidad temporal para realizar
ciertas prácticas por desperfecto de equipos
verificar que el laboratorio proveedor mantiene al menos el mismo nivel de competencia que el del laboratorio contratante ha comprometido con sus clientes
tener en cuenta las cuestiones relacionadas con la
etapa posanalítica y no solo de la etapa analítica
contemplar los tiempos de respuesta
en resultados
by: William GCM
by: William GCM
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